know-how: Konferencje technologicznie, czyli oprogramowanie konferencyjne

Biznes bez rozwiązań technologicznych nie miałby szans na tak prężny rozwój. Technologia znacznie przyśpieszyła jego progres. Przydatna, a wręcz niezbędna, jest również podczas konferencji.

Technologia odmienia wszystko, co spotka na swojej drodze – jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Technologicznie zmieniony świat obsługi konferencyjnej kryje w sobie coraz mniej tajemnic. Obsługa programów konferencyjnych jest coraz łatwiejsza i przyjemniejsza.

Pojęcie „oprogramowanie konferencyjne”, a ściślej „oprogramowanie do zarządzania konferencją” to termin bardzo pojemny semantycznie. Opisywane są tymi słowami różnego rodzaju pomniejsze aplikacje począwszy od systemów rejestracji przedkonferencyjnej, rejestracji obecności, poprzez programy do zarządzania salami konferencyjnymi, po oprogramowanie wspomagające przebieg konferencji, systemy konferencyjne oraz systemy tłumaczeń symultanicznych.

Oprogramowanie ułatwiające dobrą organizację konferencji to między innymi wcześniej wspomniany program do rejestracji przedkonferencyjnej – w przypadku dużej liczby uczestników - jest niezastąpiony. Pomaga monitorować płatności, oszacować dokładną liczbę osób, uwzględnić specjalne zamówienia, dzięki czemu nawet catering może zostać lepiej dostosowany do oczekiwań. Internetowy system, który m.in. umożliwia zdalną rejestrację uczestników oraz zapewnia z nimi stały kontakt on-line stworzony został przez Instytut Studiów Programistycznych. Ten rozbudowany system informatyczny nosi nazwę Coffee i obsługiwany jest za pomocą strony www.

Niektóre firmy proponują uczestnikom również karty identyfikacyjne, dzięki którym sprawniej przebiega rejestracja gości na miejscu. Należy pamiętać o uzyskaniu zgody uczestników na przetwarzanie danych osobowych (w formularzu rejestracyjnym), by w razie potrzeby, np. zmiany godziny rozpoczęcia konferencji, móc się  z nimi skontaktować. Koniecznie też należy zrobić kopię zapasową wszystkich danych.

Innym przykładem jest program używany przez uczestników podczas konferencji. Pozwala on na ciągłą, wzajemną komunikację. Uczestnicy mają ze sobą stały kontakt, dzięki czemu mogą przez cały czas trwania wykładu zadawać pytania i dyskutować między sobą, nie przeszkadzając tym samym prelegentowi.

Bardzo duży wybór oprogramowania aplikacyjnego na polskim rynku oferuje firma Bosh. W ich ofercie znaleźć można m.in. oprogramowanie konferencyjne do rejestracji uczestników, czy oprogramowanie do głosowania metodą parlamentarną. Bosh proponuje także systemy dyskusyjne wraz z niezbędnymi akcesoriami oraz inne  rozwiązania, które  mogą ułatwić obsługę konferencji. Technologia wydaje się nie znać granic. System może sprawdzić obecność, wygenerować listę obecności oraz listy głosowań, archiwizować dane, a także pilnuje kolejki zgłoszeń oraz czasu wypowiedzi.

Warto korzystać z takich rozwiązań nie tylko dla wygody. Pomaga to również zaoszczędzić pieniądze, ponieważ dobra organizacja oznacza niższe koszty. Za własne błędy się płaci. Czemu więc nie skorzystać z profesjonalnej pomocy? autor: Paulina Król