Kiedy agencja eventowa lub zarządca hotelu staje się organizatorem imprezy turystycznej?

Kiedy event, wyjazd lub pobyt w hotelu staje się imprezą turystyczną? Jak zgłosić swoją działalność jako organizator imprezy turystycznej? Co zmieni nowa ustawa o imprezach turystycznych, która wejdzie w życie 1 lipca 2018 roku?

Zacznijmy od definicji: w aktualnym stanie prawnym impreza turystyczna to co najmniej dwie usługi turystyczne, które tworzą jednolity program i objęte są jedną ceną. Dodatkowym warunkiem jest to, że muszą zawierać nocleg lub trwać ponad 24 godziny bądź przewidywać zmianę miejsca pobytu. Nie dla wszystkich jest jednak jasne, że mamy do czynienia z imprezą turystyczną, gdy w ramach eventu lub konferencji aranżujemy nocleg w hotelu oraz transfer uczestników. Są to już dwie usługi, które stanowią razem usługę turystyczną, o której mówi ustawa. Istotne jest więc, byśmy będąc klientami, zwrócili uwagę na to, czy firma, która nam organizuje imprezę turystyczną, realizuje obowiązki wynikające z ustawy. Ważne jest także, aby sam organizator miał świadomość tego, że im podlega.

Kiedy event staje się imprezą turystyczną?

Ustawa dotyczy – niewątpliwie – touroperatorów, ale również agencji typu incentive travel oraz agencji eventowych. Zdarza się jednak, że agencje eventowe organizują imprezy turystyczne, nie mając wpisu do rejestru. Czasem czynią tak, ponieważ nie interesują się, jakie jest brzmienie ustawy, czasem jednak świadomie unikają tych rygorów. Agencje eventowe powinny mieć świadomość, że organizując co najmniej dwie usługi turystyczne, mają do czynienia z imprezą turystyczną i podlegają wszystkim obowiązkom wynikającym z ustawy. Nie ma znaczenia fakt, że firma zamawia u organizatora wyjazd służbowy, a nie turystyczny. Jeśli zamówione usługi mają znamiona imprezy turystycznej, organizator powinien spełniać wymogi ustawy. Tak więc wyjazd incentive zlecony organizatorowi przez firmę dla pracowników, mimo że wyjeżdżają oni w delegację, jest imprezą turystyczną i podlega rygorom ustawy. Wyjazd na spotkanie, kiedy goście korzystają z przelotu, transferu, hotelu i gastronomii również stanowi imprezę turystyczną, a organizator powinien posiadać wpis do rejestru i ubezpieczenie.

Kiedy ustawa dotyczy hoteli?

Odpowiedź jest prosta. Wtedy, kiedy hotele oferują pakiety i usługi z wykorzystaniem dostawców zewnętrznych, czyli wówczas, gdy na swoim terenie organizują imprezę, DJ-a i świadczenia gastronomiczne, ale dla tej samej grupy zaaranżują też np. wyjazd do skansenu lub przejażdżki dorożką (czyli korzystają z zewnętrznych dostawców). Składają tym samym pakiet różnych usług i wystawiają fakturę końcowemu klientowi, organizując imprezę turystyczną. Podobnie rzecz ma się w przypadku przewodników i pilotów, a także biur pielgrzymkowych i organizatorów wyjazdów szkolnych albo edukacyjnych, o ile prowadzą tę działalność zarobkowo. Według nowej ustawy, obowiązującej od 1 lipca 2018 r., druga z oferowanych usług turystycznych musi kosztować więcej niż 25% ceny usługi głównej, np. pobytu w hotelu, by doszło do uznania całości za imprezę turystyczną.

Jak zarejestrować się jako organizator imprez turystycznych?

Działalność organizatora imprez turystycznych, zgodnie z ustawą z 1997 roku i w powiązaniu z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej z 2004 roku, jest działalnością regulowaną. Nie wystarczy więc mieć wpis w KRS czy zarejestrować działalność gospodarczą, należy ponadto uzyskać wpis do rejestru. Jest to niezbędne, by móc prowadzić swoją działalność legalnie, czyli organizować imprezy turystyczne. Organem wpisującym jest urząd marszałkowski, który pełni zarazem funkcję organu kontrolnego. Wniosek o wpis do rejestru wymagany jest łącznie z gwarancją ubezpieczeniową. Jest to ważne, gdyż już w tym momencie, gdy uzyskamy wpis, posiadamy gwarancję ubezpieczeniową, czyli ubezpieczamy potencjalnych klientów, którzy skorzystają z naszych usług. Firmy, które nie działają zgodnie z prawem, tworzą szarą strefę. Naruszają zasady uczciwej konkurencji, mają niższe koszty prowadzenia firmy: nie płacą za ubezpieczenie, nie ponoszą kosztów administracyjnych np. prowadzenia statystyki i odprowadzania składek do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego. Takie zachowania stanowią naruszenie egzekucji praw podróżnych. Podróżnym jest w tym przypadku też firma, która korzysta z usług organizatora.

Co grozi w przypadku braku wpisu do rejestru?

Organizatorom imprez turystycznych, którzy działają bez wpisu do rejestru, grozi zakaz prowadzenia działalności na 3 lata. Brak wymaganej ustawą gwarancji czy je zaniżenie może skutkować usunięciem z rejestru. Jeśli firma organizująca imprezę nie posiada wpisu do rejestru, nie ma również ubezpieczenia. W przypadku wystąpienia problemów finansowych może mieć trudność ze sprowadzeniem klientów z imprezy turystycznej do miejsca wyjazdu. W tej sytuacji klientom będzie bardzo trudno odwołać się do urzędu marszałkowskiego, a niekiedy będzie to niemożliwe. Dlatego warto, aby klienci sprawdzali, czy organizator działa w zgodzie z przepisami. Sprawdzenie, czy dana firma posiada wpis do rejestru, jest bardzo proste. Wystarczy wejść na stronę internetową www.turystyka.gov.pl, na której znajdują się Centralna Ewidencja i Wykazy w Turystyce.

Bezpieczeństwo klientów

Ustawa daje klientom-uczestnikom imprezy turystycznej zabezpieczenie w postaci dwóch filarów. Pierwszym jest gwarancja ubezpieczeniowa lub bankowa, drugim Turystyczny Fundusz Gwarancyjny. W przypadku niewypłacalności organizatora pozwolą na powrót klientów z imprezy turystycznej do miejsca wyjazdu lub planowanego powrotu, a w razie niezrealizowania imprezy lub jej części, klient otrzyma zwrot wpłat wniesionych jako zapłata za imprezę. Rozporządzenia co do wysokości gwarancji funkcjonują już od 2013 roku.

Jak wspomnieliśmy, gwarancja ubezpieczeniowa lub bankowa jest wymagana już w momencie wpisu do rejestru. W związku z tym każdy, kto chciałby się do niego wpisać, powinien najpierw zwrócić się do towarzystwa ubezpieczeniowego lub do swojego banku, i taką gwarancję zabezpieczyć. Jak obliczyć jej wysokość? Podstawą naliczenia sum gwarancyjnych jest 12-miesięczna prognoza przychodów z działalności touroperatorskiej, organizacji imprez turystycznych, przy czym przychód nie może być niższy niż zeszłoroczny. Ta gwarancja w swoim założeniu chroni wpłatę klienta. Organem kontrolnym jest tutaj również marszałek województwa.

Drugim filarem wprowadzonym przez Ministerstwo Turystyki w związku z Dyrektywą Unijną z 2015 r. jest Turystyczny Fundusz Gwarancyjny. To stosunkowo młoda instytucja w porównaniu z gwarancją bankową (istnieje od listopada 2016 roku). Ma na celu zapewnienie pełnej ochrony klientom. Ustawa obliguje do zamieszczania w umowach zawieranych z klientami informacji o pobieraniu takiej składki oraz o tym, jaką ochronę otrzyma klient.Ustawodawca zobowiązuje też organizatora do ewidencji umów z klientami, składania comiesięcznych deklaracji oraz odprowadzania stosownych składek do 20. dnia każdego miesiąca. Przewiduje też sankcje, np. odsetki za opóźnione płatności. W sytuacji, w której organ kontrolny, czyli marszałek województwa, a właściwie Turystyczny Fundusz Gwarancyjny, stwierdzi, że firma notorycznie uchyla się od takiego obowiązku, może zawnioskować o wypis z rejestru, jak również zastosować dodatkową sankcję – 3 lata zakazu prowadzenia działalności w obszarze organizacji usług turystycznych. Najbardziej dotkliwą sankcją, zapisaną w ustawie, jest kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Wraz z nową ustawą od 1 lipca 2018 roku wejdą w życie nowe przepisy dotyczące Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego. Pojawi się nowy wzór deklaracji, który będzie obejmował też powiązane usługi turystyczne. W efekcie, większa liczba podmiotów rynkowych będzie musiała prowadzić ewidencje TFG i składać deklaracje. Składki będą bardziej zróżnicowane, zależne, jak do tej pory, od zakresu terytorialnego, od środka transportu, oraz nowość – od terminu wpłaty. Jeżeli organizator przyjmuje wpłatę po imprezie, składki będą niższe.

Co zmieni nowa ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych?

Ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. wdraża do polskiego prawa Dyrektywę PE i Rady Europy 2015/2302 z listopada 2015 r. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2018 r.

Ustawa określa:

1. warunki oferowania, sprzedaży i realizacji imprez turystycznych oraz powiązanych usług turystycznych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a także za granicą, jeżeli umowy z podróżnymi są zawierane przez przedsiębiorców turystycznych mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2. zasady funkcjonowania Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego.

Nowe przepisy uchwalone zostały w reakcji na:

- dynamiczne zmiany na rynku usług turystycznych;

- poszerzanie się kanałów dystrybucji usług turystycznych;

- dostosowanie do indywidualnych potrzeb podróżnych;

- potrzebę ochrony konsumentów nabywających usługi online.

Ustawy nie stosuje się do:

1. imprez turystycznych oraz powiązanych usług turystycznych, które są oferowane oraz których zamawianie i realizowanie jest ułatwiane okazjonalnie, na zasadach niezarobkowych i wyłącznie ograniczonej grupie podróżnych;

2. imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych nabywanych na podstawie umowy generalnej o organizowanie podróży służbowych;

3. imprez turystycznych oraz powiązanych usług turystycznych trwających krócej niż 24 godziny, chyba że obejmują nocleg.

Od 1 lipca 2018 roku, wraz z wejściem w życie nowej ustawy, pojawia się też nowe pojęcie „powiązane usługi turystyczne”. Przyszła, bardziej rozbudowana ewidencja organizatorów, będzie uwzględniała nie tylko organizatorów turystyki, ale również przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych. Przykładem powiązanej usługi turystycznej jest oferta linii lotniczych, które sprzedają bilet, a na swojej stronie oferują również hotel, transfer czy też inne usługi, które mogą zainteresować podróżnego. Nowa ustawa w jeszcze większym stopniu wzmacnia ochronę podróżnego. Wnosi też wiele zmian korzystnych dla konsumenta. Na przykład wskazuje na konieczność szczegółowej informacji o organizatorze, możliwość kontaktu z nim, umożliwia odstąpienie od umowy, jeśli podpisana jest poza biurem przedsiębiorstwa. Nie sposób w tym miejscu wymienić wszystkich zapisów. Taką samą ochronę otrzymuje nie tylko klient indywidualny, który korzysta z oferty touroperatora, ale też klient instytucjonalny, czyli np. klient agencji organizujących wyjazdy incentive,

Ministerstwo Turystyki zaplanowało w sprawie nowej ustawy szereg spotkań informacyjnych dla branży. Warto w nich uczestniczyć, aby dowiedzieć się, jak interpretować zapisy ustawy i u źródła uzyskać wiążące informacje. Spotkania takie organizować będzie też Polska Izba Turystyki.

Grażyna Grot-Duziak

Członek Zarządu, Regionalny Dyrektor MICE (Polska, Czechy, Węgry, Rumunia). Ponad 30 lat w branży. 20 lat związana z Weco-Travel. Członek Zarządu SOIT – Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel. Członek Rady Dyrektorów – SITE Poland Chapter. Do największych sukcesów zalicza wprowadzenie i dynamiczny rozwój marki Weco-Travel MICE na rynek polski. Obecnie aktywnie pracuje nad rozwojem tego sektora w organizacji Weco-Travel w oddziałach na Węgrzech, w Rumunii i w Czechach. W swoim portfolio ma dziesiątki zrealizowanych projektów Incentive, konferencji i prezentacji. Posiada szeroką znajomość branży „business travel” i MICE. Nominowana do nagrody Osobowość Roku MICE 2015 oraz MP Power 12 – edycja 2016. Laureatka nagrody MP Power 12 – edycja 2017 – Agencja Incentive. Aktywnie pracuje na rzecz rozwoju branży, bierze udział w konsultacjach, dyskusjach panelowych i grupach projektowych.

Prywatnie lubi podróżować, odkrywać nowe miejsca, poznawać ciekawych ludzi i lokalną kuchnię.

Artykuł powstał na podstawie prelekcji wygłoszonej podczas Meetings Week Poland 2018.

Zdj. (kolaż) wallpaperscraft.com