know-how: Jak zrobić konferencję na Gadu-Gadu lub Skype? Część I: Tele, wideo czy web? Konferencje w sieci.

Wstrzymanie ruchu powietrznego nad Europą z powodu unoszącego się pyłu wulkanicznego, mgły, które również utrudniają samolotom starty i lądowania,  a także blokady i strajki – bardzo komplikują, a wielokrotnie wręcz uniemożliwiają podróżowanie. Problemy z komunikacją, jakich ostatnio doświadcza Europa, zmuszają do poszukiwania alternatywnych form spotkań. Jak więc przeprowadzić konferencję, kiedy nie można się spotkać? Z odsieczą przychodzi Internet, oferując potencjalnym klientom cały wachlarz usług konferencyjnych poczynając od chatów na webinarach kończąc. Z badań przeprowadzonych przez firmę Publicare Marketing Communications wynika, że w tym 'gorącym' okresie popularność konferencji w sieci wzrosła o 58%.

Zanim jednak bliżej przyjrzymy się organizowaniu konferencji na Gadu-Gadu oraz Skype, warto poznać różne opcje, jakie dostarcza nam sieć. Technologia nas rozpieszcza serwując nam liczne możliwości komunikacji online. Najprostsze z nich to fora i chaty, gdzie poglądy można wymieniać w formie pisemnej. W ten sposób jednorazowo rozmawia nieograniczona liczba uczestników. Bardziej zaawansowana technika pozwala na przeprowadzenie telekonferencji, podczas której jednocześnie może dyskutować grupa kilkudziesięciu rozmówców. Wymagany jest mikrofon oraz głośniki a także specjalny program, do którego dostęp zazwyczaj zapewnia organizator konferencji. Następcą telekonferencji jest wideokonferencja, dzięki której dyskutanci nie dość że słyszą się wzajemnie to mogą się również widzieć. Oprócz wyposażenia, o którym była mowa wcześniej, każdy rozmówca powinien zaopatrzyć się w kamerę. Dodatkową możliwością oferowaną przez firmy dostarczające oprogramowanie do wideokonferencji jest funkcja współdzielenia dokumentów. Dzięki temu uczestnicy spotkania nie tylko mogą ze sobą rozmawiać, widząc się wzajemnie, ale również wymieniać między sobą materiały. Takie rozwiązania znacznie obniżają koszty spotkań. Przy okazji wykładu, prezentacji czy szkolenia -  stosowany jest multimedialny przekaz na żywo (transmisja internetowa) zwany inaczej webcastem. Webcast jest przekazem jednostronnym. Wystąpienie prelegenta jest rejestrowane i w czasie rzeczywistym przekazywane słuchaczom konferencji. Mają oni niewiele sposobności interakcji i brak możliwości włączenia się do rozmowy. Niektóre z firm proponują oprogramowanie z dodatkową funkcją do głosowania. Webcasty mogą być również stosowane w przypadku poszerzenia audytorium podczas konferencji mającej miejsce np. w hotelu – dla osób, które z różnych przyczyn nie mogą uczestniczyć w spotkaniu. Pochodną webcastów, jednak z większą ilością udogodnień dla słuchaczy, są webkonferencje zwane też webinarami (web based seminar – seminarium w sieci). Umożliwiają one uczestnikom konferencji włączenie się do dyskusji – w przeciwieństwie do webcastów są przekazem dwustronnym. Jednak nie można zapominać prawdy, którą wszyscy znać powinni: spotkania w sieci – jakkolwiek zaawansowane by nie były - nigdy nie zastąpią spotkań twarzą w twarz. Technologia może jedynie wspierać człowieka w jego działaniach. Złotym środkiem wydaje się być zachowanie równowagi pomiędzy konferencjami online a konferencjami na żywo – o ile tylko komunikacja na to pozwala. autor: Paulina Król

Powiązane:

Pojemne sale konferencyjne

Jaki rzutnik na konferencję? - rozmowa

Konferencje technologicznie, czyli oprogramowanie konferencyjne

Konferencje w sieci

Konferencje - kiedy w mieście, a kiedy bliżej natury?

A co po konferencji?

Konferencje w niezwykłej oprawie

Networking łączy

Wypada nie wypada - czyli konferencyjny dress code