Konferencje hybrydowe kiedyś i dziś, czyli o tym, jak pandemia COVID-19 zmieniła perspektywę

Rok 2020 przyniósł wiele zmian, również w zakresie organizacji spotkań biznesowych. Naszą codziennością stają się zarówno konferencje hybrydowe, jak i te w pełni online. O tym, jak zmieniło się podejście do nowej formy wydarzeń, pisze dyrektor sprzedaży i marketingu agencji ModraSova Alexandra Kunowska.

Jeszcze kilka lat temu konferencje hybrydowe były dla wielu zjawiskiem nieznanym. Ci zaś, którzy mieli z nim do czynienia, reagowali na nie na rozmaite sposoby. Dla niektórych wydarzenia te – choć ciekawie przeprowadzone i dające wiele możliwości interakcji pomiędzy uczestnikami – nie miały racji bytu ze względu na ograniczenie rzeczywistych kontaktów międzyludzkich. Dla innych natomiast konferencje hybrydowe były trafną odpowiedzią branży eventowej na nowe potrzeby człowieka w zmieniającym się świecie.

Parę lat temu trudno jednak było przewidzieć taki obrót spraw. Nastroje związane z ówczesnym novum w branży MICE były mieszane. Cofnijmy się o kilka lat i na konkretnym przykładzie zobaczmy, jaka zmiana zaszła w postrzeganiu konferencji hybrydowych.

Konferencja hybrydowa FRESH Conference 2017

Cztery lata temu, podczas międzynarodowych targów IBTM, Copernicus Toruń Hotel nawiązał kontakt z Meeting Design Institute z Belgii, czego efektem była możliwość współorganizacji konferencji hybrydowej FRESH. Wydarzenie to skupiało specjalistów z branży eventowej. Do Torunia przybyło wtedy 39 osób. W trakcie spotkań odbywających się równolegle w pięciu europejskich miastach (Londynie, Brukseli, Hadze, Lizbonie oraz Toruniu) uczestnicy rozważali sposoby udoskonalenia konferencji przy wykorzystaniu narzędzi technologicznych. Oceniano także efektywność usług eventowych z perspektywy globalnej.

Czołowi przedstawiciele branży MICE uczestniczyli we FRESH Conference nie tylko w celu wymiany cennych spostrzeżeń, ale również po to, aby doświadczyć nowego wymiaru eventów. Spotkanie odbywające się symultanicznie w różnych miastach było wtedy wciąż dla wielu osób czymś abstrakcyjnym. Tylko udział w tego typu wydarzeniu mógł pozwolić na jego pełne zrozumienie.

Konferencja FRESH przebiegła zgodnie z ustalonym harmonogramem. Organizatorzy musieli ściśle trzymać się wyznaczonego planu, aby połączenia między miastami następowały bez zakłóceń w odpowiednim czasie. Podczas prezentacji każdy uczestnik miał dostęp do mikrofonu i możliwość zabrania głosu. Ponadto w trakcie mówienia prelegenci byli rejestrowani przez kamery, dzięki czemu ich obraz pojawiał się na ekranach pozostałych osób. Urozmaiceniem wystąpień i debat były grupowe projekty oraz ankiety. Nad sprawnym przebiegiem całości czuwali moderatorzy.

Choć można uznać Fresh Conference za udane przedsięwzięcie, po jego zakończeniu wiele osób wciąż nie było przekonanych do takiej postaci eventu. Pojawiły się liczne głosy sugerujące, że rzeczywisty kontakt pomiędzy uczestnikami jest ciekawszy niż wirtualny. Nastawienie większości komentujących było naznaczone dystansem względem tej mało znanej i rzadko praktykowanej formy spotkań grupowych. Niektórzy zauważali słusznie, że taka formuła eventów jest dopiero w fazie rozwoju i wymaga jeszcze udoskonaleń. W tamtym czasie w Polsce mało która agencja eventowa posiadała zaplecze technologiczne umożliwiające przeprowadzenie konferencji hybrydowej. Toruńskie wydarzenie spotkało się zatem z licznymi wątpliwościami głównie z tego powodu, że trafiło na nieprzygotowany grunt.

Osoby zajmujące się na co dzień turystyką biznesową miały pewne zastrzeżenia wobec formy konferencji hybrydowych również ze względów finansowych i logistycznych. Wśród przedstawicieli branży hotelarskiej panowało przekonanie, że lepiej zrobić jeden duży event na 300 czy 500 osób niż więcej wydarzeń po 50 osób. Event managerowie uznali natomiast, że synchronizacja takiego wydarzenia pod kątem technicznym wymaga zbyt dużych nakładów pracy. Chociaż na świecie istniały już branże, w których taka forma eventu świetnie się sprawdzała, np. branża medyczna organizująca ogólnoświatowe kongresy lekarzy, w Polsce wciąż brakowało konferencjom hybrydowym rozgłosu, co prowadziło do mało entuzjastycznych reakcji.

Czarny łabędź a branża MICE

Kiedy nadeszła pandemia, a wraz z nią liczne restrykcje sanitarne, konferencje hybrydowe okazały się jedną z najbardziej odpowiednich formuł spotkań grupowych. Obecnie, 9 miesięcy po pierwszym lockdownie, agencje eventowe prześcigają się z ofertami prowadzenia wydarzeń w taki sposób, aby kontakty uczestników na żywo nie były konieczne. Proponowane są rozmaite rozwiązania m.in. spotkania w całości online poprzez aplikacje webowe oraz konferencje mieszane. Te ostatnie wyglądają najczęściej w taki sposób, że członkowie zarządu bądź managerowie spotykają się na żywo, pozostali pracownicy natomiast zostają w domach przed ekranami komputerów. Firmy wysyłają im niekiedy packed lunche, gifty oraz materiały szkoleniowe.

Niektórym taki sposób prowadzenia eventów może wydawać się tańszy niż organizacja tradycyjnego wydarzenia. Firma nie musi bowiem płacić za nocleg pracowników. Warto jednak spojrzeć na to z drugiej strony. Przeprowadzenie eventu przy użyciu zaawansowanych technologii może przewyższyć koszty zwykłej konferencji. Wiele zależy od tego, jak duże oczekiwania ma firma, dla której event będzie organizowany.

Pandemię koronawirusa można z pewnością nazwać czarnym łabędziem, czyli niespodziewanym wydarzeniem oddziałującym negatywnie na gospodarkę i społeczeństwo. W ciągu ostatnich trzech lat technologia bardzo się rozwinęła. Dziś, kiedy wzrosła potrzeba spotkań grupowych w formie zdalnej lub częściowo zdalnej, organizatorzy wydarzeń mają odpowiednie narzędzia do tego, aby ją zaspokoić. Konferencje hybrydowe nie są już dłużej postrzegane jako zjawisko, które raczej się nie przyjmie. Praktyka pokazała, że, jeżeli sytuacja tego wymaga, ludzie są w stanie przyzwyczaić się do tego, do czego dawniej podchodzili z rezerwą.

Co przyniesie przyszłość?

Trudno przewidzieć, jak długo będzie dominowała zdalna lub częściowo zdalna forma eventów. Nie wiadomo także, co się stanie, kiedy pandemia się skończy. Czy wrócimy do tradycyjnych spotkań?

A może pozostaniemy przy formule konferencji hybrydowych? Oczywiście branża eventowa marzy o powrocie do realiów z przed pandemii, ale co na to firmy, które zamawiają eventy? Na pytanie, jaka będzie przyszłość branży eventowej, nie mam na ten moment jednoznacznej odpowiedzi. Mogę prognozować, „gdybać”, ale pewności nie ma…

Z tego miejsca życzę całej branży MICE wytrwałości i kreatywności w tym niezwykłym dla nas czasie. Dbajmy o siebie i wspierajmy się wzajemnie.