7 trendów w branży spotkań według Benchmark Resorts & Hotels

Ponoć naśladownictwo to najwyższa forma uznania. Zobaczcie jakie trendy w branży MICE widzą specjaliści z nietypowej, amerykańskiej grupy obiektów Benchmark i zainspirujcie się. Oni naprawdę trzymają rękę na pulsie i znają się na rzeczy!

Czasu nie da się zatrzymać i wkrótce większość spotkań będziecie organizować dla milenialsów i jeszcze młodszych uczestników. Pokolenie Y ma naprawdę dosyć hoteli, wyglądających identycznie w dowolnym miejscu na świecie, tak zwanych standardów, nie lubi być wtłaczane w ramki i dostawać gotowych rozwiązań, takich samych dla wszystkich. To indywidualiści i żeby do nich trafić, trzeba wsłuchiwać się w to, czego potrzebują i pytać, o to czego oczekują.

Trend personalizacji i indywidualizacji świetnie wyłapuje amerykańska grupa Benchmark, której mottem jest początek słynnej maksymy Ghandiego „Bądź zmianą” (...którą chcesz ujrzeć w świecie”). Dyrektor generalny Alex Cabanas mówi „Standard? Dla nas to brzydkie słowo!” i zapewnia, że w grupie Benchmark chodzi o pasję, błyskotliwość i wyjątkowość. Benchmark Hospitality zarządza (i doradza w zarządzaniu) kilkudziesięcioma hotelami w Stanach Zjednoczonych, kilkoma w Japonii i na Karaibach.

Jakie trendy w 2016 roku widzą specjaliści z tej iście niesieciowej sieci hoteli w swoich obiektach?

1. Sale konferencyjne „pop-up”

Pojawiąjące się ni stąd, ni zowąd sale konferencyjne to nowy trend, który widać w obiektach Benchmark – miejsce na spotkanie, które może być złożone lub przeniesione w mgnieniu oka. Coraz częściej tego typu zapotrzebowanie pojawia się w zapytaniach ofertowych. Takie konferencyjne pop-upy wykorzystuje się na telekonferencje, niewielkie zebrania organizowane w ostatniej chwili albo by się po prostu spotkać i pogadać między sesjami.

Wyskakujące okienka w Internecie drażnią, a jak ludzie zareagują na "wyskakujące sale"? A może w duchu eko, zrobić salę z... kartonu?

2. Smakowity efekt „wow”

Nie wystarczy już tylko przygotować (całodzienną) przerwę kawową, zjadliwy lunch czy wieczorną gala dinner z płonącym tortem. To, czym poczęstuje się gości, ma pozostać na zawsze w ich pamięci! Doświadczenie smakowe ma być wisienką na torcie doznań i jednym z kluczowych przeżyć dla osób, które przyjadą na event do danego obiektu. Dlatego w procesie sprzedaży konferencji ważną rolę odgrywają również szefowie kuchni i ich zespoły – mają swój kreatywny wkład w to, żeby nie zabrakło „wow”.

U nas również zapanowała „moda na smak”, świadomość kulinarna rośnie, a szefowie kuchni znanych hoteli stają w szranki kulinarnych konkursów (np. Top Chef) i wracaja bogatsi o nowe doświadczenia, umiejętności i smaki. Mamy w Polsce 4 główne pory roku i ogromne bogactwo kuchni regionalnej - możemy więc też eksplorować „sezonowość” w kuchni w pełnym znaczeniu tego słowa. Uwaga hotelarze – koniecznie to wykorzystajcie, nie tylko do reklamy swojego obiektu! Smak = ogromny atut w branży MICE.

3. Teambuilding wraca do łask

Okazuje się, że nieoszczędzanie w budżecie danego spotkania na zajęciach teambuildingowych mocno procentuje. Konferencja nie może być nudnym doświadczeniem, po którym pozostaje jedynie wiedza teoretyczna, ulatująca tak szybko, jak wyjeżdża się z obiektu! Wręcz przeciwnie – dzięki współpracy z profesjonalistami od zajęć integracyjnych uczestnicy mogą zostać podzieleni na mniejsze grupki, efektywnie pracujące, uczące się przez różnego rodzaju zabawy i zadania. Mają się rozruszać, nie tylko fizycznie rozprostować kości, ale przede wszystkim rozbudzić kreatywność i rozkręcić intelektualnie!

W sieci Benchmark popularne są gry „Ucieczka z biura” czy „Plażowa olimpiada”. My pamiętamy świetną zabawę zorganizowaną podczas Meetings Week Poland przez Pracownię Gier Szkoleniowych. Taka wiedza naprawdę zostaje w głowie!

 4. Budżety na konferencje rosną

W Stanach Zjednoczonych nie oszczędza się na konferencjach, a w tym roku budżety wręcz się zwiększą. Hotele grupy Benchmark są chętnie rezerwowane na konferencje również na 2017 r. Ponadto rezerwacji dokonuje się dla coraz większych grup, tak więc revenue managerowie muszą podejmować trudne decyzje, czy w danym obiekcie organizować kilka potencjalnie konkurencyjnych spotkań, czy też postawić na jedną konferencję i zarezerwować dla gości cały obiekt.

W Polsce raczej widać tendencję do oszczędzania, a spotkania są krótsze (w USA trzeba niekiedy minąć 2 strefy czasowe lecąc na konferencję, więc pobyty w hotelach są naturalnie dłuższe), dlatego tym bardziej trzeba się trzymać zasady "wyróżnij się albo zgiń w gąszczu ofert".

5. Pakiety konferencyjne odchodzą do lamusa

Standardowe pakiety konferencyjne, których formuła jest taka sama dla wszystkich, odchodzą w niepamięć. Według tego, co obserwują specjaliści Benchmarku, większość pakietów jest tworzona indywidualnie pod konkretne potrzeby danego organizatora spotkań i dla jego grupy. Bardzo często dzieje się tak z ofertą gastronomiczną, gdzie wychodzi się frontem do klienta oraz... poza ograniczenia danej kuchni. Jeśli jest taka potrzeba – nawiązuje się kontakty z okolicznymi restauracjami, browarami czy lokalnymi rzemieślnikami i rolnikami.

Benchmark przewiduje, że trend personalizacji dotrze nie tylko do tych, którzy odpowiadają za organizację spotkań – sami uczestnicy będą otrzymywać od obiektu spersonalizowane usługi i upominki, w duchu holistycznego podejścia do ciała i umysłu. I nie chodzi tu tylko o spa dla ciała. Moda na „mindfulness” (uważność, pełnia obecności) może skutkować tworzeniem przestrzeni do wyciszenia, zarówno specjalnych pomieszczeń typu "świątynia dumania", jak i przystosowanych do medytacji zielonych zakątków w ogrodach.

6. Najwięcej konferencji wciąż organizują koncerny farmaceutyczne

Jakie branże najczęściej organizują spotkania w USA? Najbardziej wyróżniającą się jest branża farmaceutyczna, po niej prym wiodą usługi finansowe i ubezpieczeniowe. Kolejnym segmentem jest ten technologiczny, zwłaszcza na zachodzie Stanów i w Kalifornii. O ile trendy te są niemal niezmienne od lat, o tyle jest to ważny sygnał zwłaszcza dla hoteli sieciowych.

Nie można zapominać, że konferencje dla firm farmaceutycznych nie mogą być organizowane w hotelach powyżej 4 gwiazdek – a takich obiektów poza sieciami jest w Polsce mnóstwo – ponad 300 czterogwiazdkowców.

7. Media społecznościowe to nie „przerwa na Facebooka” - to narzędzie pracy!

Nie może być mowy o udanym biznesie, ba, o jakimkolwiek biznesie bez mediów społecznościowych! Organizatorzy konferencji sprawdzają obiekty na Trip Advisorze, twittują do gości podczas wydarzeń i piszą na Facebooku, żeby dotrzeć do wykładowców i uczestników, a nawet kontaktują się tą drogą z przedstawicielami obiektów konferencyjnych. Nie może być też mowy o evencie, kongresie czy szkoleniu bez dedykowanej aplikacji – która bardzo przydaje się nie tylko podczas wydarzenia, ale i do uzyskania feedbacku i oceny uczestników już po.

Do każdego rodzaju działalności i grupy docelowej warto rozeznać się w social mediowym świecie - może lepszym pomysłem niż Snapchat czy Instagram okaże się zainwestowanie w LinkedIn albo kanał na Youtube? A w myśl zasady "jak cię widzą, tak cię piszą" - dobrze pomyśleć o profesjonalnym zarządzaniu np. fanpage'em na Facebooku, bo to często pierwsze miejsce, w które zagląda potencjalny klient.

Dodatkowy trend: Boom na zdrowie

Świadomość prozdrowotna jest coraz wyższa w krajach rozwiniętych, zwłaszcza wśród klasy średniej. Taką tendencję widzimy też i u nas. Coraz częściej pojawiają się też specjalne oczekiwania dietetyczne w cateringu konferencyjnym – trendy „zielony”, wegański, bezglutenowy i niskokaloryczny – już praktycznie nikogo nie dziwią. Przy wyborze lokacji na konferencję coraz częściej bierze się też pod uwagę zaplecze sportowe obiektu – klub fitness (i jego wyposażenie) czy choćby miejsce do biegania. A będzie zapewne jeszcze... zdrowiej!

Jak sądzicie, które trendy przyjmą się u nas? Czekamy na Wasze komentarze!

Zdj.: The Pop-Up MeetingSpace - Florank Ruben, ketti.pl, pixabay