Jak przyciągnąć konferencje do hoteli? Orbis publikuje raport, my podpowiadamy jak wnioski zastosować w praktyce

Chociaż branża spotkań prężnie się rozwija i jest to potężny oraz dochodowy rynek, szczególnie dla głównych dostawców tej branży - hoteli i firm transportowych, to również tu swoje piętno odcisnął kryzys gospodarczy. Według raportu Grupy Hotelowej Orbis w przyszłym roku wydatki na spotkania, eventy i konferencje – zmaleją lub pozostaną na takim samym poziomie jak dotychczas (wg odpowiednio - 42 i 52% respondentów). Przeciętne wydatki na nocleg podczas konferencji przypadające na jednego uczestnika w 2014 roku oszacowano na 400 zł. Co to oznacza w praktyce? Jeśli zależy Wam na pozyskaniu klientów konferencyjnych i pozostaniu konkurencyjnym – musicie trzymać rękę na pulsie i sprawdzać, jakie są trendy. Przedstawiamy najciekawsze i najistotniejsze wnioski, jakie płyną z raportu „Najnowsze trendy w branży spotkań, konferencji, eventów i podróży motywacyjnych”. 

Skąd klienci czerpią informacje, gdzie zorganizować konferencje?  

Według badań Orbisu, podstawowym źródłem wiedzy o tym, gdzie warto zorganizować konferencje jest marketing szeptany. Ponad połowa respondentów kierowała się opiniami osób z branży i współpracowników. Natomiast blisko jedna czwarta osób biorących udział w badaniu przyznała, że informacji i opinii szuka w Internecie. Dlatego bardzo ważne jest w jaki sposób hotelarze dbają o swój wizerunek w mediach elektronicznych (np. w serwisie konferencje.pl :), jakie jest ich podejście do budowania i aktualizowania własnych stron internetowych i kreatywności w social media, np. na Facebooku. Bezpośrednie akcje promocyjne hoteli (np. mailingi) są źródłem wiedzy o hotelach dla zaledwie co dziesiątego respondenta i działają tylko wtedy, kiedy robione są mądrze i regularnie (informacje o zmianach w hotelu, a nie tylko suche oferty).

Co jest najistotniejsze w wyborze lokalizacji konferencji?

Gdy informacje zostały zebrane, osoba, która ma pieczę nad zleceniem konferencji typuje kilka obiektów konferencyjnych. Dlaczego klienci wybierają ten, a nie inny hotel? Na co zwracają uwagę, gdy rozważają wybór kilku obiektów? W przypadku konferencji i spotkań firmowych, respondenci najczęściej wskazywali lokalizację – aż 59% badanych oraz relację ceny usługi do jakości (57%). Sale konferencyjne i baza noclegowa były istotnie dla ponad połowy osób biorących udział w badaniu (51%). Na dalszych pozycjach, lecz z niewiele słabszym wynikiem, znalazły się takie parametry jak standard hotelu (48%), jakość oferty gastronomicznej (47%) i przyjazna atmosfera (46%). 

Na konferencje i eventy najczęściej wybierane są hotele sieciowe (80% badanych), ze względu na gwarancję standardu. Natomiast jedna piąta badanych decyduje się na hotele nie sieciowe – z powodu indywidualnej oferty.

Sprawny manager na posterunku, czyli czego organizator oczekuje od Was najbardziej 

Co jest ważne dla klientów, gdy zwrócą się już do Was z pytaniem o możliwość zorganizowania konferencji czy szkolenia? Coraz częściej oczekują, aby ich zamówieniem od początku – czyli od momentu rezerwacji, aż do końca, czyli do rozliczenia zajmował się jeden dedykowany pracownik. Tego typu oczekiwania sformułowała blisko połowa badanych. Drugą bardzo istotną kwestią jest czas, w jakim klient może oczekiwać na swoje zapytanie ofertowe. Jedna trzecia respondentów rozważa podjęcie współpracy, jeśli uzyska przynajmniej wstępną odpowiedź w ciągu jednej do dwóch godzin. Trzecią kluczową wytyczną jest przejrzysty wybór miejsc na wydarzenie MICE. Niemal 30% badanych oczekuje jasnego opisu hotelu według istotnych kryteriów. 

Co zrobić, żeby wrażenie pozostało dobre od początku do końca i jak zapewnić sobie kolejne rezerwacje? Uczestnicy badania zwracali uwagę, że pozytywnie odbierają szybkie i sprawne potwierdzenie rezerwacji przez hotel (55%) i przyjazny kontakt z pracownikiem (24%). Chcą sprawy rezerwacji załatwić szybko, w dobrym nastroju, komfortowej atmosferze i przede wszystkim – chcą mieć poczucie, że są traktowani w wyjątkowy, indywidualny sposób.

Nasze sugestie: 

Zadbajcie o dobre referencje od organizatorów i gości biznesowych. Pokażcie je na stronie internetowej.  Zadbajcie o dobrą, przejrzystą i bogatą w informacje ważne dla organizatora stronę internetową Waszego hotelu. Zamieśćcie szczegółowe informacje o salach konferencyjnych, liczbie miejsc noclegowych, strukturze pokoi, ofercie gastronomicznej i dodatkowych atrakcjach. Gdy klient nie znajdzie tych informacji  na stronie hotelu  – uzna, że nie rozumiecie jego potrzeb i nie jesteście przygotowani na współpracę z nim. Jeśli jeszcze nie macie prezentacji w serwisie konferencje.pl lub jej jeszcze nie uzupełniliście – skontaktujcie się z nami! Specjaliści branży MICE szukają w naszej bazie obiektów do organizowania konferencji. Jeśli nie znajdą tu Was – nie będziecie brani pod uwagę.  Wasz hotel nie należy do dużej sieci i tworzycie swój sukces od podstaw samodzielnie? To może być Waszym atutem. Oferta, którą stworzycie, jeśli będzie szyta na miarę klienta, spersonalizowana, pełna udogodnień i atrakcji, które są charakterystyczne tylko dla Waszego obiektu i regionu – może wyróżnić się spośród innych, podobnych do siebie propozycji. Jeśli w Waszym obiekcie nie ma osoby odpowiedzialnej za organizację spotkań – rozważcie zatrudnienie specjalisty. Jeśli taki manager jest – zwróćcie uwagę, aby klient był „zaopiekowany” od początku do końca – od zapytania ofertowego i negocjacji, do wystawienia faktury. Odpowiadajcie na e-maile jak najszybciej, a jeśli obiecujecie przesłanie oferty po rozmowie telefonicznej – nie zwlekajcie z tym. Czas to pieniądz, jeśli potencjalny klient będzie musiał czekać, znajdzie inny, bardziej „responsywny” obiekt na organizację swojego eventu. Liczne badania pokazują, że sprzedawca, który pierwszy odzywa się do klienta ma największe szanse na wygraną. Zadbajcie o przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę rezerwacji. Każdy klient powinien czuć się wyjątkowo. Wasz pracownik musi przeprowadzać rozmowy nie tylko prawidłowo pod względem marketingowym, ale zapewnić rozmówcy komfort i poczucie, że jego indywidualne potrzeby będą spełnione. Oferta gastronomiczna jest ważna. Starajcie się być na bieżąco w trendach gastronomicznych. Ważne, by menu zawierało sezonowe i regionalne produkty. To mogą być elementy, które Was wyróżnią pośród innych ofert, które otrzyma klient.

Pełną treść raportu możecie pobrać poniżej w pliku PDF.