Trzecia edycja Meetings Week Poland za nami

Pięć dni konferencji i szkoleń, setki specjalistów branży spotkań, godziny networkingu, wymiana niezliczonych doświadczeń i obserwacji w przerwach lunchowych i kawowych – za nami trzecia edycja Meetings Week Poland w Warszawie.

Trzecia edycja największej konferencji branży spotkań – Meetings Week Poland odbyła się w dniach 16-20 marca w Centrum Konferencyjnym Stadionu Narodowego w Warszawie. Została zorganizowana przez najważniejsze stowarzyszenia branżowe: Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel - tegorocznego koordynatora wydarzenia (zobacz), Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce" (zobacz), Stowarzyszenie Branży Eventowej  (zobacz), Poland Convention Bureau POT (zobacz), Międzynarodowe Stowarzyszenie Organizatorów Spotkań MPI Poland Club (zobacz), we współpracy z redakcjami The Warsaw Voice oraz portalu MeetingPlanner.pl i Szkołą Główną Turystyki i Rekreacji.  

W poniedziałek, pierwszego dnia Meetings Week odbyła się konferencja Poland – Meetings Destination. W całodniowym spotkaniu (na początku) wzięli udział politycy - Tomasz Jędrzejczak, (podsekretarz stanu, Ministerstwo Sportu i Turystyki), Ireneusz Raś (przewodniczący sejmowej komisji ds. Kultury Fizycznej Sportu i Turystyki) oraz Michał Olszewski (wiceprezydent m.st. Warszawy). Podobnie jak w ubiegłym roku wyrazili słowa wsparcia dla idei wspierania turystyki biznesowej.

Podczas prezentacji i dyskusji poruszano zagadnienia opłaty turystycznej, która miałaby być przeznaczona na wspieranie promocji miast. Zagraniczni goście (Tom Hulton, Director of International Relations, IMEX; Marc Horsmans, Manager Business Marketing, Amsterdam Marketing) prezentowali dobre praktyki, które stosowane są w tym zakresie w różnych miejscach na świecie. Brali także udział w dyskusjach panelowych, a ich spojrzenie na nasz rynek spotkań i sposób promocji miast spotkało się z żywymi reakcjami panelistów i słuchaczy. Zwracali uwagę na wyraźne określanie celów (dlaczego powinno nam zależeć na promocji miast jako miejsc konferencyjnych) i jednoczenie wysiłków różnych podmiotów – publicznych i prywatnych w osiąganiu zamierzeń. Zastanawiano się również, czy stawiać na pozyskiwanie środków dla miast – lokalnych organizacji turystycznych, czy na zacieśnianie współpracy między istniejącymi strukturami a obiektami konferencyjnymi i podwykonawcami z branży spotkań.

Prezes Rafał Szmytke prezentuje raport "Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2015"

Politycy wyrazili wolę działań w celu skonkretyzowania prawnego opłaty miejscowej, biorąc pod uwagę wysokie dochody, jakie turystyka biznesowa przynosi polskiej gospodarce i jak dynamicznie wpływa na jej rozwój. Konkretne liczby, znajdujące się w raporcie nt. przemysłu spotkań w 2014 roku, zaprezentowanym przez Rafała Szmytke, prezesa Polskiej Organizacji Turystycznej, dodatkowo przemówiły do wyobraźni uczestników spotkania. Przemysł spotkań wg szacunków POT to ok. 2% PKB, natomiast w praktyce liczba ta może być nawet wyższa. Ta gałąź gospodarki nie tylko stymuluje rynek pracy (branża daje zatrudnienie blisko 29 tys. ludzi!), ale wpływa na innowacyjność i szeroko zakrojoną promocję Polski na rynku międzynarodowym. Paneliści dyskutowali również nad potrzebą standaryzacji działań różnych biur convention w całej Polsce i ich współpracy.

Drugi dzień konferencji przygotowany został przez Stowarzyszenie Branży Eventowej i poświęcony był bezpieczeństwu imprez masowych. Wykłady energetycznie rozpoczął Jurek Owsiak, mówiąc o zderzeniu teorii – przepisów dotyczących imprez masowych z praktyką – na podstawie organizowanych przez fundację WOŚP imprez (relacja na vlogu Jurka). Wszystkie prelekcje przygotowane tego dnia zgromadziły pełną salę wykładową.

Prezentacja Łukasza Rzebki ze Śląska pt. „Świadomość zagadnienia bezpieczeństwa od strony organizatora jak i Klienta na podstawie wydarzeń masowych: Summer Cars Party i 90 Festival” została nawet przedłużona, bo wzbudziła tak duże zainteresowanie słuchaczy.

Maciej Brzozowski (Agencja LIVE) w swoim interesującym wystąpieniu na temat bezpieczeństwa imprez masowych na przykładach organizacji imprez (Verva Street Racing, Orlen Warsaw Marathon, Monster Jam, Konkurs Lotów Red Bull) pokazał konieczność starannego, ale też pełnego wyobraźni przygotowania eventów plenerowych i masowych. Przedstawicielka Grupy DSF szczegółowo omówiła procedury i dobre, wypracowane przez firmę praktyki związane z ochroną wydarzeń i stosowaniem w praktyce przepisów bezpieczeństwa. O checkliście bezpiecznego obiektu eventowego ciekawie opowiadała prezes EXPO XXI - Żaneta Berus. Pani Prezes podkreśliła, że wyobraźnia uczestników eventów w obiekcie jest niczym nieskrępowana i nie uwzględnia bardzo często względów bezpieczeństwa, jednak skrupulatne przestrzeganie procedur i stanowcze wymaganie ich od gości obiektu pozwala uniknąć sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu.

Olga Krzemińska (Agencja Power) i Monika Laszczkowska (Agencja  MediaMocni) w swojej prezentacji nt. bezpieczeństwa dzieci na piknikach i eventach rodzinnych zwróciły uwagę na dobór podwykonawców takich imprez. Firmy, które przygotowują sprzęt (np. popularne dmuchańce) powinny przedłożyć odpowiednie dokumenty certyfikujące, które gwarantują bezpieczeństwo zabawy dla dzieci. Również obsługa takich urządzeń powinna być profesjonalnie przygotowana oraz, co bardzo ważne, wypoczęta i skoncentrowana.

Bardzo ciekawy, momentami wzbudzający śmiech na widowni i okraszony wieloma praktycznymi wskazówkami wykład Agnieszki Słowik poświęcony był bezpiecznemu wyjazdowi integracyjnemu. Prelegentka opowiedziała o dobrych praktykach w tym zakresie, które stosuje jej firma Flower Travel. Zwróciła uwagę na zagadnienia związane z ubezpieczeniem uczestników wyjazdu i komunikację z nimi, którą ułatwić może np. specjalna aplikacja na smartfony, połączona z opaskami, które noszą wszystkie osoby biorące udział w wycieczce.

O sprzęcie, jego bezpieczeństwie i profesjonalnej scenicznej obsłudze mówili panowie z firmy Brill AV Media. Również oni podkreślili, jak ważnym czynnikiem jest danie obsłudze odpowiedniego czasu na przygotowanie sceny i urządzeń. Pośpiech i brak wypoczynku obsługi znacznie zwiększa ryzyko błędów ludzkich, co może prowadzić do wypadków.

Środowe wydarzenie „Akademia Motywacji” przygotowane przez SOIT również miało stuprocentową frekwencję. Human touch – to coś, bez czego nie można mówić o skutecznym biznesie. Czynnik ludzki, wykorzystanie zaangażowania człowieka, słuchanie jego potrzeb i dostosowywanie do nich komunikatów, usług i narzędzi - to jedne z bardzo ważnych elementów, bez których nie mogą się obyć podróże oraz spotkania motywacyjne.

Stephen Murphy zaraził uczestników swoją pozytywną energią.

O pasji, która jest nieodłącznym składnikiem strategii marketingowej w firmie, z pasją opowiadała Ania Jakubowski. Zwróciła uwagę na czynniki, które powodują zwiększenie zaangażowania pracowników w całościowy sukces przedsiębiorstwa i opowiedziała na przykładzie własnej pracy, w jaki sposób można wspólnymi siłami zbudować zgrany zespół, nie zatracając przy tym kreatywności i indywidualności jednostek.

Marcin Rzucidło podkreślił, że rozwój jest tym skutkiem motywowania siebie, który powoduje stałe napędzanie się do działania i wzmacnia kreatywność. Niewątpliwym atutem wykładu było to, że wskazówki trenera są do zastosowania nie tylko w pracy zawodowej, ale i w codziennym życiu.

Paul Miller ciekawie przedstawił funkcjonowanie organizacji SITE, zaprezentował prognozy, trendy w branży incentive travel oraz opowiedział o badaniach, które prowadzi ta organizacja. Wyraził radość z tego, że Polska będzie miała swój oddział – SITE Poland (o jego powstaniu piszemy tu).

Porywająca prezentacja Stevena Murphy’ego nie tylko skłoniła do refleksji i rozruszała umysły słuchaczy, ale rozruszała ich w dosłownym sensie! Steven zachęcił uczestników do zabawy w parach, która uświadomiła wszystkim, jak ważne jest słuchanie drugiej strony - a zatem i klienta - i wyjście poza własne ograniczenia.

Olbrzymią ilość ciekawych i praktycznych danych zaprezentował Robert Kozielski. Słuchacze poznali szybko zmieniające się w ostatnich latach trendy konsumenckie i ich wpływ na dostosowywanie komunikatów marketingowych do różnych grup odbiorców.

Multi-kanałowa komunikacja była przedmiotem wystąpienia Łukasza Gumowskiego. Zwrócił on uwagę na coraz wyższą świadomość klientów oraz wielość sygnałów i komunikatów, które docierają do nas na co dzień. Ten szum informacyjny sprawia, że preferowanym sposobem komunikacji, który potrafi zainteresować i zatrzymać odbiorcę produktu czy usługi jest storytelling – czyli komunikacja oparta o jedną, spójną historię.

O wsparciu zaawansowanej technologii w marketingu i jego personalizacji mówili w dwóch prezentacjach Grzegorz Błażewicz oraz Grażyna Słomska i Tomasz Dutkiewicz.

W czwartek gospodarzem spotkań było Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce", a wykłady dotyczyły zagadnienia skutecznych strategii pozyskiwania konferencji i eventów dla obiektów. O trendach w popycie na usługi konferencyjne mówił Sławomir Wróblewski (Meeting Industry Institute, Wiceprezes SKKP). Wśród nich wymienił wzrost znaczenia mniejszych miast w turystyce biznesowej, zmniejszenie liczebności spotkań i duży udział nowych technologii (tzw. konferencje hybrydowe - częściowo online). Marta Hancock (Orbis/Accor) i Ewa Rożnowska (Instytut Rynku Hotelarskiego) opowiedziały o funkcjonowaniu revenue management. Wykład uświadomił słuchaczom, jak ważne jest nie tylko obserwowanie działań konkurencji, ale też wnikliwe analizowanie wyników własnego hotelu, ścisła współpraca z działem handlowym i stosowanie specjalistycznych wskaźników, takich jak RevPar czy RevPas. W dyskusji panelowej o strategii pozyskiwania wydarzeń dla obiektów wzięli udział: Magdalena Żelech (Zdrojowa Hotels), Przemysław Orchowicz (Orbis/Accor), Zbigniew Bugaj (Instytut Rynku Hotelarskiego), Żaneta Berus (Expo XXI Warszawa). Strategie te są tak naprawdę dostosowane do rodzaju obiektu, jego położenia (centrum miasta czy uzdrowisko), sezonu i konkretnych potrzeb, które ma organizator konferencji czy eventu. Ważna jest elastyczność managerów obiektu i sposób oraz jakość komunikacji z organizatorem.

Ten dzień konferencji to również prezentacje rozwiązań technologicznych dla hoteli i obiektów konferencyjnych. Blanka Retmańska-Man (Idea Profit) prezentowała system sprzedaży online konferencji i eventów w obiektach. O multimediach i technologii podczas kongresów i szkoleń opowiedział Marek Pyc (Bosch). Rozwiązania dla hoteli proponowane przez LG omówił Michał (LG Electronics Polska). Andrzej Ulecki (Architekt Rozwiązań IT, MCX Telecom) przedstawił system Cisco Meraki, zapewniający szerokopasmowy Internet w obiekcie. O automatyce hotelowej mówił Sebastian Brodowski (Mc Comp S.A.). O tym, czy wi-fi w obiekcie może posłużyć jako narzędzie analityczno-marketingowe, opowiedział Artur Racicki (Social WiFi).

W dyskusji panelowej na temat programów motywacyjnych dla organizatorów konferencji wzięli udział Michał Kozak (Dyrektor Generalny Mazurkas Conference Center), Daniel Błaszkiewicz (Dyrektor d/s Sprzedaży i Marketingu Hotel Anders), Krzysztof Jędrocha (Dyrektor ds. Handlowych hoteli Amadeus i Wyspiański, Członek Zarządu Polish Prestige Hotels), Olga Krzemińska-Zasadzka (Managing Director Agencja Power, Wiceprezes Zarządu SBE). Paneliści zastanawiali się nad wpływem programów rabatowych i lojalnościowych w kontekście konkurencyjności obiektów i różnic pomiędzy hotelami sieciowymi a niesieciowymi.

W bardzo ciekawej dyskusji o tym, czy obiekty konferencyjne spełniają oczekiwania branży głos zabrali moderator - Anna Nowakowska (strefaMICE.pl), Irena Sokołowska (PCO, Holiday Travel), Krzysztof Karasek (Prezes Zarządu BSC Integrated Congress Solutions S.A., Wiceprezes SKKP), Paweł Szatkowski (Dyrektor Hotelu Haston), Ewa Kossakowska  (E.M.K. Hospitality Consulting), Michał Kozak (Dyrektor Generalny Mazurkas Conference Center). Zwrócono uwagę na to, że obecnie coraz więcej obiektów już na etapie projektu konsultuje go z organizatorami konferencji i eventów, co ma niebagatelny wpływ na dostosowanie hotelu do potrzeb kongresowych i szkoleniowych. Podkreślono rolę dobrze i profesjonalnie przygotowanych stron internetowych, od których tak naprawdę organizator konferencji zaczyna wybór odpowiedniego obiektu na spotkanie. Paneliści zgodnie stwierdzili również, że dobra, szybka i skuteczna komunikacja po zapytaniu ofertowym ma olbrzymie znaczenie dla PCOs w podejmowaniu decyzji.

Niezwykle pouczająca prelekcja Lidii Wiszniewskiej (Radisson Blu Kraków) uczuliła słuchaczy na zagadnienia bezpieczeństwa w obiektach konferencyjnych. Prelegentka podkreśliła, że procedury bezpieczeństwa i odpowiednie szkolenie personelu oraz strategia na wypadek kryzysu nie powinny być zaniedbywane. Dzięki temu obiekt może uniknąć strat finansowych i wizerunkowych, a te ostatnie zwłaszca są znacznie trudniejsze do pokonania niż fizyczne zniszczenia w obiekcie.

Stanisław Piśko zwięźle przedstawił zawiłości systemu fiskalnego w usługach konferencyjnych. Temat ten był przedmiotem ostatniego panelu pt. "Opodatkowanie usług konferencyjnych w hotelu. Litera prawa a oczekiwania organizatorów konferencji", w którym wzięli udział Piotr Wilczek (Grupa A-05, Wiceprezes SKKP), Stanisław Piśko, Krzysztof Jędrocha (Dyrektor ds. Handlowych hoteli Amadeus i Wyspiański, Członek Zarządu Polish Prestige Hotels).

W ostatnim dniu Meetings Week Poland odbyły się dwa równoległe spotkania – spotkanie MPI Poland Club na temat budowania strategii cenowych oraz studencka konferencja IMEX-MPI-MCI Future Leaders Forum. Wszyscy uczestnicy mogli też wystąpić na pamiątkowym zdjęciu na trybunach Stadionu Narodowego.

Bardzo pozytywnym wrażeniem, które chyba każdy uczestnik mógł wynieść z konferencji Meetings Week Poland jest to, że wszystkie organizacje, stowarzyszenia i grupy profesjonalistów branży spotkań kolejny raz, zgodnie i niezwykle profesjonalnie (ukłony w stronę p. Justyny Skubis i gratulacje dla SOIT – tegorocznego koordynatora!) połączyły swoje siły, by uczyć się od siebie nawzajem, dyskutować, twórczo spierać i współpracować. Aż szkoda, że Meetings Week Poland odbywa się tylko raz w roku.

red.

zdj. ketti.pl, red., SBE