know-how: Pojemne sale konferencyjne

Na chwilę obecną Polska nie może pochwalić się takimi obiektami konferencyjnymi jak Niemcy (Berlin) czy Austria (Wiedeń). Mimo, że centra kongresowe pojawiają się w kolejnych polskich miastach, wciąż istnieje problem z organizacją kilkutysięcznych wydarzeń.

Specjaliści twierdzą, że nie ma w naszym kraju miejsc doskonale przygotowanych na przyjęcie turystów biznesowych i ogranizację konferencji. Na szczęście wszystko się dynamicznie zmienia i w zawrotnym tempie idzie ku lepszemu. Obiekty są coraz lepiej wyposażane, sprzęt konferencyjny jest coraz wyższej jakości a oprogramowanie coraz bardziej zaawansowane. Jednak mimo wszystko wciąż sporo zarzutów kieruje się w stronę pracowników, którzy według niektórych - ciągle mają braki w znajomości języków obcych. W kraju nad Wisłą, wśród miejsc w których istnieje możliwość zorganizowania konferencji na ponad 1000 osób nie można wybierać i przebierać, jak w przypadku pięćdziesięcioosobowego wydarzenia. Jeżeli chodzi o hotele, to przykładami może być Hotel Gromada z Centrum Kongresowym na 2500 osób,  Hilton Warszawa, który dysponuje salą na 1850 osób, Hotel SPA Faltom w Gdyni, którego sala może pomieścić 1400 osób. Jednorazowo konferencję na 1000 osób można przeprowadzić w Best Western Mazurkas w Warszawie, w Hotelu Legnica Qubus, którego sala ma równie dużą pojemność, a także w Hotelu Andels w Łodzi czy w Velaves SpaResort we Władysławowie. Jednakże to nie hotele wiodą prym, jeżeli chodzi o najbardziej pojemne sale konferencyjne. Hale i targi są obiektami wielofunkcyjnymi. Organizacja konferencji w tych miejscach jest działalnością poboczną, aczkolwiek praktykowaną. Hale kojarzone są głównie z wydarzeniami sportowymi – i słusznie. Takie jest ich pierwotne przeznaczenie. Równie często jak imprezy sportowe organizowane są tam koncerty. Hale mogą pomieścić kilkanaście tysięcy osób, dlatego sporadycznie goszczą tam również wielkie kongresy. Przykładami takich hal są Hala widowiskowo-sportowa Atlas Arena Łódź na 13400 osób, nowo powstająca Hala widowiskowo-sportowa na granicy Gdańska i Sopotu - 12700 osób, Spodek Katowice – 11036 miejsc, Hala Widowiskowa Arena w Poznaniu – 7200 osób, Hala Torwar Warszawa – 4800 osób, Hala Oliwia w Gdańsku – 4500 a także Hala Ludowa – Hala Stulecia we Wrocławiu – na 4000 osób. Kolejne ‘pojemne’ obiekty to obiekty targowe. Targi nastawione są przede wszystkim na działalność wystawienniczą. Nowe obiekty targowe  mogą dziś pochwalić się specjalnie przygotowanymi salami konferencyjnymi, przy czym pomieszczenia takie mogą pomieścić konferencje maksymalnie na 200 osób. Zorganizowanie kilkutysięcznych kongresów jest tam również możliwe, jednak nie w czasie trwanie targów, ale w momencie, kiedy namioty stoją puste. Wtedy powierzchnia targowa przeistacza się w ogromną salę konferencyjną mogącą pomieścić kilka tysięcy osób.  Przykłady to MT Polska – 11000 oraz MTP Targi oraz Centrum Kongresowe Poznań – 10000 osób. Jednak nie zawsze obiekty, które na co dzień zajmują się czymś innym są w pełni przygotowane na zorganizowanie wielkiego kongresu. Mimo, że miejsca starczy dla wszystkich, mogą wystąpić niedociągnięcia w obsłudze imprezy. Istnieją także miejsca, które od początku do końca nastawione są na organizacje konferencji. Są to np. kompleksy wystawienniczo-konferencyjne jak Warszawskie Centrum EXPO XXI – 5000 osób, oraz sale kongresowe jak Centrum Konferencyjno - Kongresowe Fundacji Polska-Wiek XXI na 2500 osób.

autor: Paulina Król