Idealny kandydat do pracy w agencji eventowej – jak go znaleźć?

Znalezienie dobrego kandydata na organizatora wydarzeń, który dołączy do zespołu agencji eventowej, nie jest prostą sprawą. O tym, jakie cechy u event managera są szczególnie pożądane na rynku, gdzie szukać przyszłych pracowników i na co zwrócić uwagę przy finalnym wyborze dla Konferencje.pl pisze Alexandra Kunowska, dyrektor sprzedaży i marketingu agencji ModraSova oraz Curriculum Manager w Hotel.school.

Praca w agencji eventowej nie zawsze bywa łatwa. Aby móc sprostać licznym wyzwaniom, które są chlebem powszednim osób z branży, trzeba mieć określone predyspozycje, być otwartym na naukę nowych umiejętności, a także mieć świadomość, że praca, którą się wykonuje, nie jest jak każda inna. Organizacja eventów wiąże się z szeregiem różnorodnych działań, w trakcie których potrzebne są zarówno zdolności interpersonalne, jak i radzenie sobie z kwestiami technicznymi oraz logistycznymi. Eventy przeprowadzane są często poza standardowymi godzinami pracy, z czego również osoba aplikująca na stanowisko organizatora wydarzeń powinna zdawać sobie sprawę. Biorąc pod uwagę wyzwania czekające na pracownika agencji eventowej, postaram się wymienić kilka najważniejszych cech, które powinien on posiadać.

Jakie umiejętności przydają się podczas pracy w agencji eventowej?

Organizator wydarzeń spędza wiele czasu z innymi ludźmi. Powinien zatem wykazywać się umiejętnościami miękkimi, takimi jak: zdolność do efektywnej komunikacji, empatia, asertywność, charyzma, poczucie humoru, dystans do siebie, pozytywny stosunek do życia oraz odporność na stres. Ważną cechą pracownika agencji eventowej jest także bycie dobrym negocjatorem – szukanie rozwiązań korzystnych dla obydwu stron i dostrzeganie szans, a nie przeszkód w porozumieniu. Znaczącą rolę odgrywa również odpowiedzialność, ponieważ zdarza się, że na organizatorze eventu ciąży wiele zobowiązań. W związku z tym powinien on być także człowiekiem zorganizowanym i umiejącym hierarchizować swoje zadania.

Ważne dla pracownika agencji kreatywnej są również: umiejętność pracy w zespole, wyznaczanie podziału obowiązków i koordynacja działań. Event managerowi jako osobie otwartej na ludzi powinna być też bliska idea networkingu, czyli tworzenia relacji biznesowych opartych na wymianie informacji oraz życzliwych stosunkach.

Organizator wydarzeń to osoba dbająca o każdy szczegół, a jednocześnie elastyczna i umiejąca dostosować się do zmieniającej się na bieżąco sytuacji. W trakcie eventu powinna trzymać rękę na pulsie, podejmować decyzje szybko i rozważnie, a także nie uginać się pod presją czasu. Pracę w agencji eventowej znacznie ułatwiają wielozadaniowość oraz zdolność do zachowania zimnej krwi w sytuacjach, kiedy nie wszystko idzie po naszej myśli. Organizatorowi eventów potrzebne są także: kreatywność, odwaga do przełamywania barier, umiejętność wyprzedzania trendów i zaskakiwania klientów swoimi pomysłami.

Jak widać, praca w agencji eventowej wymaga łączenia wielu cech oraz zdolności. Jedna osoba powinna być jednocześnie księgowym, aby móc sporządzać kosztorysy, logistykiem, żeby wszystko właściwie zaplanować, a także psychologiem, marketingowcem i negocjatorem, ponieważ odpowiada za kontakt z klientami i zarządza pracą w zespołach. Trudno sprostać tak wielu zadaniom, dlatego ważne jest także, aby event manager miał w sobie pokorę i potrafił przyznać się do błędów, które prędzej czy później się przytrafią.

Jak wybrać tego najlepszego spośród wielu kandydatów?

Poszukując pracowników do agencji eventowej, pracodawcy często zadają w trakcie rekrutacji zadanie do wykonania. Może to być np. nagranie filmiku, stworzenie prezentacji lub zorganizowanie spotkania online. Dzięki temu są w stanie choć częściowo zweryfikować umiejętności kandydatów, np. do działania pod presją czasu lub do tworzenia kreatywnych pomysłów.

Świetnych organizatorów wydarzeń można znaleźć także podczas różnego rodzaju eventów oraz wszędzie tam, gdzie w grę wchodzi obsługa klienta. Nowych pracowników można zwerbować też spośród wolontariuszy i studentów kierunków, takich jak np. event management, którzy pracują przy różnego rodzaju projektach, pomagają podczas organizacji eventów, mają wizyty studyjne i wreszcie samodzielnie organizują wydarzenia. Warto zatem być czujnym obserwatorem, aby zaproponować pracę tym najbardziej zaradnym.

Podsumowując, praca w agencji eventowej wymaga wiele poświęcenia, a także odpowiednich cech i zdolności, jednak satysfakcja z udanego wydarzenia jest bezcenna. Zadowolenie klienta oraz radość całego zespołu wynagradzają wszystkie trudy, przez które trzeba było przebrnąć. Będąc organizatorem wydarzeń, należy przede wszystkim lubić swoją pracę i podchodzić do niej z zaangażowaniem, które dają tylko prawdziwa pasja i wewnętrzna motywacja do dalszych wyzwań.

Zdj. pexels