Jak przygotować dobry scenariusz eventu?

Event to wyjątkowe wydarzenie i niepowtarzalne doświadczenia. Jednak zanim słowo stanie się ciałem i pomysł zmieni się w imprezę, trzeba ją dokładnie zaplanować. Do tego niezbędny jest scenariusz eventu. Jak go przygotować? Wyjaśnia Agnieszka Muszyńska.

Na początku jest... koncepcja

Każdy event zaczyna się od kreacji – od tego, co zrodzi się w głowie jego twórcy i organizatora. Zanim przekonamy się „jak”, ważniejsze jest „co” chcemy stworzyć – w myśl słów Einsteina: to wyobraźnia jest ważniejsza od wiedzy. Dlaczego? Bo bez niej nie byłoby kreatywności, która jest kluczem do poznawania i zdobywania wiadomości. Dzięki niej w ogóle pojawia się pytanie „czy można coś zrobić?” i zaczyna się poszukiwanie środków do celu. Bez fantazji i inwencji twórczej nie powstałby żaden event. Jednak by wizja osiągnęła fizyczną postać, potrzeba metodycznej i konsekwentnej pracy. Każdy efekt końcowy tej pracy – udana impreza, jest szczegółowo zaplanowana i rozpisana, i nic nie powinno być dziełem przypadku!

Event, czyli co?

Czym w ogóle jest event? Dziś słowo to używane jest na określenie wielu wydarzeń, jednak łączy je to, że stanowią wyjątkowy czas, doświadczenie, które wykracza poza codzienność. To, co wyróżnia eventy pośród różnych życiowych sytuacji, to także proces tworzenia, a wszystkie czynności podjęte do realizacji tego wydarzenia to po prostu... event mangement.

Eventy zatem to zarówno konferencje, kongresy i szkolenia, jak i podróże motywacyjne, pikniki, imprezy sportowe, ale także okolicznościowe uroczystości rodzinne – wesela, pogrzeby, chrzciny. Mianem tym określa się też wszelkie wydarzenia marketingowe: lounch'e produktów, happy hours, fam tripy, imprezy konsumenckie albo spotkania pracownicze danej firmy oraz imprezy kulturalne – koncerty, wystawy, premiery spektakli i filmów. 

Od słowa do... scenariusza eventu

Zaczynamy pracę nad eventem zawsze od koncepcji, którą trzeba przekuć w konkretne decyzje i działania. Punktem wyjścia jest to, dla kogo przygotowujemy wydarzenie i kto będzie nam potrzebny do jego realizacji. Wszystkie procesy, procedury, działania, ramy czasowe i osoby musimy ująć w całość w formie szczegółowego planu – scenariusza eventu.

Dobry i skuteczny scenariusz można podzielić na 7 głównych części: harmonogram, opis, działania operacyjne, minutówki, komunikacja, ryzyko i inne. Co kryje się pod poszczególnymi hasłami?

1. Harmonogram pracy, czyli każdy wie, co do niego należy

W harmonogramie powinna się znaleźć strona tytułowa i spis treści. Wszyscy, którzy biorą udział w przygotowaniu eventu – zespół, partnerzy, agencje – muszą być tu uwzględnieni, z rozpisanym zakresem obowiązków. Jest to także miejsce, w którym pojawia się lista wszystkich osób, do których jest rozsyłany scenariusz wraz z kontaktami do nich. Oczywiście w tym punkcie nie może zabraknąć czasowego harmonogramu prac – od etapu przygotowywania, aż do samej imprezy.

2. Opis – co, kiedy, gdzie i po co

W opisie uwzględniamy wszystkie ogólne i bardziej szczegółowe informacje o evencie. Określamy jego cel, który można zmierzyć np. zorganizowanie dwudniowej konferencji naukowej z galową kolacją, w określonym czasie (np. w drugiej połowie maja), dla 200 uczestników – z charakterystyką i danymi socjodemograficznymi (lekarze określonej specjalizacji, w wieku od 30 do 60 lat, w 60% mężczyźni), w Warszawie (miejsce). Opisujemy, jak ma wyglądać główne wydarzenie i imprezy uzupełniające/równoległe np. gala dinner, wieczorne atrakcje czy wycieczka krajoznawcza. Kolejnym elementem są opisy i mapy miejsc, w których odbędzie się event. Ułatwią one określenie w jakim zakresie i odległościach będą poruszać się uczestnicy oraz jaka ma być charakterystyka obiektu czy przestrzeni.

3. Działania operacyjne – wszystkie procesy i informacje w jednym miejscu

Opis działań operacyjnych to zbiór wszystkich informacji, procedur i działań związanych z produkcją. Określamy w tym miejscu, jacy goście specjalni znajdą się na evencie – zarówno mówcy, jak i gwiazdy. Wymieniamy wszystkie umowy i zgody, niezbędne podczas wydarzenia. Zawieramy listę podwykonawców i obsługi, zajmującej się cateringiem, oświetleniem, nagłośnieniem, transportem ludzi i przedmiotów, bezpieczeństwem uczestników i obsługi (ochrona, policja, straż pożarna, zabezpieczenie medyczne). Trzeba tu uwzględnić również sytuacje losowe: pogodę, hałas i rzeczy zgubione/znalezione. Nie wolno zapomnieć też o toaletach i sprzątaniu podczas imprezy oraz po niej.

4. Kalendarz, zegarek, stoper, czyli... minutówki

Minutówka to rozpisany czasowo harmonogram wydarzenia. Uwzględniamy tu czas realizacji krok po kroku, w dniach i godzinach – określając, ile zajmą poszczególne czynności przygotowawcze tak, by zdążyć ze wszystkim do „godziny zero”. Rozpisujemy też poszczególne sytuacje i zdarzenia podczas samego eventu – początek i koniec imprezy, rejestrację uczestników, przemówienie otwierające, ramy czasowe pikniku i występy gwiazd. Harmonogram przygotowujemy dla wydarzenia głównego i uzupełniających/równoległych. Minutówki dają pełen ogląd całego wydarzenia – dzięki nim możemy utrzymać jego dynamikę i nie dopuścić do nudnych dłużyzn. W przypadku jakichkolwiek przesunięć i opóźnień wiemy też, jak manewrować poszczególnymi etapami eventu i przesuwać je w czasie.

5. Komunikacja – kto, komu, co, kiedy i... którędy

Bez niej trudno liczyć na sukces eventu. Uwzględniamy tu sposób powiadomienia uczestników o imprezie: rodzaj zaproszeń, aplikacje mobilne czy internetowe strony rejestracyjne. Planujemy reklamę i promocję – w zależności od rodzaju spotkania dobieramy kanały informacji i określamy, kiedy trzeba rozpocząć działania promocyjne. Nie zapominamy o kontakcie z uczestnikami podczas imprezy i po niej – wybieramy metody i wyznaczamy osoby zajmujące się obsługą social media i recepcji.  

Ten punkt to również miejsce na rozpisanie sposobów i kanałów komunikacji pomiędzy osobami i podmiotami zaangażowanymi w projekt, z przypomnieniem dokładnego podziału zadań i osób odpowiedzialnych za poszczególne działy i czynności. Telefony, e-maile, adresy – każdy musi wiedzieć, gdzie i jak znaleźć kolegę, zajmującego się daną działką eventu.

6. Ryzyko – nie czekaj na katastrofę

W określeniu ryzyka ważne jest wzięcie pod uwagę procedur ubezpieczenia z odpowiednimi umowami. Wszystkie możliwe zagrożenia musimy określić i wspólnie przeanalizować w zespole – inne pojawić się mogą podczas imprezy plenerowej np. upał, burza czy wichura, a inne w czasie eventu na terenie hotelu – np. brak prądu albo pożar. Nie wolno czekać, aż przytrafi się wpadka i w panice szukać osób odpowiedzialnych – trzeba je wyznaczyć już na tym etapie i stworzyć zespół ds. zarządzania ryzykiem. 

7. Inne dokumenty, czyli niezbędna papierologia stosowana

W scenariuszu powinny się znaleźć także wszystkie dokumenty związane z eventem – zgody (np. na organizację imprezy masowej, na użycie dronów, zamknięcie ulicy itp.), regulaminy obiektów i instrukcje użycia urządzeń, umowy z podwykonawcami, obiektami, gwiazdami itp. Dołączamy do niego również sprecyzowane scenariusze dla obsługi i informacje o podziale obowiązków.

Gdy wszystkie czynności są rozpisane co do minuty, zadania podzielone, każdy wie, co do niego należy i za co odpowiada, możecie być spokojni, że produkcja przebiegnie zgodnie z planem. Pamiętajcie, dla kogo, przy pomocy kogo i po co przygotowujecie event – to zawsze ludzie, ich przeżycia i doświadczenie, zarówno ci, którzy go organizują, jak i jego uczestnicy. Dobrze przygotowany scenariusz nie zapomina ani o jednych, ani o drugich, a dzięki przemyślanej współpracy zespołu możecie stworzyć coś, co pozostawi u wszystkich niezapomniane wspomnienia.