Forum pełne wiedzy praktycznej, czyli co się działo podczas Evential 2016

Ponad 1000 uczestników, 86 stoisk, 97 firm i 9 godzin wykładów, paneli dyskusyjnych oraz networkingu – to w skrócie podsumowanie pierwszej edycji Forum Evential, która odbyła się 14 stycznia w Centrum MT Polska. A co działo się dokładnie podczas Eventialu? Zobaczcie naszą relację.

Z pewnością nazwa „forum” pasuje do tego wydarzenia – podczas Eventialu odbyły się aż 4 panele dyskusyjne, a przerwy kawowe na networking były wyjątkowo długie. Na scenie wystąpili specjaliści z olbrzymim doświadczeniem, a dzięki takiej formule rozmowy w dynamiczny sposób mogli podzielilić się z uczestnikami swoją wiedzą.

Wydarzenie odbyło się w hali Centrum Targowo-Kongresowego MT Polska, znajdującego się na obrzeżach Warszawy, ale z dobrym dojazdem z centrum miasta. W hali targowej rozmieszczono stoiska wystawców, przestrzeń networkingową ze stolikami, kawą i napojami (które były dostępne przez cały dzień) oraz ze sceną i widownią. Ze względu na ulokowanie wszystkich stref w jednej hali i niewątpliwego hałasu oraz pogłosu, konieczne było zastosowanie słuchawek bezprzewodowych podczas wykładów. Prelekcje i panele cieszyły się ogromną popularnością, zajęte były niemal wszystkie miejsca, a strefa networkingowa poza przerwami pozostawała praktycznie pusta. Wydaje się więc, że organizatorzy, przyciągając uczestników przed scenę, odnieśli sukces. 

Event rozpoczął się od godzinnego networkingu, a po 10.00 pierwszym wystąpieniem forum rozpoczęła coach, praktyk HR i konsultant Marta Baraniak-Wiśniewska. Poruszyła zagadnienie eventów firmowych jako narzędzia budującego zaangażowanie pracowników. Jeśli event ma osiągnąć cele, które zostały przed nim postawione, należy pamiętać dla kogo jest organizowany i w jakim celu. Cele te powinny być zbieżne z celami przedsiębiorstwa, zatem strategia eventowa zależy od całej strategii biznesowej. Aby zaś strategia została zrealizowana, potrzebne są odpowiednie osoby, o określonych kompetencjach i motywacji. Współcześnie odchodzi się już o wcześniej stosowanych sposobów motywacji, opartych na karze i nagrodzie. Badania psychologiczne i socjologiczne wskazują, że motywowanie za pomocą wewnętrznego zaangażowania jest znacznie bardziej skuteczne i pragmatyczne. Pracownik, niezależnie od zajmowanego stanowiska, gdy czuje się zidentyfikowany z celem przedsiębiorstwa i może zastosować w pracy swoje kompetencje – angażuje się znacznie bardziej kreatywnie, co sprzyja ogólnej innowacyjności całej firmy.

W myśl tego, imprezy integracyjne oparte na motywacji kija i marchewki - nie spełniają swojej funkcji. Naprawdę efektywne jest zaangażowanie i wciągnięcie uczestników w coś, co ich naprawdę zainteresuje. W grupie, w której każdy jest jednakowo istotny (zgodnie z koncepcją głębokiej demokracji) uruchamia się inteligencja zespołowa. A przy odpowieniej proporcji rozrywki do czasu pracy zespołowej, można lepiej wykorzystac twórczy potencjał uczestników, pozwolić im naładować akumulatory i naprawdę ich zmotywować. Przy okazji firma może zyskać kreatywne i wspólnie wypracowane rozwiązania problemów, z którymi się boryka.

Prelekcja ta była ciekawym punktem wyjścia do dalszych wystąpień, bo uwypukliła właściwy cel eventu – nie jest on formą rozrywki dla pracowników, która ma stanowić dla nich jedynie nagrodę, a wydarzeniem budującym potencjał do rozwoju firmy.

O niewykorzystanym potencjale oprawy muzycznej podczas eventów mówił Adam Jabłoński, strateg Brothers in Arts. Podczas eventów prawie nigdy nie panuje cisza, a muzyka jest ich stałym elementem, często zaniedbywanym i traktowanym po macoszemu przez eventowców. Zapomina się o tym, że stanowi ona komunikat i możemy ją wykorzystywać do osiągania celów marketingowych. Wprawdzie może być traktowana jako detal, ale w dobie dużej konkurencji agencji eventowych, warto by tym detalem wyróżnić swoją ofertę spośród innych i uniknąć prezentowania klientom tych samych, sztampowych rozwiązań, np. występów gwiazd o określonym już programie. Jeśli oferta również pod tym kątem będzie uszyta na miarę, event nie tylko będzie udany, ale klient chętnie skieruje swoje kroki do danej agencji po raz kolejny.

Kolejnym punktem programu była dyskusja panelowa o tym, jak wykorzystać event skutecznie do motywacji pracowników, w której udział wzięli eventowcy i szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem: Małgorzata Dębek, specjalista w dziedzinie eventów społecznie zaangażowanych, Witold Janczyński, meeting planner z 20 letnim doświadczenie, Urszula Rudzka-Stankiewicz, zajmującej się pomiarem efektywności działań, Jolanta Sławińska, organizująca szkolenia dla kadry menadżerskiej oraz coaching dla firm i Dagmara Stąporek, wiceprezes agencji eventowej.

Eksperci wymienili przykłady zorganizowanych przez siebie eventów, spotkań integracyjnych i szkoleń, które przyniosły spektakularne efekty integracyjne i motywacyjne, m.in. stworzenie przez uczestników eventu ogródka dla domu dziecka, przygotowania dużego, miedzynarodowego eventu, który angażował pracowników różnych szczebli organizacji, czy spotkania, podczas którego w plastyczny sposób, z użyciem mechanizmu złożonego z trybików i koła zamachowego, wyjaśniono działanie zarządu firmy. Podkreślono, że czasie eventu ważne są też, jako jeden z elementów (ale nie klucz) emocje. Pracownicy, którzy po integracji przeszli po rozżarzonych węglach stwierdzają, że „jeśli przeszedłem, to mogę wszystko”. Nie wolno zapominać też, że każdy człowiek ma bardzo dużo pozytywnej energii, której być może na co dzień nie umie spożytkować – odpowiednio dobrane działania mogą tę energię w nim wyzwolić. Event, jako wydarzenie niecodzienne, powinien dawać pracownikowi poczucie wyjątkowości i bycia traktowanym jak VIP, ale nie może być też oderwany rzeczywistości, w której na codzień funkcjonuje. Jeśli tak się stanie, powrót do szarości dnia codziennego może być dla niego wręcz demotywujący. Eventowiec powinien mieć w pamięci, że wydarzenie, które przygotowuje, nie jest celem samym w sobie, a ma być realizacją celów zleceniodawcy. Zdarza się, że cele te nie są do końca sprecyzowane i dopiero podczas rebrefiengu czy nawet samego procesu realizacji – klarują się nowe kierunki. Rola event managera polegać ma więc nie tylko na słuchaniu potrzeb i realizacji zlecenia, ale ma on być wsparciem doradczym dla zleceniodawcy w formułowaniu i realizowaniu celu danego wydarzenia. Sztuką jest zorganizowanie takiego eventu, podczas którego jego uczestnicy nie będą mieli poczucia sztuczności. Nie wolno też zapominać, że w każdym tego typu wydarzeniu najważniejszy jest człowiek – czy jest to prezes firmy, zlecający organizację integracji firmowej, czy uczestnik – szeregowy, na co dzień niezauważany pracownik.

Sławomir Wróblewski (Meeting Industy Institute) przygotował szczegółową i pełną przykładów prezentację na temat największych wpadek organizatorów konferencji i eventów. Zwrócił uwagę, że organizator eventów oprócz doskonałego przygotowania scenariusza i dopracowania szczegółów, musi być przygotowany na różne okoliczności, które nazywa się „wypadkami losowymi”. Jednak biorąc odpowiedzialność za uczestników wydarzenia, ich zdrowie i bezpieczeństwo, nie może pozwolić, aby o pewnych rzeczach decydował przypadek. Dlatego bardzo istotne są zagadnienia risk asessment i crisis management, czyli bycie mądrym przed szkodą. Konieczne jest stworzenie listy kontrolnej imprezy, z określeniem jej celu, miejsca, uczestników, kosztów, zasobów i ryzyka związanego z eventem. Nawet na tak nieprzewidywalne do końca zjawiska jak pogoda – można się zawczasu przygotować. Również komunikacja dotycząca eventu powinna być spójna i pod kontrolą – warto zadbać o aktualizację i dobre przygotowanie strony internerowej, uczestnicy konferencji czy eventu powinni mieć możliwość sprawdzenia swojej prezentacji przed wystąpieniem, a obsługa fotograficzna powinna odpowiednio się prezentować. Wszystkie te detale tworzą ogólne wrażenie, czy event jest przygotowany profesjonalnie, czy też jego organizacja pozostawia wiele do życzenia.

Panel na temat cateringu jako wyzwania dla event managera poprowadziła prezes Evential, Agnieszka Huszczyńska. Wzięli w nim udział: Ewa Paciorek z działu sprzedaży cateringu Batida, szef kuchni i restaurator Robert Sowa, Michał Kozak – dyrektor generalny MCC Mazurkas Conference Centre i Mazurkas Catering, Artur Zymerman – prezes Belvedere Gourmet Group, Marcin Michalik z firmy organizującej catering kawowy i Arkadiusz Duranc z Catering Group. Paneliści opowiedzieli o założenieach swojej pracy i wyjaśnili dlaczego ich zdaniem catering to ważny element eventu. Event manager powinien zwracać uwagę na jakość surowca i relację ceny do jakości. Również obsługa kelnerska świadczy o jakości usług firmy. Catering jest jedną z najlepiej i najłatwiej zapamiętywanych rzeczy po evencie, dlatego nie warto oszczędzać na tym elemencie. Nie dbając o jakość obsługi i poziom serwowanych dań, można pozostawić niekorzystne wrażenie na uczestnikach, co przełoży się na złe postrzeganie marki zleceniodawcy eventu. Planowanie cateringu nie powinno się też odbywać w ostatnim etapie przygotowań  – im lepiej będzie przygotowany dostawca usług, tym lepiej będzie mógł przygotować ofertę i samą obsługę. Catering na wysokim poziomie związany jest z wysokimi kosztami po stronie usługodawcy, kosztami wysokiej jakości surowca, sprzętu, profesjonalnej obsługi, w związku z tym organizatorzy eventów powinni pamiętać o tym, że odpowiednia jakość wiąże się z odpowiednią ceną. Robert Sowa zwrócił jednak uwagę, że przy współpracy różnych firm zajmujących się różnymi dziedzinami cateringu – kawą, deserami itp. możliwe jest uzyskanie korzystniejszych cen przy tej samej lub nawet wyższej jakości usług. Eventowcy chcąc uzyskać jak najlepszą ofertę, usługę i produkty powinni kierować zapytania ofertowe do firm caterignowych odpowiednio wcześnie. Wówczas oferta może być skrojona naprawdę na miarę klienta. W panelu zabrakło chyba głosu eventowca, który opowiedziałby o swioich doświadczeniach z firmami cateringowymi i dobrych praktykach współpracy z nimi.

Jak wybrać obiekt? Czym się kierować i na co zwracać uwagę? Co musi mieć w sobie dana lokalizacja, żeby eventowiec stracił dla niej głowę? Na ten temat rozmawiali paneliści: Anna Nowakowska (strefamice.pl), Marzena Rupińska (MT Polska), Ewelina Dudziak, Anna Górska (EXPO XXI), Katarzyna Ryll (Endorfina Events), Paweł Zaboklicki (MT Polska) i Mateusz Czerwiński (Warsaw Convention Bureau). Wszyscy paneliści zwrócili uwagę na kilka głównych czynników, które decydują o tym, że wybierany jest ten, a nie inny obiekt na event. Najważniejszymi czynnikami są: ludzie i komunikacja – profesjonalne, dobrze komunikująca się kadra, lokalizacja obiektu i jego infrastruktura techniczna. Niezmiernie ważne jest słuchanie klienta, elastyczność i otwartość na pomysły, a także unikanie odpowiedzi, że „czegoś nie da się zrobić”. W Polsce sprawdza się też efekt synergii - korzystanie z kilku różnych obiektów podczas jednego, dużego eventu albo nawet z obiektów w kilku miastach w tym samym czasie.

Moderator panelu Krzysztof Celuch (Kierownik Poland Convention Bureau POT) spytał słuchaczy, który z czynników uważają za naiistotniejszy w wyborze obiektu: lokalizacja, komunikacja i czynnik ludzki. Większość uczestników wybrała jako najistotniejszy czynnik ludzki. Anna Nowakowska przy tej okazji zwróciła uwagę na to, że aby obsługa w obiekcie była profesjonalna i zespół był jego mocną stroną, warto żeby został on odpowiednio przeszkolony. Pracownicy znający mocne strony swojego obiektu, jeśli sprawdzili na własnej skórze jakie ma on możliwości - będą mogli w odpowiedni, skuteczny sposób komunikować się ze zleceniodawcą eventu. Dzięki takim przemyślanym działanom event manager straci głowę dla danego obiektu. 

O roli eventów w budowaniu zaangażowania i doświadczenia konsumenta w relacji z marką mówiła Dorota Krasnodębska-Wnorowska, trener, konsultant i coach. Prelegentka przywołała najnowsze zasady, według których postępują skuteczni marketingowcy. We współczesnym marketingu sam konsument stał się medium – sam wpływa na to, jak wygląda kampania marketingowa, a konkurencję wygrywają te marki, które umieją zbudować z klientem relację i podnieść jego zaangażowanie. Dzięki zaangażowaniu marka otrzymuje też pulę pomysłów, które może zastosować w modyfikowaniu czy poprawianiu produktu. Komunikacja marketingowa przypomina obecnie przygotowywanie ciasta, według zasady transmedia storytelling, w której w komunikację zaangażowane są różne media, ale musi być ona spójna, przemyślana i odnosić się do tej samej historii. 

Jaką przewagę ma event nad wszystkimi innymi sposobami komunikacji marketingowej? Jest doskonałą okazją do tworzenia osobistych relacji z klientem danej marki i tworzenia dialogu z nim. Zawsze też należy pamiętać, żeby historia, którą tworzy i opowiada event manager, była spójna. Podczas swojego wykładu autorka dała wiele konkretnych i cennych porad, jak eventowiec ma budować relację z klientem i konsumentem poprzez event.

Ostatnią prezentacją, zamykającą Forum Evential było wystąpienie stratega i coacha Joanny Janowicz na temat tworzenia marki osobistej i wpływu spójności komunikacji na pracę event managera. Podkreśliła ona rolę samoświadomości i poczucia kreowania własnej marki w tym, jak przekłada się to na kreatywność, otwartość i dobrą komunikację z klientem. Każdy, kto chce sprzedać lub zaoferować coś innym skutecznie i efektywnie, musi być najpierw świadomy swoich atutów i słabych stron, ale też dbać o samorozwój. W innym wypadku komunikacja będzie niespójna, a przekaz - zafałszowany. 

W przerwach pomiędzy wykładami, oprócz networkingu, uczestnicy mogli wziąć udział w zabawnym quizie z wiedzy o PRL-u i obejrzeć występ zespołu Multivisual. Na stoiskach prezentowane były oferty firm, a największą popularnością cieszyli się wystawcy firm cateringowych.

Wieczorną rozrywkę zapewnił zespół muzyków z Agencji GoLive.