Meetings Week Poland 2019 – relacja z wydarzenia

Jedno z największych wydarzeń branżowych, Meetings Week Poland, już po raz siódmy przyciągnęło licznych przedstawicieli przemysłu spotkań, którzy mieli okazję wysłuchać prelekcji ekspertów, wziąć udział w warsztatach i sesjach networkingu.

2019 rok jest wyjątkowy dla uczestników Meetings Week Poland. Siódma edycja konferencji, która odbyła się w dniach 20–22 marca w przestrzeniach stołecznego centrum konferencyjnego MsMermaid, pierwszy raz przeprowadzona została w nowej formule. Bogaty w wydarzenia program objął tym razem nie pięć, lecz trzy intensywne dni spotkań, co nie oznacza, że był przy tym uboższy merytorycznie. Wręcz przeciwnie. Organizatorzy wszystkich dni i bloków spotkań postarali się, aby podczas tegorocznej edycji poruszyć najaktualniejsze kwestie, dotyczące branży MICE, wskazać nowe kierunki, w których podąża rynek spotkań, przedstawić swoje doświadczenia oraz zainspirować do działania na większą skalę, również za granicą. Podczas przerw między prelekcjami była okazja do poszerzenia sieci kontaktów, porozmawiania z ekspertami i poznania oferty usługodawców. Serwis Konferencje.pl objął wydarzenie patronatem medialnym.

20 marca. Trendy i wyzwania dla rynku kongresów w Polsce

Za program pierwszego dnia Meetings Week Poland – Poland Meetings Destinations – odpowiadali The Warsaw Voice Conferences oraz Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, a współorganizatorem była Polska Organizacja Turystyczna. Zebranych gości powitali Juliusz Kłosowski z The Warsaw Voice oraz Teresa Buczak, pełniąca obowiązki Dyrektora Departamentu Strategii i Marketingu POT. Prezes SKKP Anna Jędrocha wraz ze współtwórcą Programu Ambasadorów Kongresów Polskich Sławomirem Wróblewskim zaprezentowali publikację – „Kongresy – elita przemysłu spotkań”, której autorem jest Wróblewski.

Duże zainteresowanie zebranych wzbudził wykład prof. Jerzego Hausnera pt. Kongres Open Eyes Economy Summit – nowe podejście do wartości w biznesie, marketingu i rozwoju miast. Opowiadał on o tym, jak ważne jest prowadzenie działalności gospodarczej uświadomionej, nie wywołującej negatywnych skutków, o znaczeniu działań, które zachęcą ludzi do określonych zachowań, wreszcie o tym, jak przywrócić wyważenie w gospodarce. Między innymi te tematy poruszane są podczas Open Eyes Economy Summit – kongresu, podczas którego dyskutowany jest nowy model ekonomiczny oparty na wartościach społecznych, a którego Przewodniczącym Rady Programowej jest prof. Hausner. Wydarzenie przyciąga co roku przedstawicieli różnych dyscyplin i profesji: polityków, naukowców, społecznych aktywistów, dziennikarzy i artystów.

Temat kongresów i wartości ich rynku powrócił podczas dyskusji, w której udział wzięli: Teresa Buczak, Anna Wszelaczyńska (Prezydent Elekt Soroptimist International of Europe i organizatorka kongresu SIE 2021), Paweł Rozen (Warszawska Organizacja Turystyczna) oraz Tomasz Zjawiony  (Prezes Regionalnej Izby Gospodarczej w Katowicach, organizator Europejskiego Kongresu MŚP, Ambasador Kongresów Polskich). Paneliści skomentowali wyniki raportu dotyczącego  spotkań przygotowanych w 2018 roku przez rekomendowanych organizatorów POT. Wedle niego w Polsce zorganizowanych zostało łącznie 22,2 tys. spotkań dla grup powyżej 50 uczestników. 55% wydarzeń stanowiły konferencje i kongresy, 41% – wydarzenia operacyjne i motywacyjne, zaś 4% – targi. Utrzymał się trend, jeśli chodzi o czas trwania wydarzeń: dominują spotkania jednodniowe (67%), wciąż popularne są dwudniowe (28%), w mniejszości są spotkania, trwające od czterech do siedmiu dni. Przeważały wydarzenia organizowane dla branży handlowo-usługowej, na dalszych pozycjach są te o tematyce humanistycznej oraz ekonomiczno-politycznej. Podczas debaty Tomasz Zjawiony podkreślił, jak ważna jest współpraca z przedstawicielami władz miejskich, uświadomienie, w jak dużej mierze organizacja wydarzenia może wpłynąć na miasto, jego rozwój i przychody. Doskonałym przykładem współpracy z władzami miasta są Katowice, które postawiły na wydarzenia wystawowe. Stymulacja inwestycji infrastrukturalnych, dostosowanie bazy hotelowej i restauracyjnej do potrzeb organizowanych lokalnie wydarzeń, a wreszcie – zmiany wizerunkowe aglomeracji, które miały wpływ na samych mieszkańców oraz inwestorów, którzy dostrzegli, że Katowice są dobrym miejscem do spotkań, pracy i życia. Pozostali uczestnicy zwrócili uwagę na sprzężenie zwrotne, jakie zachodzi podczas współpracy między miastem i organizatorami kongresów. Promują one na dużą skalę daną miejscowość, a w dalszej perspektywie są stymulantem dla zmian zachodzących w przestrzeni miasta. Zarówno paneliści, jak i zabierający później głos m.in. Marek Krawczyński, Krzysztof Jędrocha i Żaneta Berus podkreślili, że potrzebne jest wypracowanie koncepcji promowania małych i średnich kongresów, budowa infrastruktury sprzyjającej organizacji tychże, a także tworzenie nowych centrów kongresowych.

Prof. dr hab. Henryk Mruk w swojej prelekcji mówił o pozytywnych wartościach, które wiążą się z partnerstwem jako modelem, który również w przemyśle spotkań buduje silniejsze i skuteczniejsze związki niż sponsoring. Prawdziwe partnerstwo oparte powinno być na dialogu, ustalaniu wspólnych celów, długofalowym myśleniu. Rozmowy prowadzone przez obie strony mają być, co podkreślał profesor – przede wszystkim szczere,  niekoniecznie zgodne.  

Paula Fanderowska, reprezentująca ICE Kraków oraz SKKP, poprowadziła interesujący panel „Siła synergii na rynku kongresów – partnerstwa formalne i nieformalne”. Katarzyna Ciok (Grupa Uczelni Vistula) oraz Urszula Wieja (Adamed Pharma) opowiedziały o wspólnym projekcie Polskiego Towarzystwa Chirurgii Naczyniowej i Adamed Pharma pt. „Życie tętni otwartymi naczyniami”. O sukcesie przedsięwzięcia zadecydowało m.in. prowadzenie rozmów z pozycji partnerstwa, nie sponsoringu oraz budowanie konsekwentnej długofalowej strategii marketingowej. Paula Fanderowska podsumowując korzyści wynikające z budowania partnerstwa podczas projektów, podzieliła je na biznesowe i wizerunkowe, przekładające się zarówno na utrwalenie pozytywnego wizerunku danego podmiotu na rynku, jak i pozyskiwanie kolejnych kontraktów. Wiceprezes Zarządu Orbis SA i Prezes IGHP Ireneusz Węgłowski dodał, że takie partnerstwo międzysektorowe opierać się powinno na świadomej współpracy, zmierzającej do realizacji określonych celów. Aneta Książek (POT, Poland Convention Bureau) podkreśliła, że synergia między podmiotami przynosi wymierne korzyści: dobra promocja Polski jako efekt daje większą liczbę spotkań.  

W pierwszym dniu MWP pojawił się też temat sztucznej inteligencji i efektów automatyzacji przemysłu spotkań, który zaprezentowała dr Aleksandra Przegalińska (Akademia Leona Koźmińskiego). Równolegle do wykładów odbywały się organizowane w ramach Akademii SKKP warsztaty: Anny Górskiej (EXPO XXI) – na którym uczestnicy poszerzali swoją wiedzę na temat tego, jak napisać BID, aby wygrać kongres, oraz Martyny Żak (Instytut Fundraisingu), poświęcony efektywnemu budowaniu oferty sponsorskiej.

21 marca. Europejska wymiana doświadczeń w branży eventowej. Incentive Travel Day.

Jednym z gospodarzy drugiego dnia Meetings Week Poland było Stowarzyszenie Branży Eventowej z konferencją „Europejska wymiana doświadczeń w branży eventowej”. W jej ramach zaproszeni polscy i zagraniczni goście dzielili się pomysłami na realizację, prezentowali rezultaty swojej pracy, inspirowali zebranych do poszukiwań niestandardowych rozwiązań. Zebrani mogli lepiej poznać specyfikę rynków eventowych w Estonii (Maria Kirilova), Rosji (Julia Zholya), Niemczech (Jan Kalbfleisch), Szwecji (Janne Bjorg) oraz Francji (Monika Constant), posłuchać o stosowanych tam narzędziach i najlepszych światowych realizacjach (Ilaria Granato).

Żaneta Berus, członek zarządu SBE, podzieliła się poradami, jak prowadzić rozmowy biznesowe z klientami z różnych kręgów kulturowych, w jaki sposób się przygotować, aby zostać najpełniej zrozumianym przez zagranicznego partnera. Do wyjścia ze swoimi projektami poza rodzimy rynek spotkań zachęcali także Magdalena Kozicka i Jędrek Nykowski z Mea Group, których projekt nagrodzony został w prestiżowym German Design Award 2019. Kozicka i Nykowski opowiedzieli o możliwościach, jakie stwarza udział w zagranicznych konkursach branżowych, w których kluczowym kryterium nie jest wielkość budżetu, lecz kreatywność i innowacyjne podejście. Michał Kalarus (Think Mice) wymienił korzyści płynące z udziału w programach hosted buyers, ewentualne kary wobec uczestników, którzy nie wywiązali się z podjętych zobowiązań, mówił także o kosztach podstawowych i dodatkowych. Z kolei Łukasz Kubiak zaprezentował imponujące realizacje przeprowadzone przez Grupę TSE, opowiedział o różnicach w podejściu do usługodawców na rynkach krajowym oraz międzynarodowych i podkreślił znaczenie utrzymywania wysokiej jakości usług oraz pozyskiwania kolejnych zleceń dzięki osobistym i branżowym kontaktom zagranicą. O tym, jak i czym skutecznie przyciągnąć zagranicznego klienta do Polski dyskutowali Izabela Stelmańska (zastępca Dyrektora Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie), Marcin Stolarz (CEO Międzynarodowe Centrum Kongresowe i Spodek), Anna Nowakowska (CEO strefamice.pl), Władysław Grochowski (CEO Arche Group) i Rafał Patla (General Manager Adventure Warsaw). Uczestnicy debaty moderowanej przez Pawła Haberkę (CEO PowerEvents) z optymizmem wypowiadali się o potencjale polskiej branży spotkań, która reprezentuje obecnie poziom światowy. Zauważono, że hotele obecnie przejmują wiele nowych funkcji. Oczekuje się od nich dostarczania nowych wrażeń, zwłaszcza że już 62% spotkań biznesowych odbywa się właśnie w nich. Postawienie przez miasta na rozwój polskiego rynku MICE stymuluje kolejne zmiany zachodzące w tkance miejskiej, a poszerzanie i urozmaicanie usług przyciąga nowych klientów, również z zagranicy.

Blok zakończyły wystąpienia Aleksandra Szojdy-Pallado (PSTK) „Język rozwiązany – jak tłumaczyć międzynarodowe wydarzenia” oraz podróżnika Tomasza Cichockiego. 21 marca prezes Marta Chmielewska oraz wiceprezes Renata Razmuk zaprezentowały nowy logotyp SBE. Konferencję zamknął występ Eweliny Flinty oraz Luizy Staniec. O międzynarodowym projekcie „Sounds Like Women” Staniec oraz o kulisach powstania teledysku z Eweliną Flintą, Luizą Staniec i Wojciechem Olszanką rozmawiała Dagmara Chmielewska.

Uczestnicy Meetings Week Poland mogli również tego dnia wziąć udział w przygotowanym przez SOIT i SITE Poland „Incentive Travel Day”. Program wypełniły wystąpienia dotyczące nowych technologii w projektach incentive. Marek Lewczuk (Eventtravelapps) oraz Jarosław Hulboj (BCD Meetings Events) opowiadali o korzyściach, jakie przynosi korzystanie z aplikacji przez organizatorów i uczestników wydarzenia. Możliwe jest zamieszczanie w niej miejsc, map, galerii, zdjęć wrzucanych przez pilotów wycieczki, a także formularzy z – przykładowo – quizami wiedzy. Pracę ułatwia możliwość tworzenia kartotek uczestników, dzięki którym powstają checklisty, wysyłane są wiadomości grupowe. W planach na obecny rok jest zapewnienie obsługi wielu języków w ramach jednego wydarzenia, integracja aplikacji z social media, włączenie gier miejskich, grywalizacji.

Paweł Stempniak (CEO w Whitebits) opowiedział o znaczeniu konsekwentnego budowania wizerunku w mediach społecznościowych, dzięki czemu nasza firma będzie brana pod uwagę podczas podejmowania decyzji. Uczestnicy uzyskali porady, jak dotrzeć do właściwego odbiorcy, poznać jego oczekiwania i przyzwyczajenia, historię problemów, a następnie dobrać odpowiednie kanały komunikacji i działań oraz dopasować budżet. Tematem prelekcji Barbary Stawarz-Garcii (właścicielki agencji Happy Content i biura podróży Hola Cuba) był content marketing – marketing momentów. Blok podsumował panel dyskusyjny, w którym wypowiadali się eksperci i praktycy mediów społecznościowych.

O tym, jak przygotować się do aktywności sportowych podczas wyjazdów incentive mówił w dalszej części programu siedmiokrotny Mistrz Polski w kitesurfingu Victor Borsuk, zaś o ubezpieczeniach wyjazdów z elementami sportowymi – Małgorzata Jakuta (AXA).

Konferencję „Incentive Travel Day” zamknęła część „Kulinaria i wino”, w której zachęcano do wyjazdów incentive opartych na tematyce gastronomii i wina: dokąd wyjeżdżać, jakie możliwości wykorzystać, w jaki sposób atrakcyjnie w nietuzinkowy sposób przedstawić dany kraj lub region.

Nie zabrakło dorocznego zebrania regionalnych Convention Bureaux z sekcją Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej. Spotkanie otworzyła prezentacja „Polish MICE-appeal: Make a Smart Move” Moniki Dembińskiej, była też okazja do zaprezentowania przez poszczególne convention bureaux z Polski swoich miast i regionów zagranicznym gościom.

22 marca. Forum Obiektów

Trzeci dzień Meetings Week Poland tradycyjnie otworzyło Forum Obiektów organizowane przez MPI Poland i Z-Factor. Zaprezentowano wyniki raportu Demand Outlook 2019. W porównaniu z 2017 rokiem, w 2018 r. odnotowano spadek liczby organizowanych wydarzeń (–6,9%), podobnie niższa była zajętość sal (o 2,4%). Jeśli chodzi o zajętość sal w %, prym wiodą Aglomeracja Śląska – 26% (spadek o 0,3% w porównaniu z rokiem poprzednim), Wrocław – 19% (–1,4%), Kraków – 14,2% (–3,5%) oraz Warszawa – 14,2% (–4,4%).

O rynku spotkań dyskutowali zaproszeni goście: Michał Kozak (Dyrektor Generalny, Hotel Arłamów), Piotr Lenczewski (Market Director of Sales Warsaw, Sheraton Warsaw Hotel, The Westin Warsaw) oraz Alicja Panasiuk (Director of Key Account Management, Accor Poland Baltics), a moderował Wojciech Liszka (CEO Z-Factor). Alicja Panasiuk przyczyny strat w przypadku dwóch największych ośrodków upatrywała w coraz częstszym trendzie poszukiwania miejsc mniej popularnych, np. Lublina. Wyraźnie skrócił się też czas organizacji wydarzeń. Firmy nierzadko dysponują własnymi salami konferencyjnymi w wieżowcach, co może wpłynąć na spadek liczby organizowanych mniejszych wydarzeń. Przy tym obłożenie pokoi pozostaje to samo lub nawet się zwiększa. Piotr Lenczewski zwrócił uwagę na stołeczne zapotrzebowanie na duże hotele konferencyjne, które przyjęłyby imprezy dla ponad 600 osób, zaś Michał Kozak – na umożliwienie dogodnego dojazdu do obiektów położonych dalej od stolicy. W ich przypadku obserwuje się wzrost zapytań o organizację wydarzeń powyżej 1 dnia. Zaproszeni goście zastanawiali się także nad powodem spadku napływu krajowych i zagranicznych klientów i nad remedium na powyższe.

Wojciech Liszka w swojej prelekcji poświęconej narzędziom sprzedaży wychodzącej i przychodzącej opowiadał o tym, jak zoptymalizować działania wewnętrzne, czemu posłużyć ma zrozumienie, gdzie w naszym planie sprzedażowym są luki, w jakich terminach nasze przestrzenie konferencyjne czy eventowe są wolne. Po ich ustaleniu należy swoją ofertę skierować dokładnie do tych klientów, których najbardziej te terminy będą interesowały. Istotna jest też analiza sytuacji u konkurencji, jakich klientów pozyskują, co zawiera ich oferta. Przydatne w tym będą m.in. raporty STR. Edyta Kowalczyk (Partner Z-Factor) podzieliła się z zebranymi wiedzą o narzędziach revenue, które wesprą sprzedaż w obiektach konferencyjnych, a Angelika Szcząchor (Kierownik ds. Operacyjnych Z-Factor) zaprezentowała wyniki audytu obiektów nominowanych do MP Power Awards.

Tego dnia odbyły się także warsztaty prowadzone przez Edytę Kowalczyk i Niki Van den Broeck (Manager of Business Development, Get Into More). Równolegle do spotkania MPI zorganizowana została IMEX-MPI-MCI Future Leaders Forum – międzynarodowa konferencja studencka wspierana merytorycznie przez MPI Poland.

Znamy laureatów MP Power Awards® 2018!

22 marca podczas MP Power Night w Global Expo wyłonieni zostali zwycięzcy konkursu MP Power Awards oraz konkursu Kreatywny Roku Branży Eventowej. Kto został nagrodzony?

MP Power Venue:

Multi venue – Międzynarodowe Centrum Kongresowe i Spodek w Katowicach

Event venue – Nosalowy Dwór Resort w Zakopanem

Biznes venue – Renaissance Warsaw Airport Hotel

Unique venue – Pałac Mała Wieś w Małej Wsi

Kreatywnym Roku Branży Eventowej został wybrany Andrzej Nykowski (Creative Director, Mea Group), zaś Młodym Kreatywnym Branży Eventowej – Magdalena Zaklika (Focus Event). W kategorii „Odkrycie Roku MPI Poland” zwyciężyła Katarzyna Kalinowska, event manager, El Padre. Pełna lista laureatów dostępna jest na stronie organizatora.

Kolejna, ósma edycja Meetings Week Poland, już w 2020 roku. Do zobaczenia!    

Zdj. Jolanta Ambroziak (red.)