Edbox – nowe narzędzie dla organizatorów konferencji

Na rynku pojawiło się nowe rozwiązanie technologiczne, które może zostać zastosowane w organizacji konferencji – Edbox. System oparty na wi-fi ogranicza konieczność przygotowywania materiałów drukowanych.

Dzięki platformie Edbox uczestnicy konferencji lub eventu mogą pobierać materiały konferencyjne na swoje urządzenia mobilne – smartfony, tablety i laptopy dzięki połączeniu się z wirtualną platformą za pomocą wi-fi (bez pośrednictwa Internetu) Podczas konferencji zainteresowany użytkownik uruchamia wi-fi na swoim urządzeniu, loguje się do systemu Edbox i może pobrać materiały z dedykowanej platformy w postaci e-booków, PDF-ów, filmów, zdjęć, audiobooków itp.

Edbox - widok podstawowego urządzenia.

W ten sposób można ściągnąć streszczenia wystąpień, program lub przeglądać plan obiektu z salami konferencyjnymi. Materiały może zamieszczać sam organizator konferencji lub może zlecić to zadanie zespołowi obsługi Edboxa. – Polityką naszej firmy jest całkowita zamiana materiałów drukowanych na formę elektroniczną. – wyjaśnia Anna Cypcer, Dyrektor Marketingu firmy Edbox. – Propagujemy ekologię. Identyfikujemy się z ideologią przedsięwzięć ekologicznych, których jesteśmy również partnerem. – dodaje.

Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość wymiany wizytówek przez wszystkich uczestników – każdy może dodać online na platformie Edbox swoje dane i jednym kliknięciem pobrać wszystkie lub wybrane wizytówki osób, które uczestniczą w wydarzeniu. Platforma umożliwia również promocję i wyróżnienie dla sponsorów konferencji – ich reklamy mogą pojawiać się w wiadomościach pop-up, pojawiających się po zalogowaniu się użytkownika na stronie Edbox.

Jak rozwiązanie dotychczas sprawdza się w praktyce? Firma Edbox dostarczała swoich usług m.in. podczas wyborów Miss Śląska, w trakcie których platforma została wykorzystana w pokazie Natashy Pavlucenko. Prezentacja na platformie Edbox całkowicie zastąpiła materiały drukowane – statystyki pokazały, że liczba pobrań przez wi-fi pokryła się z liczbą uczestników. Dzięki temu oszczędność na przygotowaniu materiałów (składzie, łamaniu, obróbce technicznej i druku) wyniosła dla 500 osób ok. 2800 zł. – Uczestnicy ogólnie pozytywnie reagują na działanie Edboxa. Bardzo podoba im się fakt „danych w pigułce” i wygoda użytkowania – wybierają konkretnie to, co ich interesuje i zapisują na smartfonie. Nie muszą pobierać wszystkiego, no i dźwigać reklamówki z katalogami – relacjonuje Anna Cypcer.

Edbox sprawdza się również na masowych eventach – strefą wi-fi można objąć wybrany fragment terenu, w obrębie którego każda osoba może korzystać z materiałów, brać udział w konkursach czy znajdować potrzebne informacje o planie wydarzenia. Jak do tej pory Edbox sprawdza się na tego typu imprezach? – Podczas eventu z Edboxa korzysta zazwyczaj od 60 

do nawet 100% uczestników. Na zamkniętych, mniejszych eventach ludzie znają się lepiej i chętniej uczestniczą w konkursach, ale nie ma na to reguły. – mówi przedstawicielka firmy. – Największym zaskoczeniem dla nas był 80-letni pan, który po prezentacji w jednym z centrów konferencyjnych podszedł do prowadzącej i wskazując na swojego smartfona rozpromieniony powiedział: „Proszę Pan, ja to wszystko mam, tu, w telefonie!". Technologia nie ma barier :) – dodaje Anna Cypcer.

Urządzenie było już wykorzystywane podczas eventów, takich jak: pokazy mody, wernisaże, loterie w centrach handlowych czy imprezy plenerowe. Edbox generuje statystyki pobrań, które są dostępne dla klienta w trakcie i po wydarzeniu, umożliwiając ocenę na bieżąco częstotliwości korzystania z platformy i rozkład zainteresowania uczestników. Platforma jest dostępna w języku polskim, angielskim i niemieckim (mogą zostać przygotowane inne wersje językowe).

Rozwiązanie jest ekologiczne i wygląda na to, że może wywołać efekt „wow”. Co o nim sądzicie? Czekamy na Wasze komentarze.

Urządzenie stacjonarne w formie "infokiosku"

Przeczytajcie też:

⇒ Jak powinien wyglądać idealny identyfikator konferencyjny?

⇒ Trzy poziomy organizacji konferencji

⇒ Crowdsourcing w tworzeniu programu konferencji

Wszystkie wiadomości branżowe co tydzień na Twojej poczcie - zapisz się na newsletter.