Jak przyciągnąć na event prawdziwe tłumy?

Zagwarantowanie dobrej frekwencji jest tym, co spędza sen z powiek niejednemu organizatorowi eventów. Każdy przecież chce, aby na jego imprezie pojawiło się jak najwięcej gości. Jak skutecznie ich przyciągnąć?

Dyskutowano o tym w trakcie konferencji „Jak przyciągnąć na event prawdziwe tłumy”. Było to pierwsze spotkanie odbywające się w ramach cyklu #eventcepcja, czyli serii eventów o eventach, których organizatorem jest Evenea.pl. Swoje prelekcje wygłosili Bartłomiej Rak (Socjomania), Anna Miotk (PBI), Ireneusz Klimczak (GetResponse), Piotr Kocjan (Evenea.pl) oraz Izabela Górska (Business Link Warszawa). EventMapa.pl objęła wydarzenie patronatem medialnym.   

Media społecznościowe 

Bardzo duże, o ile nie największe możliwości w zakresie promocji eventów, przynoszą w dzisiejszych czasach social media (kiedyś ich namiastkę stanowiły chaty). To za ich pośrednictwem organizatorzy bardzo szybko mogą dotrzeć do olbrzymiej grupy osób. Aby zainteresować odbiorców , należy jednak zwrócić szczególną uwagę na wysyłane treści – muszą być one oryginalne, ciekawe oraz, co najważniejsze, dostosowane do preferencji grupy docelowej. Warto zatem przekazywać (najlepiej stopniowo) informacje organizacyjne na temat planowanego eventu, jego program, sylwetki osób, które pojawią się na imprezie, zdjęcia z przygotowań. – Dwa tygodnie przed imprezą cała aktywność powinna zostać zintensyfikowana. Należy wtedy zamieszczać przynajmniej jeden post dziennie. To dużo, dlatego lepiej z pewnym wyprzedzeniem dokładnie zaplanować wszystkie działania – tłumaczył w czasie konferencji Bartłomiej Rak z firmy Socjomania. Istotną rzeczą jest również stworzenie atrakcyjnego układu graficznego funpage’a lub strony wydarzenia oraz unikalnego „hashtaga”, który będzie integrował całą komunikację (uniwersalne hashtagi mogą być wykorzystywane co najwyżej jako wsparcie). Warto skorzystać także z narzędzi do monitoringu Internetu – na nazwę, skrót i hashtag. Pozwala to rozeznać się w tym, na ile wysyłane komunikaty i prowadzone działania są skuteczne i z jakim spotykają się odzewem. 

Wielu organizatorów zapomina, że aktywność w social mediach nie kończy się z chwilą rozpoczęcia imprezy. Równie ważne są działania prowadzone w jej trakcie oraz na długo po zakończeniu wydarzenia. Jak podkreśliła w trakcie konferencji Anna Miotk z PBI, o ile przed wydarzeniem głównym celem jest zachęcenie potencjalnych gości, aby wybrali się na imprezę, to już w jej trakcie chodzi o podtrzymanie interakcji i jeszcze większe wypromowanie wydarzenia za pomocą treści zamieszczanych bezpośrednio przez zaproszone osoby na różnych portalach. Po zakończeniu eventu social media pomagają z kolei w utrzymaniu zainteresowania gości oraz zachęceniu ich, aby pojawili się na kolejnych eventach.  

E-mail marketing 

„Przyciągnąć na event prawdziwe tłumy” można także w inny sposób – korzystając z e-mail marketingu. Strategia działania i wysyłanych komunikatów jest tutaj dość zbieżna z zasadami panującymi w social mediach, łącznie z zasadą aktywności przed, ale także po wydarzeniu. Organizatorzy powinni jednak zwrócić uwagę na listę subskrybentów, którzy muszą wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości (zapisując się do newslettera) oraz kilka kwestii technicznych związanych z responsywnością wysyłanych wiadomości – czyli przygotowaniem ich w taki sposób, aby były możliwe do odczytania na różnych przeglądarkach oraz urządzeniach mobilnych takich jak tablety czy smartfony. 

Wzbudzić zainteresowanie 

W przypadku imprez biletowanych dobrym pomysłem może być także komunikowanie ofert specjalnych, takich jak przedsprzedaż biletów w promocyjnych cenach czy wprowadzanie atrakcyjnych pakietów (zawierających np. bilet, ale także nocleg i transport). Jak podkreślił w czasie konferencji Piotr Kocjan (Evenea.pl) zdecydowana większość osób nie decyduje się na zakup biletu w pierwszej chwili. Istotne jest więc utrzymywanie ich zainteresowania poprzez wysyłanie im informacji oraz wyświetlanie reklam przypominających. Dotyczy to osób, które już odwiedziły stronę poświęconą danemu wydarzeniu (tzw. remarketing). 

Networking się opłaca 

Imprezę skutecznie może wypromować także networking. – Nie chodzi w tym przypadku o zbieranie niezliczonej liczby wizytówek i kontaktów, które i tak bez trudu można znaleźć w Internecie, ale o poznanie ludzi i nawiązywanie z nimi relacji. To z pewnością zaowocuje, ponieważ networking to właśnie sieć takich pracujących relacji – tłumaczyła Izabela Górska z Business Link Warszawa. Dlatego organizując event należy zadbać o możliwości networkingowe – są one równie ważne co kontent wydarzenia. 

Spotkanie „Jak przyciągnąć na event prawdziwe tłumy” odbyło się 23 czerwca 2015 r. w Warszawie. Wzięło w nim udział ponad 130 osób – przedstawicieli firm, korporacji, agencji eventowych i PR-owych oraz fundacji i stowarzyszeń.

Źródło: Eventmapa.pl

Przeczytaj również w serwisie:

- Jak przyciągnąć konferencje do hoteli?

- Know-how A co po konferencji?