10 powodów, dla których na konferencji podczas przerwy kawowej może zabraknąć... kawy

Kawa jest jedną z najpopularniejszych używek na świecie, bo jest najlepiej dostępnym źródłem pobudzającej kofeiny. Od XVI wieku, kiedy kawa pojawiła się na naszym kontynencie, większość Europejczyków nie wyobraża sobie dnia bez tego napoju. Polacy piją średnio 500 filiżanek kawy w ciągu roku, natomiast reszta Europejczyków – statystycznie nawet 4 razy więcej. My jesteśmy przyzwyczajeni do kawy łagodzonej mlekiem, taką wybiera ok. 60% wszystkich smakoszy kawy w Polsce. Ponad trzy czwarte Polaków regularnie pije kawę. Czy można więc sobie wyobrazić konferencję bez przerwy kawowej, a tym bardziej przerwę kawową bez... kawy? Zebraliśmy dla Was kawową wiedzę i spytaliśmy specjalistów w dziedzinie cateringu – ile potrzeba kawy na Waszą konferencję i na co zwrócić uwagę, żeby jej nie zabrakło?

1. Zbyt małe zamówienieJaką ilość kawy należy zamówić na konferencję, żeby jej nie zabrakło? - Najprostsze rozwiązania są najbardziej skuteczne. Zazwyczaj przyjmuje się po ok. 300 ml kawy na osobę przy średnich grupach około 100-200 osób, powyżej tej liczby około 250 ml na osobę – radzi Iwona Kątny, Kierownik Działu PR i Marketingu MCC Mazurkas Conference Centre Hotel. – Trzeba jednak brać pod uwagę szereg różnych czynników takich jak warunki atmosferyczne, intensywność i długość konferencji, pora dnia, jakość i moc kawy czy liczba przerw kawowych – dodaje. Średnio jeden uczestnik konferencji wypija około 1,3 filiżanki kawy. Natomiast Adam Mikołajuk, Manager ds. Promocji i Sprzedaży w Fiesta Catering zaznacza, że: – Ze względu na to, że zawsze podczas przerwy uczestnicy mają do dyspozycji nie tylko kawę, ale także herbatę oraz inne napoje bezalkoholowe, z pewnością nie wypijają średnio więcej niż jedną filiżankę na osobę. Iwona Kątny podkreśla też, że: - W kwestii zapotrzebowania na kawę doświadczony obiekt bądź też firma cateringowe na podstawie agendy i biorąc pod uwagę oczywiście średnie spożycie, jest w stanie dostosować potrzeby dotyczące ilości kawy do jej spożycia.

2. Pora dniaWiększość osób, które piją kawę zaczyna od niej dzień. Jak wynika z praktyki MCC Mazurkas Conference Centre Hotel podczas porannej rejestracji uczestników można spodziewać się, że będzie duże zainteresowanie kawą. W okolicach południa to zainteresowanie może spaść, bo ok. 60% uczestników konferencji wybiera w porze lunchu zimne napoje – soki, wodę. Natomiast późnym popołudniem zapewne znowu słuchacze będą chcieli się ożywić przy filiżance kawy. Adam Mikołajuk z Fiesta Catering stwierdza jednak, że reguły są tu trudne do wychwycenia: - Często podczas popołudniowych przerw uczestnicy konferencji piją większą ilość kawy niż rano, szczególnie gdy konferencja jest całodzienna. - mówi.

3. Długość przerwyLiczba i długość przerw kawowych ma znaczenie. Gdy trwa krótka przerwa – 5-10 min - ciężko jest wypić więcej niż jedną kawę. Natomiast dłuższe przerwy – 15-30 min – skłaniają do kuluarowych rozmów i relaksu, więc i ochota na kawę może wzrosnąć. – Jeśli spotkania nie mają sztywnie założonych ram czasowych dotyczących przerw, świetnie sprawdzają się przerwy ciągłe (dostępne podczas całego dnia) ale poza salą konferencyjną, aby nie wprowadzały zbędnego przemieszczania się podczas spotkania – sugeruje Iwona Kątny. - Taka elastyczna forma jest dostępna w różnych wariantach: słonych, słodkich, fitness i innych – dodaje. 4. Wiek i płeć uczestnikówWeź pod uwagę wiek uczestników. Stateczni panowie i panie chętnie sięgną po kawę, ale na pewno nie wypiją jej tyle, co młodzi kawowi „hardkorowcy”. Pamiętaj też, że panowie piją statystycznie więcej kawy niż panie. Osoby młode i aktywne chętnie też sięgną po inne napoje niż kawa – np. wodę, soki i inne zdrowe napoje.

5. Narodowość uczestników Jeśli w konferencji uczestniczą Finowie, zwiększ ilość kawy przynajmniej dwukrotnie, a jeśli Brytyjczycy – postaw raczej na herbatę ;) Mieszkańcy Finlandii są rekordzistami w spożyciu kawy – przeciętny Fin wypija jej 4 filiżanki dziennie! Poza Finami, również inni mieszkańcy Skandynawii uwielbiają kawę. Wielkimi miłośnikami kawy są też Włosi, Amerykanie i Brazylijczycy. Mieszkańcy krajów południowej Europy zwracają bardzo uwagę na jakość i sposób przygotowania kawy – uwielbiają espresso. Amerykanie tradycyjnie częściej piją kawę przelewową, a 15% amatorów kawy ze Stanów pije kawę o obniżonej zawartości kofeiny tzw. decaf. Jednak oferowanie kawy bezkofeinowej nie jest u nas przyjęte. – Obecnie tego typu zapytanie nie jest popularne wśród firm cateringowych, takie zapotrzebowanie nie pojawia się raczej w zapytaniach od firm organizujących konferencje. – mówi Adam Mikołajuk. Potwierdza to również Iwona Kątny: - Kawa bezkofeinowa zazwyczaj pojawia się na konkretne życzenie, oczywiście posiadamy ją w swojej ofercie, ale jej spożycie jest tak niewielkie, że nie jest ona podawana podczas każdej przerwy kawowej.

You call this coffee?

6. Zawód uczestników Najwięcej kawy piją przedstawiciele takich zawodów jak: naukowcy, pracownicy marketingu i PR, przedstawiciele handlowi, pisarze i dziennikarze, lekarze i pracownicy gastronomii. Przedstawiciele zawodów wymagających skupienia i kreatywności uważają, że kawa zwiększa ich produktywność i zmniejsza senność.7. Miejsce konferencji Czy jest to zamknięty, klimatyzowany hotel, gdzie kawę pije się w holu? Czy może kameralne miejsce, a przerwa kawowa jest zorganizowana w hotelowej kawiarni albo foyer? A może jest to pałacyk, w którym kawą można rozkoszować się na tarasie? Jeśli przerwa jest leniwa i wyluzowana, goście chętniej sięgną po dolewkę kawy, niż podczas krótkiej przerwy „w biegu”, na korytarzu. Przerwy kawowe na wolnym powietrzu zmniejszają spożycie kawy o 10% i o tyle samo zwiększają wybór zimnych napojów.8. Pora roku Zapotrzebowanie na ten naturalny pobudzacz jest większe jesienią i zimą, gdy w Polsce jest ponuro, a dni są krótkie. Jesteśmy też wtedy bardziej ospali i chętniej korzystamy z odświeżenia, jakie daje kawa. Jeśli konferencja odbywa się wiosną lub latem – ochota na kawę będzie mniejsza. Potwierdza to praktyka cateringowców z Mazurkas Conference Centre Hotel. Dla urozmaicenia i wywołania efektu „wow” możesz zaproponować latem kawy mrożone.9. Niewłaściwe zarządzanie „przerwami kawowymi” Jeśli w danym obiekcie jest kilka konferencji w tym samym czasie to do pracowników hotelu należy obowiązek kierowania uczestników na przygotowane dla nich przerwy kawowe. To zapobiegnie sytuacji, że podczas Twojej konferencji skończy się kawa, bo wypiją ją np. chirurdzy ortopedzi ze zjazdu po sąsiedzku. 10. Inne napoje Trudno sobie wyobrazić przerwę kawową bez kawy. Ale nie samą kawą uczestnik konferencji żyje ;) Podczas przerwy serwuje się również herbatę, wodę, soki i inne napoje. Jednak cateringowcy podkreślają, że uczestnicy konferencji wypijają zdecydowanie więcej kawy, niż herbaty. – Czasami, w zależności od wyżej wymienionych czynników, ta średnia kształtuje się nawet na poziomie 75% kawa/25% herbata – mówi Iwona Kątny. Nie może też zabraknąć dodatków – mleka czy cukru. Cateringowcy potwierdzają zgodnie, że przyjęta jest ilość 50 ml na jedną porcję kawy. – Jeżeli organizator posiada informacje na temat np. uczestników uczulonych na mleko krowie warto aby pamiętał, że jest ona niezbędna dla obiektu konferencyjnego bądź cateringowca – podkreśla Iwona Kątny. My posiadamy mleko sojowe i ryżowe, które jest dostępne zawsze w restauracji Hotelowej i Cukierni, na przerwach kawowych pojawia się jednak na specjalne zamówienie organizatora bądź uczestnika – zaznacza Kątny. Z praktyki Fiesta Catering wynika, że zapotrzebowania na mleka roślinne częściej zdarza się na mniejszych spotkaniach biznesowych, niż na dużych konferencjach. O tym, jakie zdrowe napoje możesz zaproponować podczas konferencji pisaliśmy w naszym serwisie.  

Zobacz też: Przerwa kawowa smaczna i… zdrowa, czyli co zmienić podczas konferencji, żeby uczestnicy ją naprawdę zapamiętali. Chcesz być na bieżąco ze wszystkimi wiadomościami branżowymi? Zapisz się na nasz newsletter. W każdy wtorek - najnowsze obekty, newsy i artykuły.

https://plus.google.com/+MichałStradomski