Jak napisać skuteczne zaproszenie na konferencję?

Na sukces konferencji składa się bardzo wiele czynników. Ale pierwsze wrażenie jest tylko jedno. Tym pierwszym wrażeniem większości uczestników konferencji, momentem, w którym dowiadują się o jej istnieniu, jest chwila, kiedy trzymają w ręku zaproszenie na konferencję. Nie ma znaczenia, czy właśnie wyciągnęli je ze skrzynki pocztowej, czy odbiorczej. Moment ten wyznaczy w ich głowach drogę, po której będą szły wszystkie kolejne myśli na temat twojego wydarzenia. Jak sprawić, by nie tylko nie zepsuć dobrego pierwszego wrażenia, a spowodować, że potencjalny uczestnik stanie się uczestnikiem realnym (a przynajmniej wirtualnym)? Zobacz poradnik i dowiedz się, jak przebiega przygotowanie odpowiedniego zaproszenia na konferencję. Takie oficjalne zaproszenie na wydarzenie powinno być przygotowane zgodnie ze standardami firmy i jej profilem działalności.

Co to jest zaproszenie na konferencję?

Teoretycznie każdy wie, ale patrząc na otrzymywane przez nas zaproszenia, to tak nie do końca. Sprecyzujmy zatem, aby nie było wątpliwości. Zaproszenie na konferencję to formalny dokument, w którym osoba lub firma zostaje poinformowana o życzeniu organizatora, aby odbiorca był obecny na wydarzeniu. Można go przygotowywać w języku polskim lub obcym – zależnie od tego, do kogo kierowany jest dokument.

Na ogół konferencja jest spotkaniem grupy osób, która wymienia ze sobą informacje oraz wiedzę, a także dochodzi do wymiany doświadczeń np. zawodowych czy dyskusji na tematy branżowe. Dobre zaproszenie na konferencję powinno zawierać wszystkie kluczowe informacje na temat tego, jak będzie organizowany event. Liczą się: interesujący temat konferencji i konkretne dane, które zachęcą zaproszone osoby do zapoznania się ze szczegółami oferty i odwiedzenia miejsca, gdzie odbędą się pokazy prelegentów lub warsztaty.

Skończyły się już czasy, gdy zaproszenie musiało być formalne, wydrukowane i dostarczone do adresata osobiście lub pocztą. Dzisiaj rodzaj zaproszenia na konferencję dobiera się do rodzaju wydarzenia, stylu imprezy i grupy odbiorców. Czasem będziemy tradycyjnie współpracować z drukarnią, a czasem oznaczać ludzi w mediach społecznościowych. Niezależnie od formy musi ono pasować do wydarzenia, wyrażać entuzjazm i zachęcać adresata do wzięcia udziału w wydarzeniu. 

Rodzaje zaproszeń na konferencję – czy temat konferencji ma znaczenie?

Przemyślane zaproszenie na konferencje to takie, które jest przejrzyste i pozwala w łatwy sposób potwierdzić udział w wydarzeniu. Każde zaproszenie oficjalne na tego typu eventy powinno być przygotowane w odpowiedniej formie.

Najpowszechniej stosowane rodzaje zaproszeń konferencyjnych to takie odręczne, drukowane, e-mailowe oraz przez media społecznościowe – elektroniczne.

Odręczne

Nie są one obecnie powszechne. Są najbardziej czasochłonne i pracochłonne. Zaproszenie odręczne zarezerwuj dla gości specjalnych i uroczystości na mniejszą skalę lub bardzo specyficzne wydarzenia tematyczne. 

Drukowane

Mogą one być bardzo kreatywne. Zaproszenie tego typu stworzysz z udziałem grafika lub przy pomocy dostępnych szablonów online, ale wymaga ono większego nakładu finansowego i czasu (na projekt, druk i wysyłkę, obsługę potwierdzeń).

E-mailowe

Są zarówno najtańsze, jak i najszybsze, chociaż ich największą wadą jest to, że ze względu na masową wysyłkę, mogą wylądować w folderze spam lub podobnym. Na ich korzyść przemawia nowoczesność, w przeciwieństwie do staromodnej metody papierowej. Ponadto takie zaproszenie pozwala nam na wysyłanie przypomnień i przy zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania – śledzić otwarcia i odpowiedzi. Jednak dla tych, którzy nie dokonali jeszcze ostatecznego kulturowego przeniesienia do świata cyfrowego, mogą mieć problem z zaproszeniem tego rodzaju, traktując je jako nazbyt nieformalne.

W mediach społecznościowych

Szablony wydarzeń na platformach społecznościowych pozwalają na łatwiejsze i precyzyjne dotarcie do grupy docelowej. Zasadniczą wadą jest to, że potwierdzenie obecności przez media społecznościowe nie oznacza pełnego zaangażowania i może zwiększyć liczbę osób, które mimo rejestracji nie pojawią się na wydarzeniu.

Przed rozpoczęciem pisania zaproszenia warto ustalić, jaka forma będzie najciekawsza dla potencjalnych odbiorców. Pamiętaj, że atrakcyjne zaproszenie na konferencję to takie, którego potencjalni uczestnicy z radością potwierdzą przybycie w ustalonym terminie.

Przygotowanie zaproszenia na konferencję – o czym trzeba pamiętać?

Kiedy szykujesz zaproszenia  na konferencję dla prelegentów i słuchaczy, koniecznie zamieść w dokumencie wpis: "wydarzenie odbędzie się..." i podaj dokładną datę. To ważne, aby w zaproszeniu poinformować ewentualnych przedstawicieli firm i inne osoby o tym, kiedy konkretnie odbędzie się event.

Zaproszenie na konferencję musi odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:

• Kto jest organizatorem?
• Jaki jest temat konferencji?
• Kto będzie mówcą?
• Gdzie i kiedy się odbędzie?

Jeśli chodzi o wzór zaproszenia konferencyjnego, zawsze staraj się uwzględnić następujące informacje:

• Imię i nazwisko osoby zapraszanej.
• Tytuł konferencji i krótki opis.
• Nazwiska organizatorów.
• Data i godzina wydarzenia.
• Lokalizacja i instrukcja rejestracji
• Ewentualnie można dodać informację o dojeździe i parkowaniu.

Wzorcowe zaproszenie na konferencję – wzór do inspiracji

Szanowna Pani Anno Kowalska,
mamy zaszczyt zaprosić Panią na międzynarodową konferencję pt. „Nowoczesne Technologie w Zarządzaniu i Edukacji”, która odbędzie się dnia 15 listopada 2024 roku w Gdańsku. Organizatorami wydarzenia są Polskie Stowarzyszenie Innowacji oraz Fundacja Rozwoju Wiedzy.

Temat Konferencji: Podczas konferencji poruszymy kluczowe zagadnienia związane z nowoczesnymi technologiami i ich wpływem na zarządzanie oraz proces edukacyjny. Dyskusje będą obejmować innowacyjne metody zarządzania, integrację nowych technologii w edukacji oraz przyszłość edukacji cyfrowej.

Mówcy: Naszymi głównymi mówcami będą:

• Dr hab. Jan Nowicki, specjalista w dziedzinie technologii zarządzania z Politechniki Gdańskiej,
• Prof. Maria Wójcik, ekspertka w zakresie e-learningu i edukacji cyfrowej,
• Tomasz Wiśniewski, CEO firmy EduTech, lider w branży technologii edukacyjnych.

Data i Czas: Konferencja odbędzie się 15 listopada 2024 roku, w godzinach od 10:00 do 17:00.

Lokalizacja: Centrum Konferencyjne Gdańskiego Centrum Nauki ul. Nadmorska 15 80-340 Gdańsk

Rejestracja: Aby wziąć udział w konferencji, prosimy o rejestrację do dnia 1 listopada 2024 roku na stronie internetowej: www.przykladowastrona.pl. Liczba miejsc jest ograniczona, dlatego zachęcamy do wczesnej rejestracji.

Dojazd i Parkowanie: Dla uczestników konferencji dostępne są miejsca parkingowe na terenie centrum konferencyjnego. Obiekt jest również dobrze skomunikowany z innymi częściami miasta – w pobliżu znajdują się przystanki komunikacji miejskiej oraz stacja kolejowa „Gdańsk Centrum”.

Liczymy na Pani obecność i wierzymy, że konferencja będzie doskonałą okazją do wymiany wiedzy i doświadczeń oraz nawiązania cennych kontaktów zawodowych.

Z wyrazami szacunku,
Komitet Organizacyjny Konferencji Polskie Stowarzyszenie Innowacji i Fundacja Rozwoju Wiedzy

Zdj. pexels.com