know-how: Konferencje w sieci

Konferencje w sieci to temat, który od jakiegoś czasu określany jest mianem gorącego.  Czy konferencje w sieci zdominują biznes? Czy era konferencji twarzą w twarz dobiega końca? Co daje technologia spotkaniom biznesowym, a co zabiera?   Oszczędność czasu i pieniędzy to dwa najważniejsze argumenty, które przemawiają na rzecz technologii. Po piętach depcze im ekologia, która ma również znaczący udział w argumentacji „za”. Duży wybór oprogramowania, łatwa obsługa, możliwość archiwizacji konferencji, opcja przesyłania dokumentów, efekt poczucia przebywania w jednym pomieszczeniu (telepresence) - to kolejne argumenty stosowane przez entuzjastów konferencji online.

Prędkość przesyłania danych cały czas się zwiększa. Zasada jest prosta. Im lepsze oprogramowanie, im szybsze procesory, im większa przepustowość łączy - tym lepsza wizja i fonia. Możliwe staje się nawet osiągnięcie wysokiej jakości dźwięku i obrazu HD (High Definition), dzięki czemu odległość pomiędzy rozmówcami wydaje się zanikać.

Nie jesteśmy w stanie przewidzieć jak będzie wyglądała komunikacja za kilka lat, chociaż prognozy wydają się nie pozostawiać złudzeń. 

Firma Wainhouse Research, zajmująca się przede wszystkim analizą trendów i aplikacji na rynku komunikacji online, jako czołowych graczy przedstawia firmy: Polycom, Tandberg, Sony oraz Aethrah. Chris Prowse  - dyrektor ds. sprzedaży w firmie Polycom, twierdzi, że globalny rynek konferencji online wart jest na chwilę obecną 2-2,5 miliardów dolarów i jego wartość ciągle rośnie. Ogromny wpływ na tę tendencję ma kryzys finansowy, który wymógł na właścicielach firm znalezienie nowych, tańszych metod komunikacji. Prowse przewiduje w najbliższym roku kolejny wzrost - do 3-4 miliardów dolarów.

Systemy wideokonferencyjne są coraz bardziej zaawansowane - co do tego nikt nie ma wątpliwości. Dodatkowo są dobrze zabezpieczone, co nierzadko jest kluczowym elementem wyboru tego właśnie sposobu przeprowadzenia konferencji. Transmisje są szyfrowane, dając ich uczestnikom pełne zabezpieczenie przesyłania danych. 

Za główny bodziec rozwoju rynku wideokonferencji uważana jest globalizacja gospodarki. Wśród pozostałych zazwyczaj wymieniany jest kryzys, władza nad czasem i ochrona środowiska. Nagle cały świat dostępny jest z jednego miejsca. Nie trzeba spędzać godzin w podróży by wziąć udział w ważnym szkoleniu czy spotkać się ze specjalistami z danej dziedziny.

Wyobraźmy sobie, że w Warszawie organizowana jest konferencja, na którą przyjazd potwierdziło 150 osób z całej Polski. Każdy z nich musi średnio spędzić w podróży co najmniej 5 godzin. 5 godzin x 150 osób to łącznie 750 godzin. 750 godzin w oderwaniu od pracy, od biznesu. 750 godzin, w których można było czegoś dokonać. Ekologia również przemawia na korzyść technologii. Przykładowo, pokonując trasę jednego kilometra samochód emituje do atmosfery około 130 gram CO2. Trasa z Krakowa do Warszawy ma długość 293 kilometrów. Jeden samochód wytworzy w tym czasie 38090 gram CO2. W momencie kiedy na konferencję do Warszawy przybywa 150 uczestników a 100 z nich przyjedzie samochodami pokonując trasę długości tej z Krakowa, to do atmosfery zostanie wyemitowane 3809000 gram czyli  3809 kilogramów – prawie 4 tony dwutlenku węgla. Te liczby powinny dać ogólny zarys sytuacji. 

Przy takich argumentach wideokonferencje wydają się być realnym zagrożeniem dla standardowych konferencji. Nieprawdopodobne wydaje się jednak by miały je całkowicie zastąpić, ponieważ moc spotkań twarzą w twarz jest nieoceniona. Niemniej z pewnością staną się ich stałym dopełnieniem. Technologia stwarza nowe możliwości, które dają okazję by np. zwiększyć grupę odbiorców danej konferencji. Jeżeli tylko właściwie wykorzystamy narzędzia, do jakich mamy dostęp, sukces może osiągnąć kolosalne rozmiary.

 autor: Paulina Król

Powiązane:

Konferencje - kiedy w mieście, a kiedy bliżej natury?

A co po konferencji?

Konferencje w niezwykłej oprawie

Networking łączy

Wypada nie wypada - czyli konferencyjny dress code