Outside the box czy inside the box, czyli jak powstają najlepsze pomysły?

Czy powinniśmy tworzyć wydarzenia, korzystając z dobrze znanych schematów, czyli myśląc "inside the box", czy może lepiej wyjść poza utarte ścieżki i działać "outside the box"? Eliza Kozica, Director of Business Development w Idea Profit Sp. z o.o., o tym, jak znaleźć równowagę między efektywnością a innowacyjnością.

Czym jest pomysł?

Każde udane wydarzenie zaczyna się od pomysłu. Pomysł to myśl, koncepcja, sposób na rozwiązanie problemu lub wykonanie zadania. Może przybierać różne formy – od prostych idei po skomplikowane plany. Aby jednak pomysł był skuteczny, powinien łączyć w sobie:

•          Innowacyjność – nowe podejście do tematu,
•          Oryginalność – wyróżniające się rozwiązania,
•          Praktyczność – możliwość realnego wdrożenia.

Kluczem do sukcesu jest znalezienie takiego pomysłu, który nie tylko zachwyci uczestników, ale też będzie możliwy do realizacji zarówno pod kątem technicznym, jak i budżetowym.

Event jak pizza – inside the box

Wyobraźmy sobie klasyczną margheritę. Proste składniki, ale wysokiej jakości, znane proporcje i pewność, że każdemu będzie smakować. To klasyk – bezpieczny wybór, który zawsze się sprawdza. Nie zaskakuje i stanowi wygodny wybór. Ponadto składa się z niewielu składników, które jednak gwarantują doskonały efekt, jednocześnie skracając czas przygotowania.

Margherita to event jak z podręcznika – oparty na sprawdzonym scenariuszu, znanych rozwiązaniach, strukturach i formatach. To myślenie inside the box, praca z ustalonymi wzorcami i schematami, które dają pewność w planowaniu. To również bezpieczne scenariusze, które wszyscy znają i lubią. Margherita oznacza wybór maksymalizacji efektywności i prostoty rozwiązań. To korzystanie z dobrze znanych narzędzi i technik, dzięki czemu pomysły są łatwe do realizacji, ponieważ bazują na sprawdzonych doświadczeniach.

Myślenie inside the box nie wykracza poza ramy, ale pozwala efektywnie i przemyślanie je wykorzystać. Wymaga solidnych umiejętności, lecz jednocześnie jest przewidywalne i rzadko zachwyca czymś nowym. Może nawet prowadzić do efektu Dnia Świstaka – sprawdzone składniki i metody zapewniają zadowalające rezultaty, ale niekoniecznie coś wyjątkowego. Margherita jako klasyk gastronomiczny jest świetna, ale jeśli podobne podejście zastosujemy do tworzenia wydarzeń, istnieje ryzyko ograniczenia kreatywności i innowacyjności.

Czy to złe podejście? Nie! Wręcz przeciwnie – czasami to najlepsza opcja, szczególnie jeśli zależy nam na precyzyjnym i bezbłędnym wykonaniu.
Outside the box – kiedy warto przełamać schematy?

Czasami warto jednak zastanowić się, jak wzbogacić nasze eventy o nowe „smaki”, które wzmocnią doświadczenia uczestników. Czasem warto przełamać ograniczenia, podjąć inicjatywę i otworzyć pudełko – zyskać dostęp do rozwiązań i możliwości, które wcześniej wydawały się nieosiągalne. To pozwala eksplorować innowacyjne podejścia, podejmować inne decyzje i korzystać z nowych zasobów.

To właśnie jest outside the box – kreatywność, otwartość na innowacje i elastyczność. Świadome wychodzenie poza schematy, by odkrywać nowe możliwości i tworzyć unikalne, angażujące wydarzenia.

Outside the box jest zachętą do wyjścia poza konwencjonalne myślenie inside the box i otwarcia się na kreatywność oraz innowacje. Takie podejście prowadzi do nowych, unikalnych rozwiązań, inspiruje do generowania pomysłów i tworzenia bardziej angażujących wydarzeń. Skupia się na otwartości na nowe technologie, metody i podejścia, które wzbogacają doświadczenia uczestników. Jest też zgodne z zasadami “zwinnego myślenia” – agile – umożliwia elastyczną adaptację do dynamicznie zmieniających się warunków, co w branży eventowej jest niezwykle istotne.
To także spojrzenie z szerszej perspektywy, oparte na pracy interdyscyplinarnych zespołów, które łączą ludzi o różnorodnych kompetencjach, stylach myślenia i doświadczeniach. Dzięki temu każdy wnosi unikalny wkład w proces twórczy.

Dodatkowo, myślenie outside the box czerpie inspiracje z innych dziedzin – nie tylko z eventów, ale także z literatury, sztuki, kultury, nauki, a nawet przyrody. To pozwala na odkrywanie nowych możliwości i budowanie wydarzeń, które zaskakują, angażują i inspirują. Outside the box w eventach jest jak tworzenie autorskiej pizzy – eksperymentowanie ze składnikami, których smaków jeszcze nie znamy, ale które mogą stworzyć niezapomniane doświadczenie.

To podejście pozwala na organizowanie wydarzeń zaskakujących dla uczestników i jednocześnie inspirujących dla event managerów. Wymaga otwartości, kreatywności oraz gotowości do wyjścia ze strefy komfortu. To także eksploracja niestandardowych trendów, które rzadko pojawiają się w eventach, ale mają ogromny potencjał. Przykładem może być wielozmysłowość, np. kolacja w ciemności, gdzie goście zamiast wzroku angażują dotyk, węch i smak, co intensyfikuje ich doświadczenia.

Podobnie jak w kulinariach, w eventach można „doprawiać” klasyczne formaty nieoczywistymi elementami – tak jak dodanie do pizzy karmelizowanej cebuli czy wasabi. Kluczem jest otwartość na nowe rozwiązania i odwaga w ich wdrażaniu. Możemy zastępować na przykład standardowe formuły wypowiedzi bardziej dynamicznymi.

Jeśli chodzi o outside the box, to jest to także sztuka komponowania smaków. Tak jak w pizzy, tak samo w projektowaniu eventów kluczowe jest harmonijne i spójne zestawienie elementów. Każdy składnik – od wyboru tematu, przez catering, aż po branding wydarzenia – powinien ze sobą współgrać, tworząc przemyślaną i angażującą całość. Zamiast standardowych paneli dyskusyjnych – Pecha Kucha czy fishbowl. Zamiast klasycznych form cateringu – menu inspirowane książką kucharską Wiedźmina albo desery w kształcie oka na konferencji okulistycznej. Zamiast typowych scenariuszy – interaktywne formaty, jak zaproszenie uczestników do przebrania się za postaci historyczne, co może zmienić konferencję w pojedynek Marie Curie vs. Albert Einstein o tytuł największego innowatora.

Inside vs. Outside the box – kluczowe różnice

Czy te podejścia są przeciwstawne? Tak, zdecydowanie. Różnią się w wielu aspektach, które warto przeanalizować.

1. Podejście do rozwiązywania problemów

Inside the box opiera się na sprawdzonych schematach i tradycyjnych rozwiązaniach. To działanie według znanych wzorców, które dają przewidywalne rezultaty. Z kolei outside the box zachęca do łamania reguł, przekraczania konwencji i poszukiwania nowych ścieżek. To eksplorowanie nieoczywistych rozwiązań i myślenie poza utartymi schematami.

2. Wykorzystanie zasobów

Podejście inside the box koncentruje się na maksymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów w tradycyjny sposób, co zapewnia stabilność i efektywność. Natomiast outside the box to eksperymentowanie i szukanie nietypowych rozwiązań – jak na przykład zaproszenie lokalnych artystów do współpracy czy organizacja wydarzenia w nieoczywistych lokalizacjach, takich jak odrestaurowane kościoły czy opuszczone lotniska.

3. Kreatywność vs. rutyna

To jak porównanie klasycznej margarity – prostej, ale sprawdzonej – z autorską pizzą, w której testujemy nowe składniki, np. zastępując mozzarellę kozim serem czy pomidorowy sos barbecue. Inside the box prowadzi do solidnych, lecz przewidywalnych rezultatów, które mogą nie wyróżniać się na tle konkurencji. Outside the box to natomiast przestrzeń do eksperymentowania i tworzenia wydarzeń, które zostają w pamięci uczestników.

4. Zarządzanie ryzykiem

Inside the box to bezpieczne ramy i strategie minimalizujące ryzyko, ale też ograniczające oryginalność. Outside the box traktuje ryzyko jako część procesu kreatywnego – otwiera na nowe technologie, niestandardowe podejścia i innowacyjne rozwiązania.

5. Zaangażowanie uczestników

Inside the box często prowadzi do jednostronnej komunikacji – organizatorzy przekazują treści, a uczestnicy pełnią rolę biernych odbiorców. Outside the box to interakcja i aktywne uczestnictwo – inspirowanie, angażowanie i tworzenie doświadczeń. To różnica między pokazem kulinarnym, gdzie szef kuchni przygotowuje pizzę na oczach widzów, a warsztatami kulinarnymi, podczas których uczestnicy sami eksperymentują i uczą się w praktyce.

Jak połączyć inside the box i outside the box? 

Czy te podejścia rzeczywiście są przeciwstawne, czy można je połączyć? Można. Tak jak margherita może być doskonałą bazą dla różnorodnych wariacji, tak i te dwa style myślenia mogą się wzajemnie uzupełniać w procesie projektowania eventów. Klucz tkwi w odpowiednim balansie oraz strategii ich wykorzystania.

Inside the box stosujemy zazwyczaj na początku procesu planowania wydarzenia – w fazie analizy i rozpoznania. To moment, w którym określamy kontekst, definiujemy potrzeby użytkowników i precyzujemy cele eventu. Dopiero później, na etapie generowania pomysłów, wkracza outside the box, pozwalając na swobodną eksplorację i tworzenie koncepcji, które wzbogacą doświadczenia uczestników.

Jak to połączyć? Można stosować outside the box w fazie kreatywnej, ale jednocześnie korzystać z technik oceny ryzyka charakterystycznych dla inside the box. Można także tworzyć elastyczny plan – oparty na solidnych fundamentach (inside the box), ale zawierający przestrzeń na dynamiczne dostosowywanie się do reakcji uczestników i zmieniających się okoliczności.

Inside the box to także kontrola nad procesem i rozwijaniem pomysłów – jak dbanie o odpowiednie proporcje w tworzeniu pizzy. Outside the box natomiast pozwala na eksperymentowanie ze smakami i testowanie nowych wariantów. Ostatecznie, połączenie tych dwóch podejść daje nam najlepsze rezultaty w projektowaniu wydarzeń – zapewnia stabilność, a jednocześnie otwiera przestrzeń na innowacje.

Małe zmiany – wielkie doświadczenia

O czym musimy pamiętać? Przede wszystkim o tym, że w organizacji eventów pomysły, które były outside the box, z biegiem czasu stają się inside the box. Innowacyjne koncepcje, które przełamywały schematy, po pewnym czasie stają się standardem branżowym. To skłania nas do ciągłego poszukiwania nowych, bardziej kreatywnych rozwiązań.

Dlatego warto regularnie przeglądać pomysły, analizować, czy są zgodne z trendami i nadal wnoszą wartość dla uczestników. Inside the box pomaga nam w tej analizie, ale outside the box pozwala zbierać feedback i ulepszać eventy z edycji na edycję. Co ważne, to, co dla jednej grupy jest standardem, dla innej może być innowacyjne – wszystko zależy od odbiorców.

W łączeniu tych podejść pomagają techniki kreatywne:

• SCAMPER (akronim pochodzący od angielskich słów oznaczających zamianę jakiegoś elementu naszego pomysłu na inny pomysł, łączenie, zmianę zastosowania, eliminacje lub odwrócenie. To technika oparta na adaptacji i eksploracji pomysłów.
• 6-3-5 – metoda, w której 6 osób generuje 3 pomysły w 5 minut, dając łącznie 108 koncepcji w pół godziny.
• Piramida skojarzeń – dynamiczna metoda, w której zestawiamy losowe słowa, tworząc nowe skojarzenia i innowacyjne rozwiązania.

Przykłady? Uwzględnienie kolorystyki marki w cateringu, użycie machiny Goldberga do analizy ról zespołowych czy bufet w stylu kinderparty dla firmy wprowadzającej produkt dla dzieci.

Małe zmiany mogą budować wielkie doświadczenia. Outside the box nie zawsze oznacza rewolucję – czasem to ewolucja. Wystarczy wprowadzenie drobnych elementów, które całkowicie zmieniają odbiór wydarzenia.

To może być self-check-in z QR-kodem zamiast standardowej rejestracji, nowatorskie sposoby angażowania uczestników, czy nietypowe podejście do przestrzeni eventowej. Kluczowe jest zrozumienie potrzeb organizatora i uczestnika – to one wyznaczają kierunek zmian.

Wykraczanie poza standardy pozwala tworzyć eventy, które nie tylko zapadają w pamięć, ale stają się punktem odniesienia w branży. Dlatego następnym razem, planując wydarzenie, pozwólcie sobie na odrobinę ekstrawagancji. Bo jak mówią – życie jest za krótkie na nudną pizzę i na nudne eventy! 

Artykuł powstał na podstawie prelekcji wygłoszonej podczas Forum Branży Eventowej 2025.