Technologie zmieniają sposób organizacji imprez – Julius Solaris

Wywiad z Juliusem Solarisem – redaktorem portalu EventManagerBlog.com, dyrektorem zarządzającym Showthemes.com, speakerem oraz autorem publikacji z zakresu wykorzystywania innowacyjnych rozwiązań, nowych technologii i aplikacji mobilnych.

Świat wokół zmienia się coraz szybciej, co dobrze widać także w branży MICE. Jakie najważniejsze trendy obserwujemy dzisiaj? Czy głównym prowodyrem zmian są nowe technologie?

Powszechnie wiadomo, że praca meeting plannerów w dużej mierze krąży wokół poszukiwania nowości i doboru różnego rodzaju oryginalnych atrakcji, które będą zachwycać gości. Tak jest postrzegany ten zawód. To między innymi z tego powodu ostatnie dziesięć lat definiowało event managerów jako prawdziwych przedsiębiorców – osoby, które znają się niemal na każdej branży, z nowymi technologiami włącznie. Ale to właśnie technologie są szczególne, ponieważ to one spowodowały największe zamieszanie w przemyśle spotkań. W ich przypadku nie chodzi tylko o nowe narzędzia, które usprawniają pracę, ale o narzędzia, które zupełnie zmieniają kształt eventów i ich postrzeganie przez zaproszonych gości. Nowe technologie wprowadzają nowe podejście do organizacji wydarzeń, inną perspektywę. Czy dużo zmieniło się w branży MICE na przestrzeni ostatnich dziesięciu lat? W gruncie rzeczy może nawet nie tak dużo… Jednak to właśnie technologie powoli kruszą mur polegający na „robieniu” rzeczy po staremu, eliminują sposób działania nazywany „jak zwykle”.  

Obok nowych technologii spory wpływ na przemysł spotkań mają także social media. Jaka jest świadomość event managerów, ale także korporacyjnych meeting plannerów na temat ich użyteczności?

Wyniki badań zaprezentowanych w publikacji „Social Media for Events” pokazują, że aż 83 proc. ankietowanych meeting plannerów oraz event managerów korzysta z social mediów w celu promocji swoich wydarzeń oraz utrzymania zainteresowania gości także po ich zakończeniu. To oszałamiająca liczba, która nadaje jasny sygnał – jeżeli w dzisiejszych czasach nie korzystasz z mediów społecznościowych, to „spóźniłeś się na pociąg” i możesz wiele stracić. Jeśli tego typu narzędzia są dla uczestników wartościowe, to nie powinno być żadnych „ale” co do zasadności ich wykorzystywania. Oczywiście zdarzają się sytuacje, chociaż już coraz rzadziej, w których gości nie interesuje czy organizator ma konto na Twitterze czy nie… wtedy rzeczywiście nie warto inwestować w social media. Co ciekawe, to zainteresowanie lub jego brak nie jest jednak uwarunkowane wiekiem gości, czyli różnicami pomiędzy generacjami. To bardziej kwestia mentalności poszczególnych osób. 

Jak pokazuje doświadczenie, social media często nie są wykorzystywane zbyt skutecznie. W jaki sposób używać tych mediów, aby osiągnąć zamierzone cele? Jakich błędów unikać?  

Social media są obecne w środowiskach biznesowych już od około dziesięciu lat. Jednak błędy, jakie popełniamy, korzystając z nich, były i są cały czas takie same. Najważniejszy jest fakt, że ludzie nie zdają sobie w pełni sprawy, jak duże korzyści może przynieść posiadanie profilu w mediach społecznościowych. W konsekwencji bardzo często zakładają konto na Twitterze lub tworzą fan page na Facebooku (albo i jedno, i drugie) trochę „po łebkach”, bez opracowania dłuższego, szczegółowego planu działania. Tymczasem taka analiza jest bardzo potrzebna, opisałem to zresztą w swojej publikacji „Social Media for Events”. Sam proces nie jest skomplikowany. Wystarczy określić miejsca, w których media społecznościowe mogą stworzyć dla nas największą wartość dodaną, jeżeli chodzi o potencjalnych klientów i uczestników eventów. Potem należy wdrożyć ukierunkowane tylko dla tych grup odbiorców strategie, „wrzucać” odpowiednie treści. Duży błąd popełniamy także wtedy, gdy próbujemy naśladować naszych konkurentów – każdy odbiorca jest przecież inny, każda firma ma swoich klientów – to, co dla jednych może okazać się ciekawe, dla innych jest po prostu stratą czasu. Dlatego trzeba opracować indywidualną strategię działania, tworzyć unikalne treści.     

Czy media społecznościowe i nowe technologie mogą w końcu wyeliminować tradycyjne eventy?

Wydarzenia hybrydowe są organizowane od ponad dekady. W tym czasie już przynajmniej kilka razy ogłaszano śmierć tradycyjnych spotkań twarzą w twarz. Jednak wciąż nic się takiego nie stało. Wynika to z podstawowego błędu, jaki popełnia wielu specjalistów zajmujących się analizą branży. Otóż różnego rodzaju interakcje online, w tym eventy wirtualne, nie zastępują bezpośrednich spotkań w realu, a co najwyżej je uzupełniają. Są więc świetnym substytutem w sytuacjach, kiedy z różnych powodów spotkanie osobiste jest niemożliwe. Rośnie liczba relacji nawiązywanych za pomocą Internetu, to prawda. Jednak równocześnie nikt nie zaniedbuje przecież bezpośrednich interakcji i rozmów twarzą w twarz.     

Jaki pomysł, narzędzie, aplikacja zrobiły na Tobie w ostatnim czasie największe wrażenie? 

Jako redaktor i autor wielu publikacji na temat nowych technologii w branży spotkań zwykle powstrzymuję się od dokonywania jakichkolwiek wzmianek na temat konkretnych rozwiązań, marek czy firm. Szczególnie podobają mi się jednak narzędzia i nowinki, które w różny sposób pobudzają zaangażowanie uczestników wydarzeń, które przełamują barierę pomiędzy prowadzącym a publicznością. Mam na myśli wszelkiego rodzaju rozwiązania nadające nowy kształt eventom – robiąc z nich imprezy „współtworzone” przez zaproszonych gości.     

Jak ma szansę kształtować się przyszłość branży spotkań?

Niestety właśnie rozbiłem swoją szklaną kulę, z której mógłbym spróbować wywróżyć przyszłość, dlatego trudno mi się wypowiedzieć na ten temat (śmiech). Nikt nie powinien zresztą tego robić, aby uniknąć tworzenia i popularyzacji fałszywych priorytetów. Czas pokaże, jak będzie się rozwijać nasza branża. Misją każdego profesjonalisty działającego w branży MICE musi być natomiast permanentne „ulepszanie” eventów, podnoszenie ich efektywności, generowanie nowych doświadczeń dla uczestników. Aby osiągnąć cel, czyli przygotowywać dobre i korzystne finansowo imprezy, należy wykorzystywać wszelkie dostępne narzędzia – zarówno z zakresu nowych technologii, jak i tradycyjnych rozwiązań. 

Czy to właśnie nowe technologie zdefiniowały Twoją karierę?

Z pewnością. Nowe technologie, Internet, social media... To one pokierowały moją karierą, sprawiły, że jestem tym, kim jestem. Bez nich stałbym się chyba bezużyteczny.

Dziękuję za rozmowę.