know-how: A co po konferencji?

Konferencja, szkolenie i co dalej? Sama sala konferencyjna, jakkolwiek dobrze by się nie prezentowała, nie zawsze wystarczy, by przyciągnąć gości, szczególnie w przypadku kilkudniowego zgrupowania. Propozycja około-konferencyjna wbrew pozorom ogrywa dużą rolę przy wyborze miejsca. Pierwszorzędną sprawą jest i zawsze być powinna - sala, wyposażona w wysokiej jakości sprzęt konferencyjny. Jednak im ciekawszy plan na wieczór, tym większe szanse na pozyskanie klienta. Często też sam zleceniodawca zwraca się z prośbą do organizatora o zapewnienie atrakcji wieczornych.

Bez względu na to czy konferencja organizowana jest przez agencję współpracującą z obiektem, czy bezpośrednio przez obiekt – wieczór powinien być wydarzeniem, które wszyscy uczestnicy będą miło wspominać. Współpraca obiektu z agencją eventową, przy okazji konferencji, może wyjść wszystkim na dobre. Możliwości zorganizowania wieczoru, obfitującego w rozrywki, jest naprawdę mnóstwo. Wszystko zależy od tematu konferencji i jej charakteru. Gdy przeprowadzane jest szkolenie tzw. miękkie, staramy się połączyć je z częścią pozamerytoryczną tak, aby zarówno program out jak i indoorowy uzupełniał  zagadnienia omawiane na zajęciach. – mówi Weronika Bajduszewska, Manager ds. Organizacji i Turystyki w firmie Konsultant. Ciekawą formą wspólnego spędzania czasu jest zintegrowany program animacyjny dostosowany do zainteresowań samych uczestników i naturalnie do możliwości budżetowych całości spotkania- dodaje. Pod uwagę należy wziąć również wiek uczestników, porę roku i oczywiście miejsce, w którym organizowana jest konferencja.

Celem takiego wieczoru jest zapewnienie warunków do integracji oraz rozrywki. Bardzo popularną praktyką, stosowaną w przypadku umilania czasu uczestnikom konferencji są wieczorne, niezobowiązujące spotkania przy ognisku o charakterze biesiadnym, bądź wersja bardziej oficjalna - eleganckie kolacje. Po długim dniu wykładów wszyscy z przyjemnością posmakują, co kucharz ma do zaoferowania. Jednak sama kolacja to za mało. Kolacja nie dość, że smaczna, powinna być również zapamiętana przez uczestników. Świetnie sprawdzają się takie rozwiązania jak np. układ kelnerów podających jedzenie, pokaz barmański, koncert, lub, w zależności od publiki - kwartet smyczkowy, cicho przygrywający podczas posiłku. Integracja uczestników konferencji następuje poniekąd samoistnie. Łączą ich wspólne zainteresowania i tematy do rozmów. To również czas na dzielenie się refleksjami i spostrzeżeniami po konferencji. 

Zdarza się także, że po długim i żmudnym szkoleniu, jedyne o czym marzą uczestnicy to odpoczynek. Najlepszy odpoczynek jaki można im zaoferować to relaks w SPA. SPA jest często wybierane jako rozwiązanie po-konferencyjne. Biesiady, kolacje i SPA to chyba najbardziej popularne sposoby spędzania czasu wolnego. Warto jednak pokusić się o ciekawsze pomysły na spędzenie godzin poza-konferencyjnych.

Można po granice świtu wykorzystać noc. Nocne zwiedzanie pobliskiego zamku, nocne wycieczki, nocny off-road, nocne zwiedzanie miasta. Nocą wszystko wygląda inaczej – dostojnie i tajemniczo. Światła, opustoszałe ulice, świat na wyłączność. Warto jednak wcześniej skonsultować się ze zleceniodawcą by poznać potrzeby uczestników. Zimą świetnie sprawdza się kulig i przejażdżki bryczkami. Latem - loty balonem, rejsy po morzu, jeziorach, rzekach i kanałach.

W przypadku gości z zagranicy duży nacisk kładzie się na to by przyjezdni mieli możliwość jak najlepiej poznać miejsce, które odwiedzili, by zachęcić ich do ponownego przyjazdu. Można zaserwować im kuchnie regionalną, przytoczyć zwyczaje pokazując miasto, opowiedzieć o historii. Świetną alternatywą dla monotonnego zwiedzania, szczególnie dla obcokrajowców, jest czterogodzinna wycieczka Trabantem do Nowej Huty, jaką oferuje Crazy Guide. To idealna okazja by poznać historię, obyczaje i zobaczyć jak miasto prezentowało się w czasach komunistycznych. Oferta jest skierowana wyłącznie do tych osób, które nuży rutyna i od zwiedzania miasta oczekują czegoś więcej niż tylko spaceru po głównej ulicy i oglądania zabytków.  Sentymentalne wycieczki dla zagranicznych turystów wydają się być świetnym rozwiązaniem dla konferencji i szkoleń organizowanych w okolicach Krakowa.  Prawdą jest, że każdy region ma wiele do zaoferowania, wystarczy tylko wyłowić z niego to, co najlepsze i tym częstować gości. Ostateczny scenariusz działań około-konferencyjnych powinien zostać wypracowany indywidualnie, biorąc pod uwagę oczekiwania klienta. Mając cały czas na uwadze budżet, starajmy się zaproponować ciekawe i nietuzinkowe rozwiązania – radzi Bajduszewska.

autor: Paulina Król