Jak być skutecznym i dobrym event managerem, czyli 15 przykazań fachowca

Organizujesz eventy? Podpowiadamy, jak przejść przez planowanie i organizację aż do finału i pożegnania ostaniego gościa. Sprawdź, jakich przykazań się trzymać, aby Twoja praca zakończyła się sukcesem, czyli kolejnymi zleceniami.

Ty i… tylko Ty, czyli jak przygotować event i nie zwariować

1. Przewiduj i planuj z wyprzedzeniem

Planowanie zacznij odpowiednio wcześnie (nawet rok przed planowaną datą rozpoczęcia). Trzymaj się przyjętego planu. Znajdź pomocne narzędzia do planowania, np. Microsoft Outlook, Basecamp, czy Tom’s Planner. Jeśli w projekt zaangażowanych jest więcej osób, weź pod uwagę czas na koordynację ich działań. W razie konieczności znajdź zaufanego partnera do współpracy. 

2. Bądź zorganizowany

Jeśli trzymasz się planu, nie zboczysz z drogi i nic Ci nie umknie. Gdy konieczny jest czas na obejrzenie obiektu, wynajęcie sali, dobranie sprzętu, ekipy i koordynację pracowników – przy dobrej organizacji starczy Ci czasu na wszystko. Korzystaj z narzędzi elektronicznych, np. z Google docs. Jeśli musisz zaplanować, gdzie i w jakiej konfiguracji mają siedzieć goście, użyj np. Google Sketch Up.

3. Bądź precyzyjny

Swoje oczekiwania i wymagania określaj zawsze bardzo dokładnie. Nie pozostawiaj miejsca na domysły, a jeśli trzeba – pytaj jak zostałeś zrozumiany. Prowadź dokumentację eventu, notuj w niej wszelkie ustalenia i udostępniaj ją odpowiednim osobom, które z Tobą współpracują (np. za pomocą Google docs, Bacecamp, tablicy Kanban). Pozwoli to uniknąć nieporozumień, które mogą okazać się trudne do opanowania, gdy pozostanie niewiele czasu do organizowanego wydarzenia.

4. Używaj wyobraźni

Nie myśl schematycznie. Dopuszczaj wszelkie wersje i pomysły, które Ci przychodzą do głowy, zanim podejmiesz ostateczną decyzję. Patrz świeżo na znane Ci miejsca – sale konferencyjne, obiekty, przestrzenie. Nie zawężaj myślenia do tego, co już w danym miejscu widziałeś, co już zostało zrobione. 

5. Nie wpadaj w nerwy

Zadbaj o swoją równowagę psychiczną. Znajdź czas na sen, odpoczynek i relaks. Im bardziej będziesz spokojny, tym bardziej udzieli się to wszystkim zaangażowanym w projekt. Pamiętaj, że umysł wypoczęty to umysł kreatywny. Jeśli Twoi goście mają się dobrze bawić, to zadbaj o to, żebyś i Ty cieszył się z tego, co robisz.

Event i Ty, czyli jak przekuć pomysły w czyn

6. Stwórz motyw przewodni eventu

Pomyśl nad tematem, który zepnie wszystkie elementy eventu w jedną całość. Możesz odwołać się do doświadczeń zmysłowych, do miejsc, wspomnień, słynnych postaci, modnych i aktualnych wydarzeń kulturalnych itd. Jeśli korzystasz z Pinterest – przypinaj tam wszystkie inspiracje.

7. Zadbaj o specjalne menu i napoje

Dostosuj catering do wydarzenia, profilu uczestników, motywu przewodniego eventu i do pory roku. Skorzystaj z ofert cateringowców lub szefów kuchni, którzy są kreatywni i nowocześni. Uczestnicy docenią, jeśli jedzenie będzie ekologiczne, nowatorsko przyrządzone i ciekawie podane. 

8. Skorzystaj ze znanych nazwisk i celebrytów

Artyści podczas wydarzenia pomagają zbudować prestiż, zaufanie i więź emocjonalną z marką, którą reprezentuje gospodarz eventu. Nie muszą to być bardzo znane osoby, których udział będzie kosztowny. Zorientuj się jakie lokalne gwiazdy możesz zatrudnić – może to być pianista, kwartet smyczkowy, śpiewaczka, zespół baletowy, kabaret czy zespół ludowy. Jeśli się postarasz, uczestnicy poczują się potraktowani wyjątkowo, bo takiej gwiazdy nie widzieli na żywo nigdzie wcześniej. Szczególnie, jeśli występuje "tylko dla nich". 

9. Dbaj o atmosferę od początku do końca

Każdy z etapów eventu jest równie ważny – początek, tak samo jak koniec.  Uczestnicy muszą się czuć zaopiekowani i miło traktowani od powitania do pożegnania. Dlatego zadbaj, żeby personel pracował rotacyjnie i nie był przemęczony pod koniec dnia.

10. Uczestnicz w evencie

W czasie eventu bądź na miejscu i postaraj się patrzeć na wszystko jak zwyczajny gość, nawet nie jak VIP. Dzięki temu będziesz miał pod kontrolą wszystkie obszary eventu i pracę podwykonawców, i będziesz mógł na bieżąco odpowiednio reagować.

Ty i Twój klient, czyli jak zadbać o kolejne zlecenia

11. Bądź elastyczny wobec klienta

Każdy klient jest inny, ma inne wymagania, zwraca uwagę na inne szczegóły. Dostosuj swój sposób działania do jego potrzeb. Niektórzy wolą stały kontakt telefoniczny, innym w zupełności wystarczą narzędzia online. Omów to z klientem na początku – okażesz w ten sposób, że jest on dla Ciebie ważny i go słuchasz, ale również zapobiegnie to nieporozumieniom na przyszłość.

12. Nie bój się ograniczeń, przekuj je na wyzwania

Co zrobisz, jeśli usłyszysz „tego się nie da zrobić?”. Wycofasz się i zaczniesz wymyślać inne rozwiązanie? Czy potraktujesz to jako wyzwanie? Kreatywność nie zna granic. Użyj wyobraźni i doświadczenia, a na pewno znajdziesz sposób jak podołać takiemu wyzwaniu.

13. Zawsze miej plan B i bądź gotowy na nagłe zmiany

Nie można przewidzieć wszystkich niepowodzeń i wpadek podczas danego wydarzenia. Ale jeśli wcześniej rozważysz, co może pójść nie tak, np. pogoda się popsuje, oprawa muzyczna nie przypadnie do gustu albo nie zostanie dowieziony deser – nie stracisz głowy i będziesz miał możliwość zareagowania natychmiast.

14. Stwórz platformę social media dla eventu

W zależności od charakteru wydarzenia możesz dobrać odpowiedni kanał social media do promocji, jeszcze na długo przed jego finalną datą. Jeśli Twoi uczestnicy na co dzień twittują, przeglądają Facebooka, Google+ czy subskrybują kanał Youtube – masz szerokie pole do popisu. Nawiąż z nimi więź i spraw, że z niecierpliwością będą oczekiwać na organizowany przez Ciebie event. Efekty tego zaangażowania będą widoczne również podczas eventu – otrzymasz błyskawiczny feedback i ocenę Twojej pracy.

15. Spraw, aby uczestnikom pozostały mile wspomnienia

Niech Twój event podziała na wszystkie zmysły Twoich gości . Możesz sprawić, że coś pozostawi niezatarte wrażenie wzrokowe. Zadbaj o odpowiednią oprawę muzyczną i dekoracje. Catering może mieć wyróżniający się element, dotychczas niespotykany – ciekawe, nowe zestawienie smaków, szczególną ekspozycję, wyjątkowe efekty podczas serwowania. Każdy uczestnik może dostać również pamiątkowy podarunek, który będzie mu się szczególnie miło kojarzył z wydarzeniem, w którym uczestniczył. Jeśli sprawisz, że event zapadnie w pamięć  - osiągnąłeś sukces.

Autor: Michał Stradomski

Zdj. Flickr.