Jak duża powinna być sala konferencyjna? Wymiary i wymagania

Obowiązkiem organizatorów spotkań biznesowych i konferencji jest zapewnienie wszystkim uczestnikom odpowiednio dużo wolnego miejsca. W praktyce optymalna przestrzeń pozwala na łatwiejsze rozmieszczenie sprzętu multimedialnego, a dobrze dobrana aranżacja sali umożliwi to, aby każdy czuł się swobodnie i w pełni skorzystał z grupowej atmosfery. Chcesz dowiedzieć się, jak przygotować salę konferencyjną na firmowe wydarzenie? Jak dużą salę konferencyjną wybrać na firmowy event? Skorzystaj z poradnika i poznaj obowiązujące przepisy.

Ile m² na osobę w sali konferencyjnej? Poznaj optymalne warunki konferencji

Powierzchnia przypadająca na jedną osobę w sali konferencyjnej powinna być zależna od wybranego układu pomieszczenia. Bardzo ważna jest też liczba uczestników konferencji. Im więcej osób, tym większa powinna być minimalna powierzchnia sali w przeliczeniu na jedną osobę.

Standardy unijne zalecają 2 metry kwadratowe na osobę. Taka wartość zapewnia komfort i swobodę ruchu w trakcie konferencji i spotkań biznesowych. Oczywiście nie ma obowiązku ścisłego trzymania się tych wytycznych. Najważniejsze jest to, aby goście w obiekcie czuli się maksymalnie komfortowo. Jeśli o to zadbamy, wydarzenie przebiegnie sprawnie, a uczestnicy będą zadowoleni z udziału w wydarzeniu.

Warto też wspomnieć o wytycznych wynikających z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Pomieszczenia, w których jednocześnie może przebywać 200 osób dorosłych, muszą być wyposażone w następujące elementy:

• fotele odporne na oddziaływanie ognia;
• przejścia o szerokości pomiędzy rzędami siedzeń nie mniejszej niż 0,45 m;
• maksymalnie 16 siedzeń w jednym rzędzie pomiędzy przejściami oraz 8 w rzędzie przyściennym.

Nawet jeśli na jednego uczestnika będzie przypadać 2 m² powierzchni, przy ponad 150 osobach na sali konieczne jest zachowanie przejść komunikacyjnych o szerokości nie mniejszej niż 1,2 m. Dzięki zachowaniu tej zasady, goście zaproszeni na nasze wydarzenie będą mieć wystarczająco dużo miejsca.

Jak przygotowywać sale konferencyjne do spotkań biznesowych?

Najważniejsza jest swobodna przestrzeń. Ta powinna być odpowiednio wentylowana. Świeże powietrze to gwarancja pełnego komfortu dla każdego uczestnika konferencji. Istotny jest też odpowiedni wybór układu sali. Dodatkowo, pamiętaj też o tym, aby przygotować sprzęt multimedialny, aby działał sprawnie po rozpoczęciu spotkania.

Jeśli chcesz zorganizować idealną konferencję na sali bankietowej, skorzystaj z kilku praktycznych wskazówek:

• Dostosuj wymiary sali – minimalna powierzchnia sali konferencyjnej powinna przypadać na liczbę uczestników, np. sala na 100 osób wymaga co najmniej 150-200 m².
• Wybierz odpowiedni układ krzeseł – ustawienie teatralne nadaje się na duże konferencje, ustawienie szkolne sprzyja pracy w grupach, a ustawienie w kształcie podkowy wspiera dyskusje.
• Zapewnij dostęp do sprzętu multimedialnego – zadbaj o rzutniki, ekrany i nagłośnienie dostosowane do wielkości sali.
• Zwróć uwagę na wentylację i klimatyzację – sale powinny być odpowiednio wentylowane, by zapewnić świeże powietrze przez cały czas wydarzenia.
• Pamiętaj o miejscu na catering i wieszaki – dodatkowa przestrzeń na bufet i odzież wierzchnią to ważny element dla komfortu uczestników.
• Uwzględnij elastyczność układu – możliwość zmiany konfiguracji sali, np. z ustawienia bankietowego na teatralne, pozwala lepiej dostosować pomieszczenie do potrzeb.

Klasyczny bankiet, spotkanie biznesowe w sali w hotelu lub konferencja to wydarzenia, które zawsze trzeba skrupulatnie przygotować. Unikniesz wówczas dyskomfortu gości i zyskasz pewność, że aranżacja przestrzeni sprzyja efektywności prowadzonych szkoleń.

Pamiętaj, że przygotowanie sali bankietowej to nie lada wyzwanie. Sprzęty multimedialne powinny być bezpieczne, na całej powierzchni musi być dostęp do świeżego powietrza, a przy tym sala powinna mieć odpowiedni układ, np. w ustawieniu teatralnym albo ustawieniu bankietowym – zależnie od charakterystyki wydarzenia.

Jaki układ na sali konferencyjnej sprawdzi się najlepiej w stosunku do liczby gości?

Ustawienia stołów i krzeseł na sali konferencyjnej odgrywają kluczową rolę. W zależności od liczby uczestników wydarzenia firmowego zawsze będą występować pewne różnice w ustawieniu wyposażenia sali. Warto pamiętać, że nadmiernie skomplikowany układ raczej nie sprzyja komfortowi osób, które wybrały się na konferencję.

Najpopularniejsze układy sali konferencyjnej

1. Układ teatralny (kinowy)

W ustawieniu teatralnym zalecana wolna przestrzeń na jedną osobę to około 1,1 m². Krzesła są ustawione w równych rzędach, skierowanych w stronę mówcy lub ekranu, bez użycia stołów. Ustawienie teatralne pozwala pomieścić dużą liczbę uczestników i jest idealny do prezentacji oraz wykładów, gdzie interakcja między uczestnikami jest minimalna.

2. Układ szkolny

Optymalna wolna przestrzeń to około 1,7–1,8 m² na osobę. Każdy uczestnik ma przed sobą stół. To ułatwia pisanie i pracę z dokumentami. Ustawienie szkolne sprawdza się szczególnie podczas szkoleń i warsztatów, gdzie liczy się komfort pracy.

3. Układ w kształcie litery U (podkowa)

Wymaga około 2,5 m² na osobę. W tym przypadku stoły i krzesła możesz ułożyć w kształt otwartej podkowy. Na salach konferencyjnych takie ustawienie pozwala na najlepsze widzenie osoby prezentującej. W ten sposób poprawiasz interakcję uczestników z wykładowcą. Świetnie sprawdzi się na spotkaniach roboczych, o ile sala konferencyjna jest odpowiednio duża.

4. Układ bankietowy

O ile w ustawieniu teatralnym potrzebujemy niewiele powyżej 1 m² na osobę, w układzie bankietowym niezbędne jest około 3 m² wolnej przestrzeni na osobę. Okrągłe stoły rozmieszczone równomiernie w sali tworzą atmosferę sprzyjającą integracji. Najlepszy wybór na przyjęcia, uroczyste kolacje czy wydarzenia wymagające rozmów w mniejszych grupach.

Przy planowaniu wydarzenia uwzględnij liczbę uczestników i preferowany układ sali. Pamiętaj, że odpowiednia przestrzeń wpływa na komfort i efektywność spotkania. Dostosuj powierzchnię do charakteru wydarzenia i potrzeb gości.

Wystarczy, że sala konferencyjna jest odpowiednio duża. Przy odpowiedniej konfiguracji bankietowej lub jakiejkolwiek innej, będziesz w stanie zorganizować w danej przestrzeni firmowe wydarzenia tak, aby każdy uczestnik, np. szkolenia lub wykładu był maksymalnie zadowolony.

Zdj. pexels

W jaki sposób obliczyć minimalną powierzchnię sali konferencyjnej?

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. Musisz tylko wiedzieć, w jakim układzie przygotujesz dane miejsce do firmowego wydarzenia. Już wiesz, że układ teatralny wymaga min. 1,1 m² na osobę, a bankietowy 3 m² na osobę.

Przykładowo: organizujesz konferencję dla 100 uczestników. A zatem sala konferencyjna musi mieć całkowitą powierzchnię nie mniejszą niż:

• 110 m² dla układu teatralnego;
• 180 m² dla układu szkolnego;
• 250 m² dla układu w podkowę;
• 300 m² dla układu bankietowego.

Teraz już wiesz, ile osób na m² przestrzeni i jaka powierzchnia sali na 100 osób jest niezbędna do organizacji bankietu, szkolenia, wykładu. Są to ważne informacje, które pomogą Ci dokonać wyboru sal konferencyjnych dopasowanych do potrzeb danego eventu, niezależnie od tego, czy potrzebny jest kameralny boardroom na 10 gości, czy nowoczesna sala na 200 osób.