Jak wybrać idealny termin konferencji? Zastosuj 7 kroków!

Twoje zadanie to organizacja konferencji. Jednym z pierwszych etapów jest wybór jej terminu. Wydaje Ci się, że jesteś z tą decyzją w przysłowiowym lesie? Podpowiadamy, jak z niego wyjść robiąc tylko… siedem kroków!

1. Wybierz najlepszy sezon na konferencje

Jeśli data spotkania, które organizujesz nie jest narzucona z góry, tak jak w przypadku urodzin firmy czy spotkań cyklicznych, lub nie jest zależna np. od daty wprowadzenia na rynek konkretnego produktu, przed Tobą spore wyzwanie. Musisz wybrać termin, który zagwarantuje Ci frekwencję i nie sprawi uczestnikom konferencji problemów logistycznych czy organizacyjnych. Słowem, termin ma być elementem Twojego sukcesu. Jak go wybrać? Przede wszystkim pamiętaj, że konferencje zwykle odbywają się wiosną i jesienią. Jest na to proste uzasadnienie – to czas, kiedy rzadziej jeździmy na wakacje. Hotele nie są pełne turystów, a Twoi goście nie mają wycieczkowych planów. Zatem, po pierwsze: wybierz datę w eventowym sezonie.

2. Wyklucz kolidujące święta i inne wydarzenia

Po drugie, zajrzyj w kalendarz i wyklucz te terminy, które są już zarezerwowane na święta państwowe i kościelne. W przypadku tych drugich weź też pod uwagę czas postu. Lepiej też nie zapraszać na konferencję w dzień święta nieoficjalnego, typu walentynki, andrzejki, czy Dzień Kobiet. Stawianie gości przed dylematem - świąteczny obiad czy konferencja - może zakończyć się frekwencyjną porażką. Kiedy wykluczysz już te daty ze swojego konferencyjnego kalendarza, weź pod uwagę, dla kogo organizujesz event. Przykładowo, jeśli są to wykładowcy i naukowcy, lepiej nie proponować im konferencji w czasie, gdy trwa sesja. Jeśli planujesz konferencję dla meeting plannerów, weź pod uwagę, kiedy będą mieli najwięcej pracy.

3. Sprawdź daty konferencji i eventów konkurencyjnych 

Drogą eliminacji najprawdopodobniej wybrałeś już kilka wygodnych terminów. Zatem czas na krok trzeci: sprawdź, czy w tym czasie odbywa się inny ważny event, który może być konkurencją dla Twojego. Jeśli tak, szukaj odpowiedniej daty dalej, albo… wykorzystaj starania konkurencji i „podepnij” pod nie swoje wydarzenie! Jeśli zależy Ci na tych samych odbiorcach, możesz wybrać na swój event obiekt, który znajduje się blisko i porę dnia, która nie będzie krzyżowała się z czasem trwania tamtego wydarzenia. Wówczas jest spora szansa, że wszyscy zainteresowani się pojawią, a może nawet nie przyjdą sami? Możesz to zrobić w porozumieniu z organizatorem tamtej imprezy lub w sposób „partyzancki”. Uważaj na spotkania konkurencji w tym samym obiekcie – podczas rezerwacji zapytaj, kto ma w danym miejscu imprezę tego samego dnia i zastrzeż sobie, żeby nie była to bezpośrednia konkurencja, bo może dojść do krępujących sytuacji. Zdecydowanie zrezygnuj też z terminu, w którym odbywa się np. ważny mecz polskiej reprezentacji – ryzykujesz, że Twoi goście wybiorą czas spędzony przed telewizorem…

4. Dobierz miesiąc i stwórz plan B na wypadek kaprysów pogody

W tej chwili wiesz już, że Twoja konferencja odbędzie się wiosną lub jesienią i że nie krzyżuje się ze świętami oraz ważnymi eventami branżowymi i wydarzeniami, które ważne są dla wszystkich. Czas na wybór pory roku i miesiąca. Jeśli znasz już miejsce, w którym odbędzie się Twoja konferencja, będzie Ci łatwiej – sprawdź warunki w sali konferencyjnej. Jeśli liczysz na to, że Twoja konferencja odbędzie się w świetle dziennym, sprawdź, na jakie strony świata wychodzą okna i oceń, czy w czasie trwania konferencji w sali będzie wystarczająco jasno. Jeśli w wybranej przez Ciebie sali jest szklany dach, również weź pod uwagę pogodę – upał, śnieżyca czy ulewa mogą pokrzyżować Twoje plany. Planując prezentację na świeżym powietrzu, tym bardziej postaraj się przygotować na każde warunki pogodowe. Sprawdź, czy podczas wczesnowiosennych roztopów nie będzie problemu z dojazdem do wybranego obiektu. Słowem, przewiduj. I planuj tak, by uniknąć wpadki.

5. Wceluj w odpowiednie dni miesiąca - dostosuj się do terminarza uczestników

Jeśli wybrałeś już porę roku na swoją konferencję, wykluczyłeś święta i inne wydarzenia, które mogą pokrzyżować Twoje plany, zostało Ci zapewne niewiele terminów do wyboru. Czas zatem przeanalizować datę Twojej konferencji bardziej szczegółowo… Która część miesiąca będzie najlepsza na Twoją konferencję? Ponownie zastanów się dla kogo organizujesz swój event. Jeśli są to handlowcy wyklucz ostatnie dni kwartału – z pewnością nie będą zachwyceni z wydarzenia, które zabierze im cenne dni zbliżające ich do zamknięcia planu sprzedażowego. Jeśli są to księgowi, wyklucz czas od 15. do 25. dnia miesiąca. Skrój ten termin na miarę grupy docelowej.

6. Określ najlepszy dzień tygodnia

W ten sposób pozostało Ci wybrać dzień tygodnia. Dobrze jest, jeśli data konferencji „dotyka” weekendu. Wówczas Twoi goście mogą przedłużyć wypad, nie muszą się spieszyć i „urywać” z wykładów wcześniej. Na festyny rodzinne czy wyjazdy integracyjne dobre są soboty i niedziele – zwłaszcza jeśli wybierasz okolicę pełną atrakcji turystycznych i sportowych. Na wieczorną galę wybierz sobotę, a na spotkanie biznesowe czy konferencję stowarzyszenia - dzień powszedni. Wybierając dzień tygodnia na konferencję zwróć uwagę na to, jakiego wyznania są Twoi goście – piątek wieczór i sobota to żydowski szabat, a w niedzielę dla katolików wypada zorganizować transport do najbliższego kościoła. Nawet jeśli nikt z niego nie skorzysta, pokażesz im troskę i szacunek dla ich uczuć religijnych.

7. O której start? Najkorzystniejsza godzina na otwarcie konferencji

Dopinamy wybór terminu na ostatni guzik: godzina rozpoczęcia konferencji. Jeśli organizujesz wydarzenie w Warszawie, lepiej nie zaczynać przed 9. ze względu na korki. Podobnie będzie w innych dużych miastach. Trzeba uwzględnić także to, skąd dojeżdżają Twoi goście. Jeśli mają do pokonania wiele kilometrów musisz dać im czas na regenerację i odświeżenie się po podróży. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie rejestracji uczestników w wieczór poprzedzający rozpoczęcie konferencji. Ci, którzy przyjeżdżają wcześniej będą mieli okazję spokojnie się zarejestrować, a obsługa zyska czas na wprowadzenie korekt w procedurach czy delegowaniu zadań dla personelu. Unikniesz w ten sposób kolejek, a uczestnikom dasz okazję do integracji i networkingu.