Nowe narzędzia, wciąż wysoki prestiż. Duże kongresy naukowe przenoszą się do świata online

Wybuch pandemii COVID-19 całkowicie zmienił formę spotkań oraz pracy, do której byliśmy przyzwyczajeni. Wraz z koniecznością przystosowania się do nowych warunków pojawiły się też pytania: czy w świecie pełnym obostrzeń można z powodzeniem kontynuować współpracę międzynarodową, dzielić się wynikami pracy, wymieniać opinie? Czy możliwe jest przygotowanie konferencji, w której udział weźmie kilkaset osób z różnych stref czasowych, oraz zapewnienie w dalszym ciągu wysokiego poziomu merytorycznego spotkania? Katarzyna Wejsis oraz Norbert Karczmarczyk z Nobell Congressing, odpowiedzialni za organizację w formule online tegorocznej, szóstej edycji IAHR Europe Congress Warsaw 2020, zapewniają, że tak.   

Jedną z pierwszych reakcji na wprowadzone w marcu 2020 roku obostrzenia związane z pandemią było odwoływanie wszelkich konferencji i imprez. Targi, kongresy oraz eventy były pospiesznie przekładane najpierw o kilka miesięcy, następnie na jesień, wreszcie na 2021 rok. Termin zakończenia ograniczeń dotyczących organizacji konferencji wciąż był przesuwany, a przedłużająca się sytuacja zawieszenia wymagała podjęcia decyzji. Czy rezygnować, aż do czasu zakończenia pandemii, przesuwać termin konferencji na później, czy szukać nowej formy spotkań? Wielu organizatorów konferencji zmaga się z tą kwestią również i dziś.

Lepsze czasy na... nowoczesne rozwiązania

Przed wybuchem pandemii tylko nieliczni podejmowali się próby wyjścia poza dobrze znane i sprawdzone scenariusze spotkań. Konferencje hybrydowe oraz online były stosunkową rzadkością i wciąż brakowało bodźca do wypróbowania innych rozwiązań. Paradoksalnie właśnie okres obostrzeń zachęcił do przeprowadzania eksperymentów na tym polu i przekonania się, że formuła online wcale nie umniejsza rangi wydarzenia.

Zwłaszcza że z organizacją kongresów naukowych nie warto czekać. Przekładanie terminu nawet o pół roku czy rok utrudnia rozwój i zaplanowane działania pracownikom naukowym. W międzyczasie dobiegają końca terminy pozyskanych grantów, istnieje ryzyko, że zgłoszony wcześniej temat i wyniki badań mogą się zdezaktualizować, a co za tym idzie – konieczna będzie podmiana materiałów i abstraktów, co podnosi koszty oraz jest czasochłonne. Tryb online pozwala na dochowanie ustalonych terminów i realizację wcześniej założonych celów.

O konferencji naukowej organizowanej zdalnie należy myśleć już nie jako o chwilowym środku zaradczym, lecz jako o nowoczesnym rozwiązaniu, które od dawna jest praktykowane i ulepszane na świecie i które – także po zakończeniu pandemii COVID-19 – pozostanie i będzie stosowane z wyboru. Międzynarodowe konferencje naukowe organizowane w tej formie dają wyjątkową możliwość podzielenia się wynikami swoich badań z szerokim gronem odbiorców-specjalistów. Oficjalne zamknięcie konferencji nie oznacza zakończenia wydarzenia i dzielenia się wiedzą. Na platformie pozostaje dostępna bogata baza danych: wyniki badań, nagrania prelekcji czy sesje posterowe. Można z niej korzystać także po formalnym zakończeniu kongresu, skontaktować się z autorem abstraktu, wziąć udział w panelu dyskusyjnym, o ile taki jest zaplanowany.

Czy warto czekać z organizacją takiego wydarzenia? Katarzyna Wejsis, Senior Meeting Planner z firmy zajmującej się profesjonalną organizacją konferencji i eventów Nobell Congressing, twierdzi, że nie. – Dzięki akcji powszechnych szczepień z czasem zmniejszone zostaną ograniczenia w liczbie uczestników spotkań. Myślę jednak, że międzynarodowe kongresy naukowe powrócą jako jedne z ostatnich. Ich uczestnikami są uznani naukowcy z dużym dorobkiem oraz wieloletnim stażem naukowym, którzy często należą do grup szczególnie narażonych na zakażenie. Macierzyste uczelnie oraz instytucje naukowe – w trosce o ich bezpieczeństwo – często odradzają wyjazdy służbowe oraz uczestnictwo w konferencjach z udziałem dużej liczby osób. W mojej opinii taka sytuacja może potrwać nawet do końca 2022 roku. Nie oznacza to jednak, że nastał czas stagnacji. Właśnie teraz warto spróbować nowej formy spotkań, bezpiecznej dla wszystkich uczestników – dodaje Katarzyna Wejsis.

Konferencja online czy hybrydowa?

Jaką formę spotkania zatem wybrać? Czy zdecydować się na konferencję hybrydową, czy jednak całkowicie przenieść wydarzenie do Internetu?

Konferencja hybrydowa łączy wystąpienia na żywo, w których uczestniczy ograniczona liczba osób, oraz online – wydarzenie jest bowiem jednocześnie streamingowane na platformę, której użytkownicy mogą obserwować przebieg konferencji, przesyłać pytania. Pozwala choć w pewnym stopniu na spotkania osobiste, nawiązanie nowych kontaktów, obejrzenie obiektu.

Organizacja konferencji hybrydowej wiąże się jednak z pewnymi uciążliwościami. Trudno jest bowiem przewidzieć na etapie oferowania uczestnikom udziału stacjonarnego oraz online, ile osób zdecyduje się na który wariant. W związku z tym niełatwo jest oszacować wstępne koszty, które będą wiązały się z organizacją, a co za tym idzie – wysokość budżetu na wydarzenie, jakim będziemy dysponować. Dobrze jest też zwrócić uwagę na kwestię wysokości opłat: wprowadzenie dwóch stawek – niższej, dla uczestników online, oraz wyższej – dla osób biorących udział stacjonarnie, może zniechęcić zainteresowanych drugą opcją, którzy dodatkowo muszą ponieść koszt dojazdu, zakwaterowania w miejscu konferencji i wyżywienia. Może to zaowocować mniejszą liczbą chętnych na udział stacjonarny, co skomplikuje organizację i zakładane szacunki. Nie zapominajmy też o konieczności zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom i uczestnikom sesji, które odbywają się stacjonarnie. Trzeba zatem wziąć pod uwagę, że decydując się na wariant hybrydowy, przygotowujemy de facto i realizujemy dwa wydarzenia, które rządzą się własnymi prawami.

Trudność ta nie występuje, gdy od początku decydujemy się na konferencję online. Od momentu ogłoszenia jej terminu zasady udziału są znane wszystkim potencjalnie zainteresowanym osobom. Przykład IAHR Europe Congress Warsaw 2020 pokazuje, że liczba uczestników przy zmianie formy konferencji ze stacjonarnej na online nie uległa zmianie – zarówno w latach poprzednich, jak i w tegorocznej edycji online udział wzięło 500 osób, sesje na żywo oglądało średnio 150 widzów. Przeniesienie do Internetu nie oznacza również zmniejszenia prestiżu wydarzenia. Wręcz przeciwnie – pozwala ono na udział w kongresie większej liczbie osób, które w przypadku stacjonarnej formy być może nie mogłyby uczestniczyć. Znika także problem różnicy stref czasowych – do nagranych sesji można wracać w dogodnym momencie. Uniezależnienie od tego czynnika przekłada się też na skalę wydarzenia – w tegorocznym kongresie IAHR uczestniczyli przedstawiciele aż z 52 krajów. Konferencje online pozbawiają jednak możliwości poznania osobistego, choć w pewnym stopniu rekompensują ten fakt funkcje, w jakie wyposażone zostały profesjonalne platformy streamingowe.

Jak zorganizować profesjonalną konferencję online?

Szybko okazało się, że do przygotowania konferencji online na dużą skalę nie wystarczy znajomość popularnych platform jak ZOOM czy Cisco Webex. Podczas renomowanych wydarzeń nie ma miejsca na przełączanie się między mówcami, odpowiadanie na pytania, które pojawiają się na czacie. Jest to w pełni nowoczesna forma komunikacji, która nie kończy się z ostatnim panelem oraz podsumowaniem. Kto i co jest potrzebne do jej prawidłowej realizacji?

1. Organizator

Przygotowanie dużych, specjalistycznych konferencji wymaga doświadczenia i odpowiedniej wiedzy. Znajomość danego środowiska, umiejętność przewidywania potrzeb oraz ewentualnych komplikacji, wiedza techniczna, która pozwoli na czuwanie nad właściwym przebiegiem spotkania, a także sieć kontaktów do sprawdzonych podwykonawców – to wszystko przesądza o (nie)powodzeniu przedsięwzięcia. Warto zaufać wyspecjalizowanej firmie, która ma know-how i wie, jak zaplanować konferencję. A nawet więcej – rozumie pracę swoich podwykonawców, posiada odpowiednie kompetencje w realizacjach audiowizualnych, zna się na technice połączeń oraz ustawień, potrafi śledzić pracę techników oraz sugerować im optymalne rozwiązania.

– Profesjonalny organizator międzynarodowych konferencji online wiedząc, na jakie problemy może natrafić prelegent, potrafi poprowadzić go za rękę, sprawić, że ktoś, kto nie ma zaawansowanej wiedzy technicznej, będzie czuł się pewnie i poradzi sobie podczas nagrania lub spotkania na żywo – mówi Norbert Karczmarczyk, Prezes Zarządu Nobell Congressing. – Podczas realizacji konferencji online nie ma miejsca na powtórki i korekty. Wszystkie działania muszą zostać rozplanowane z dużym wyprzedzeniem.

2. Platforma

Międzynarodowe kongresy naukowe wymagają odpowiedniej przestrzeni, która pozwoliłaby na jednoczesny udział w wydarzeniu wielu uczestnikom, wygodnej w obsłudze platformy, na której można zamieścić wyniki badań, a także za pośrednictwem której możliwa będzie wymiana doświadczeń oraz kontaktów. Platforma do konferencji online powinna być też intuicyjna w obsłudze i atrakcyjna wizualnie. Będzie miejscem, w którym osadzony zostanie content oraz streaming. Ważne, aby te informacje znalazły się pod JEDNYM adresem, tj. aby w jednym miejscu uczestnicy mogli się zarejestrować na wydarzenia, złożyć swój abstrakt, znaleźć wszystkie informacje organizacyjne, obejrzeć sesje na żywo czy dołączyć do spotkań dla sesji tematycznych.

– Przez cały poprzedni rok obserwowaliśmy, w jaki organizatorzy radzili sobie z przeniesieniem konferencji naukowych do świata wirtualnego. Szukaliśmy alternatywy dla sposobu, w jaki spotkania naukowe online były dotychczas realizowane, tj. oddzielnej strony www, osobnych systemów do rejestracji i składania abstraktów, i wreszcie – jeszcze innej platformy dla realizacji spotkania. Zebraliśmy naszą wiedzę o dostępnych systemach i oprogramowaniu, aby stworzyć z nich własny, obejmujący wszystkie aktywności kongresowe system, który zapewni możliwie najłatwiejsze i najbardziej intuicyjne środowisko uczestnictwa – mówi Norbert Karczmarczyk.

Na platformie opracowanej przez Nobell Congressing, w jednym miejscu, pod jednym adresem URL, poza informacyjną stroną www z formularzami do rejestracji i składania abstraktów, zaplanowane zostanie również miejsce na:

- sesje live

Obejmują one: keynote / plennary lectures – wystąpienia przygotowane w formie profesjonalnej realizacji tv, wraz z połączeniami i prezentacją online na głównej scenie oraz sesje równoległe bądź tematyczne, które prowadzone są w formie sesji Q&A lub dyskusji do prac z danej sesji za pośrednictwem platform do spotkań online, np. ZOOM, Microsoft Teams czy LiveWebinar. Uczestnicy konferencji mogą wcześniej zapoznać się z posterami i prezentacjami ustnymi udostępnionymi na stronie. Chętnie wybieranym przez autorów (tzw. chairmen) rozwiązaniem jest też krótkie wprowadzenie – pitch presentation – poprzedzające dyskusję.  

- nagrane prezentacje ustne (pre-recorded presentations)

Na platformie wydzielona zostaje podstrona z nagranymi z wyprzedzeniem prezentacjami ustnymi wraz z komentarzem (oral presentations). W tej sekcji znajdą się wszystkie zaakceptowane prace z treścią abstraktu i linkiem do nagrania.

- postery

Na osobnej podstronie platformy zebrane zostaną wszystkie przyjęte prace z treścią abstraktu oraz linkiem do pliku PDF.

Organizator konferencji ma wpływ na konfigurację platformy. Wspólnie z meeting plannerem ustala jej zawartość, stronę graficzną i szczegóły, np. czy prelegenci skorzystają z ustalonych wzorów posterów, czy też przesyłają autorskie.

Platforma do konferencji online jest otwarta nie tylko podczas konferencji. Po zakończeniu wydarzenia uczestnicy mogą w pełni korzystać z zasobów na niej zamieszczonych, np. książki abstraktów, kontaktów do ich autorów, nagrań prelekcji, posterów i prezentacji.  Poprzez platformę uczestnicy będą mogli obejrzeć wystąpienia na żywo, wziąć udział w webinarach, przesłać pytania do prelegenta, na które odpowie on podczas panelu dyskusyjnego. Konferencja online nie oznacza zamknięcia się na reakcje obserwatorów – nadal może być realizowana idea dzielenia się doświadczeniem i uwagami w czasie rzeczywistym.

3. Wykonawca do realizacji TV

Firm, które podejmą się transmisji online, zajmą się streamingiem, webinarami, eventami – na rynku jest wiele. Jeśli korzystamy ze wsparcia agencji profesjonalnie organizującej konferencje online, warto polegać na jej kontaktach do firm, z którymi realizowała już projekty. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której usługa nie zostanie do końca wykonana zgodnie z naszymi założeniami. Przed podjęciem decyzji o współpracy warto zapytać o referencje, obejrzeć dokumentację z realizacji, ocenić, czy podoba nam się finalny efekt. Jeżeli mamy pomysły na nowe funkcje – o możliwość ich wdrożenia pytajmy już na początku. Ważne jest obustronne zrozumienie i zaufanie do specjalistów.

Dużą część tej odpowiedzialności przejmie za nas firma organizatorów konferencji online, która znając specyfikę pracy zarówno klienta, jak i wykonawców realizacji TV, będzie potrafiła przekazać wizję jednej strony drugiej. Profesjonalni organizatorzy, którzy na co dzień mają do czynienia z realizacjami audiowizualnymi, potrafią przełożyć potrzeby organizacyjne na realizację techniczną i być prawdziwym partnerem, a nie tylko zleceniodawcą wobec firmy zajmującej się streamingiem.

4. Prowadzenie sekretariatu
 
Firma, która będzie odpowiedzialna za prowadzenie sekretariatu konferencji, w ustalonym terminie prześle zaproszenia, będzie regularnie odpowiadać na nadsyłaną korespondencję, pozostanie w stałym kontakcie z mówcami i uczestnikami. Realizacja tej usługi na wysokim poziomie jest bardzo ważna, ponieważ często jest to pierwszy kontakt osoby zainteresowanej udziałem w konferencji i pierwsze wrażenie, jakie odniesie, może zaważyć na ogólnej ocenie wydarzenia.

5. Inne usługi administracyjne

Zakres zleconych zadań administracyjnych obejmuje 2-stopniową rejestrację: wstępną (pre-registration) po wypełnieniu przez zainteresowanych udostępnianego formularza, oraz ostateczną (final registration)  już po otrzymaniu wpłaty. Zleceniobiorca pilnować będzie przestrzegania zgód, które wynikają z przepisów RODO, w porozumieniu z organizatorem konferencji opracuje Politykę prywatności (Privacy policy), ustali sposoby płatności oraz zajmie się fakturowaniem. Będzie odpowiadać także za proces zbiórki zaakceptowanych abstraktów.

6. Speaker management

Termin speaker management oznacza całościowe przygotowanie prelegentów do wystąpienia. Sporządzenie i przeprowadzenie instruktażu, omówienie działania platformy, odbycie prób przed finalnym wystąpieniem. Opieka organizatora jest tu nieodzowna, zwłaszcza w przypadku osób, które wcześniej nie miały doświadczenia w wystąpieniach na konferencjach przez Internet.

7. Miejsce

Planując międzynarodową konferencję online, w trakcie której odbędą się sesje live, należy wybrać miejsce, w którym zasiądą prelegenci i z którego wydarzenie będzie rejestrowane oraz udostępniane na platformie. Można skorzystać z oferty wielu obecnych na rynku firm, które udostępniają studia eventowe ze scenami i profesjonalnym wyposażeniem.

Dobrze jest mieć jednak przy tym na uwadze perspektywę przyszłego prelegenta. Studio do realizacji online zazwyczaj funkcjonuje jako tzw. green room. Zaproszeni goście zamiast w sali konferencyjnej, ze sceną, z mównicą i przed publicznością, przemawiać mają w niemal pustej przestrzeni, której centrum stanowi zielone tło. U nieprzyzwyczajonych do takich miejsc prelegentów może wywoływać to poczucie dyskomfortu i utrudnić wystąpienie. Dlatego warto pomyśleć też o innym rozwiązaniu, jakim jest wykorzystanie w funkcji studia siedziby organizatora konferencji, z której nadawana będzie sesja na żywo. Wspomniany już wcześniej 6th IAHR Europe Congress odbywał się w studiach zorganizowanych w Pałacu Staszica Polskiej Akademii Nauk, a także w stacjach PAN w Berlinie, Wiedniu i Brukseli oraz na Uniwersytecie w Sheffield w Wielkiej Brytanii. Zrealizowanie sesji w siedzibie własnej instytucji lub organizacji pozwoli nie tylko na zmniejszenie kosztów wydarzenia, ale przede wszystkim jest doskonałą okazją na promowanie jednostki. Decydując się na ten wariant, uczestnikom wydarzenia nadal pozostawiamy wybór pomiędzy występem na żywo, na scenie w siedzibie organizatora, o ile mogą i chcą przyjechać osobiście, a dołączeniem do wydarzenia całkowicie online. Pokazanie reprezentacyjnej przestrzeni, w której się pracuje, bez wątpienia podnosi prestiż kongresu. A o odpowiednie wyposażenie techniczne obiektu zadba firma organizująca wydarzenie. 

IAHR Europe Congress Warsaw 2020

Jeśli zaangażujemy firmę, która specjalizuje się w organizacji konferencji online, większość z wymienionych usług – kwestie związane z wyborem i dostosowaniem platformy, znalezieniem podwykonawców, poprowadzeniem sekretariatu i przygotowaniem mówców – możemy zlecić właśnie jej. Pozwoli to na oszczędzenie czasu i środków oraz uproszczenie organizacji.

Ile kosztuje organizacja międzynarodowego kongresu naukowego w formule online?

Kompleksowe przygotowanie konferencji online o międzynarodowym zasięgu zajmuje 12-18 miesięcy. Na finalną cenę przygotowania takiego wydarzenia ma m.in. wybór podwykonawców, stopień złożoności platformy, liczba uczestników.

Jak dużym budżetem trzeba dysponować, jeśli przygotowanie wydarzenia na kilkuset uczestników rozpoczynamy z półtorarocznym wyprzedzeniem? Usługi administracyjne (rejestracja uczestników, obsługa płatności, e-mailowa) za cały ten okres wyniosą 15-20 tys. zł. Koszt udostępnienia i skonfigurowania platformy to ok. 5-15 tys. zł. Stawka za stworzenie przez wyspecjalizowaną firmę organizacyjną programu konferencji online, który zapewni prezentację i transfer treści (wraz z zebraniem nadsyłanych przez uczestników materiałów, osadzaniem ich w programie) zaczynają się od 25 tys. zł. Wynagrodzenie dla firmy organizującej – od 15 tys. zł. Natomiast koszt realizacji wydarzenia online będzie wypadkową liczby:

• speakerów na żywo (którzy wymagają przygotowania),
• uczestników,
• dni konferencji,
• sesji profesjonalnych.

Ceny zaczynają się od ok. 10 tys. zł za dzień konferencji. Do tej kwoty należy dodać jeszcze koszt streamingu video.

Na każdym etapie realizacji organizator konferencji ma wgląd do informacji o aktualnym stanie wydatków i pozostałych środkach. Dzięki temu może na bieżąco reagować i podejmować decyzje. Po zakończeniu wydarzenia otrzymuje z kolei szczegółowy raport oraz rozliczenie.

Czy online ma szansę stać się konkurencją dla offline? Jeszcze kilka lat temu zainteresowanie inną niż klasyczna formą konferencji naukowej było niewielkie, choć systemy były dostępne już wówczas. Obecnie organizatorzy coraz chętniej sięgają po nowoczesne narzędzia, które pozwolą na dostosowanie potrzeb zawodowych do aktualnych możliwości. Uczymy się je udoskonalać i realizować za ich pomocą ważne cele: dzielenie się wiedzą, prezentację nie tylko osiągnięć, ale również macierzystych instytucji. Utrzymanie, a nawet wzrost liczby zainteresowanych udziałem osób pokazuje, że obrana droga jest dobra i ma przyszłość.