know-how: Kiedy w mieście a kiedy bliżej natury?

Kiedy konferencja organizowana jest w centrum kongresowym w mieście, a kiedy można zaprosić uczestników do urokliwego miejsca, oddalonego od zgiełku i wrzawy metropolii? Teoretycznie każdy organizator może wybrać miejsce, według własnych upodobań, jednakże z praktycznego punktu widzenia warto trzymać się konwenansów, by zapewnić uczestnikom możliwie jak najwyższy stopień komfortu. Kwestia czy konferencja powinna odbyć się w sercu miasta czy w obiekcie oddalonym od cywilizacji czasami bywa rozstrzygana pochopnie, w wyniku czego słuchacze kilkugodzinnego wykładu ciągani są po polnych drogach i leśnych ścieżkach, by później przez pół dnia posłuchać referatu, a następnie przez kolejne pół,  przedzierając się przez chaszcze, wracać do rzeczywistości.

Na szczęście przyjęły się nieco inne zasady, niż opisane w powyższym akapicie. Duże konferencje, w których uczestniczy międzynarodowa publiczność,  odbywają się najczęściej w centrach wielkich miast, z wysoko rozwiniętą infrastrukturą kongresową,  gdzie zapewniona jest bliskość lotniska oraz dworca kolejowego. Łatwy dojazd jest często priorytetowym wyznacznikiem przy wyborze miejsca. W przypadku gości zagranicznych naprawdę ważne jest by obiekt konferencyjny był dobrze skomunikowany z lotniskiem, by możliwie jak najbardziej ułatwić im dojazd. To oni będą wystawiali nam później opinię na forum międzynarodowym.

Również konferencje jednodniowe przeważnie organizowane są w dużych miastach. Powody są podobne. Dobra komunikacja, łatwość dotarcia, a także możliwość szybkiego powrotu. Jednak to co na pierwszy rzut oka wydaje się być zaletą może okazać się niemałym utrudnieniem. Centrum miasta oznacza korki, za czym idzie problem z dojazdem na czas. Trudności może przysporzyć także znalezienie odpowiedniego miejsca do zaparkowania samochodu.

Jednak plusy - wszędzie jest blisko i wszystko jest pod ręką, przeważają nad minusami, które chcąc nie chcąc są również częścią życia codziennego.

Na konferencje kilkudniowe wybierane są często obiekty położone na peryferiach miast, bądź te usytuowane ‘w środku niczego’ – na łonie natury, z dala od hałaśliwych dźwięków miasta. Takie warunki z pewnością pozwolą uczestnikom lepiej skupić się na pracy i więcej wynieść z wykładów. Ośrodek oddalony od miasta, sprzyja również integracji, co z kolei pozwala na swobodne rozbudowywanie sieci kontaktów – networking.

Minusem może być z kolei problem z dojazdem, dlatego dobrym rozwiązaniem jest ustalenie punktu zbornego dla uczestników wydarzenia i zorganizowanie dojazdów na miejsce np. autokarem. Jest to łatwe w przypadku pracowników jednej firmy. Trudniejsze logistycznie może okazać się, gdy na spotkanie zjeżdżają osoby z różnych firm, ze wszystkich obszarów kraju, a nawet z zagranicy. Głowa organizatora w tym, by wszystko zaaranżować tak by nie narażać uczestników na trudności i niewygody.

autor: Paulina Król