Jak skutecznie dotrzeć do organizatorów konferencji? 6 prostych zasad

Konferencja równa się: pełne sale konferencyjne, restauracje i pokoje. Dodatkowo – perspektywa kolejnych wydarzeń, jeśli nawiążesz dobrą współpracę z organizatorami spotkań. Jak do nich trafić? Trzymaj się 6 prostych zasad i... zarabiaj na konferencjach!

Namierz i celuj. Do kogo chcesz trafić?

Meeting plannerzy i event managerowie - to nietrudne do rozszyfrowania, są to specjaliści w dziedzinie organizacji i planowania eventów. Jeszcze węższą specjalizacją jest PCO, czyli profesjonalni organizatorzy konferencji. Ale wielu z organizatorów konferencji, zwłaszcza pracujących w dużych firmach, łączy ten obowiązek z innymi, dlatego ich stanowiska nazywają się zupełnie inaczej, niż można byłoby się tego spodziewać. Często organizacją eventów zajmują się specjaliści od PR-u i marketingu, CMO (dyrektorzy działów marketingu), odpowiedzialni za wizerunek firmy czy specjaliści od HR-u. Organizator może ukrywać się pod określeniem młodszy referent, straszy specjalista, czy asystent zarządu. Między innymi dlatego nie jest łatwo do organizatorów konferencji dotrzeć. Zatem, jak to zrobić?

Zasada numer 1: Wyjdź z cienia i pokaż swój profesjonalizm

Obiektów konferencyjnych przybywa, rynek się rozwija, konkurencja rośnie. Co zrobić, by zaistnieć? Zasięgowe reklamy w radiu raczej się nie sprawdzą – jest to na tyle wyspecjalizowana i specyficzna branża, że przypominałoby to próbę ustrzelenia muchy z karabinu. Przede wszystkim zainwestuj w dobrą prezentację w sieci i do maksimum wykorzystaj jej możliwości. Atrakcyjna i czytelna strona internetowa to podstawa. Dla organizatora konferencji oznacza to, że nie będzie musiał kilkanaście minut, błądząc między zakładkami, szukać informacji o liczbie sal, ich wielkości i wyposażeniu. Aby dowiedzieć się czegoś o możliwości rezerwacji, nie będzie musiał przebijać się przez recepcję… Zatem: wyeksponuj konkretne i cenne dla organizatora konferencji informacje oraz zadbaj o osobny numer telefonu oraz adres e-mail, dedykowany organizacji konferencji i eventów w Twoim hotelu. Jeśli dla Twojego obiektu konferencje to klucz do sukcesu, zainwestuj w osobną podstronę www, na której znajdą się wyłącznie informacje ważne dla klienta biznesowego.

Zasada numer 2: Bądź tam, gdzie są Twoi klienci

Strona internetowa hotelu to mocny fundament. Ale to dopiero początek możliwości Internetu. Skutecznym sposobem bezpośredniego trafiania do grupy docelowej są media społecznościowe. Masz do dyspozycji Facebook, Twitter, Google+, YouTube, Snapchat, Instagram... Tylko gdzie najczęściej spotkasz swoją grupę docelową? W pierwszej kolejności postaw na LinkedIn. Skupia on profesjonalistów w różnych dziedzinach, umożliwia odnajdywanie ich, komunikowanie się, ale również dystrybucję wartościowych treści i reklamę. Po drugie Facebook. Tam możesz zainwestować w profilowane kampanie reklamowe, tak, aby dotrzeć do konkretnej grupy docelowej. Jeśli chcesz sprawdzić, który kanał przynosi Ci najwięcej kontaktów, umieść w każdym z nich inny numer telefonu i adres mailowy. Dzięki temu łatwo sprawdzisz, w którą drogę reklamową warto zainwestować. Pamiętaj, nie ma bardziej przekonującej prezentacji niż prezentacja… na żywo. Twoi klienci bywają na targach, czy kongresach branżowych. W Polsce organizowane są prestiżowe i ważne spotkania branży, takie jak Meetings Week Poland, Hotel and Tourism Trends, Forum Evential, czy Targi TT Warsaw (od niedawna z sektorem obiektów konferencyjnych).

Zadbaj o stoisko i reklamę podczas wydarzenia i ściągnij ich do siebie. Zaprezentuj potencjał swojego obiektu podczas sponsorowanego wykładu. Tak zbudujesz swój profesjonalny wizerunek i markę.

Zasada numer 3: Bądź tam, gdzie Twoi klienci szukają wiedzy i obiektów na konferencje

Media branżowe! To właśnie do eventowców dedykowane są branżowe magazyny i portale internetowe. Aby istnieć jako obiekt konferencyjny, aby być obecnym i zauważonym nie może Cię w nich zabraknąć. W serwisach internetowych (takich jak nasz) znajdują się wyszukiwarki obiektów na konferencji i eventy. Można się w nich promować, m. in. za pomocą artykułów sponsorowanych, warto też zadbać o zawartość swojej wizytówki, ale na pewno trzeba w nich być. Inaczej wypada się z gry. Traktując swój biznes nie tylko lokalnie, ale i globalnie, warto kontaktować się też z lokalnymi i ogólnopolskim convention bureaux, czyli organizacjami zajmującymi się informowaniem organizatorów konferencji o bazie konferencyjnej w danym rejonie i usługach dla turysty biznesowego oraz doradztwem w dziedzinie organizacji spotkań.

Zasada numer 4: Kontaktuj się bezpośrednio z Twoimi klientami

Jako klient portalu dla eventowców możesz skorzystać z opcji mailingu bądź newslettera. Wówczas trafiasz ze swoim przekazem pod właściwy adres. Bezpośrednio! A w bazach takich podmiotów znajdują się kontakty do osób działających w branży i aktywnie szukających informacji na jej temat. Jeśli więc nie zauważy Cię organizator, być może dostrzeże i doceni Twoją ofertę jego współpracownik lub doradca? Takiej szansy nie można odpuszczać. I pamiętaj – Twoi odbiorcy się zmieniają, w branży pojawiają się nowe osoby i… nowe obiekty, czyli Twoja konkurencja. Dlatego koniecznie regularnie przypominaj się swoim klientom.

Zasada numer 5: Rozsądnie wybieraj miejsca na swoją reklamę

„Jak cię widzą, tak cię piszą” - przy wyborze mediów należy pamiętać, że miejsce, w którym się reklamujemy ma znaczący wpływ na wizerunek firmy. Dlatego z rozwagą dobieraj miejsca na reklamę. Media branżowe mają w tej kategorii kolejny punkt – zaistnienie w nich świadczy o tym, że Twój obiekt rozumie ten biznes, zna potrzeby swoich potencjalnych klientów. A przecież dziś w biznesie to liczy się najbardziej – precyzyjnie skonstruowana oferta, skrojona na miarę, odpowiedź na potrzeby i porozumienie z klientem. Warto sprawdzić poziom merytoryczny prezentowany przez media – czy są obecne podczas wydarzeń branżowych, jacy eksperci z nimi współpracują i publikują w nich treści. Bardzo ważny jest też zasięg – dość łatwy do sprawdzenia, zwłaszcza w przypadku mediów elektronicznych. Bierz pod uwagę wysokie wyspecjalizowanie fachowców z branży – więc komunikaty dla nich umieszczaj tam, gdzie na pewno do nich trafią – nie będzie to raczej radio i reklamy w telewizji, pomiędzy płatkami śniadaniowymi, a kosiarkami. Banery na mieście też niewiele dadzą. Za to stoisko podczas targów - jak najbardziej.

Zasada numer 6: Planuj i mądrze inwestuj

„Czas to pieniądz” – trąci banałem. Czy aby na pewno? Każde Twoje działanie może się przyczynić do pomnożenia zysku, więc planuj strategicznie i rozsądnie, nie tylko to, na co wydasz pieniądze. Twórz kalendarz działań i sukcesywnie go realizuj, biorąc pod uwagę takie czynniki jak sezon konferencyjny, spotkania branżowe i wydarzenia lokalne w Twojej okolicy. Jeśli planujesz budżet na reklamę czy działania promocyjne, bierz pod uwagę ich efektywność, czyli zwrot z inwestycji – ROI. Wliczaj w to nie tylko środki finansowe, ale i czas poświęcony na dane działania i czas swoich pracowników, których w nie zaangażujesz. Licz, porównuj i szacuj – w ten sposób mądrze zainwestujesz pieniądze, żeby dotrzeć do Twoich potencjalnych klientów – organizatorów konferencji.

Podążaj za trendami, obserwuj konkurencję, bywaj tam, gdzie toczy się życie branży i trzymaj rękę na pulsie!

Oprac.: ebj, red.

Zdj.: andiweiland - Flickr.